Zarządzanie projektami – FAQ

Co to są te projekty?

Projekty to sposób na osiąganie założonych celów, to narzędzie wspomagające wprowadzanie zmian. Każdy z nas realizuje projekty – małe, duże; każda praca to realizacja projektu, dążymy do określonego celu w określonym czasie i wyznaczonym budżecie.

Czym są cele?

Cel to ostateczny rezultat projektu, bez względu na to, czy będzie to nowy, zmieniony produkt, czy też usługa. Dla powodzenia projektu bardzo istotne jest to, aby jego cele zostały prawidłowo sformułowane. Często do określenia dobrych celów projektu używa się mnemotechnicznej reguły S.M.A.R.T. (z ang. Bystry, inteligentny, sprytny). Kolejne litery kodują charakterystykę celów.

M – measurable, mierzalny,

A – achievable, osiągalny,

R – realistic, realistyczny,

T – time bound, określony w czasie.

Co to jest zarządzanie projektem?

Zarządzanie projektem jest narzędziem lepszej pracy, dzięki któremu możliwe staje się wprowadzenie zmiany. Innymi słowy, jest to wysiłek planowania, organizowania i mobilizowania zarówno ludzi, jak i zasobów dla osiągnięcia danego celu. W przypadku zarządzania projektem mówimy o zdolnościach i umiejętnościach, które sprawiają, że przeprowadzenie projektu jest możliwe.

Jakie są cechy projektów?

Projekty mają cel: projekty mają jasno określone cele i zadanie osiągnięcia jasno określonych rezultatów. Projekty są realistyczne: ich cele muszą być możliwe do osiągnięcia, a to oznacza konieczność wzięcia pod uwagę zarówno potrzeby, jak również możliwość wykorzystania zasobów: ludzkich i finansowych. Projekty są ograniczone w czasie i przestrzeni: mają początek i koniec. Projekty są złożone: wymagają umiejętności planowania oraz wiążą się z zaangażowaniem różnych partnerów. Projekty są wspólne: są produktem wspólnych działań. Projekty są unikatowe: wszystkie projekty wypływają z nowych pomysłów. Są odpowiedzią na potrzebę (problem).

Projekty są przygodą: każdy projekt jest inny i nowatorski, projekty zawsze wiążą się z pewną dozą niepewności i ryzyka. Projekty mogą być oceniane: projekty są planowane i przekładane na cele i możliwe do oceny. Projekty składają się z faz: projekty mają wyraźne, możliwe do identyfikacji fazy.

Czym jest metodyka zarządzania projektami?

Metodyka to narzędzie, które pomoże planować i zrozumieć twój projekt na każdym etapie. Opisuje narzędzia, techniki i procesy wykorzystywane w zarządzaniu projektami. W zarządzaniu projektami wyróżnia się wiele metodyk, m. in.: Prince2, MPBok, Scrum, TenStep.

Co to jest ścieżka krytyczna?

Ścieżka krytyczna to taka sekwencja zadań w projekcie, której czas wykonania z pewną tolerancją jest najdłuższy w projekcie. Każdy projekt może zawierać jedną lub więcej ścieżek krytycznych, które wyznaczają czas realizacji projektu. Podczas realizacji projektu ścieżki krytyczne ulegają zmianom, w wyniku wcześniejsze realizacji zadań lub co częściej się może zdarzać w wyniku opóźnienia zadań, które wydawały się nie mieć wpływu na czas realizacji projektu.

Po co potrzebny jest zespół projektowy?

Podstawowym powodem, dla którego powołuje się zespoły projektowe jest czas wykonania projektu. Musimy pamiętać, że grupa ludzi jest bardziej efektywna od pojedynczej osoby. W zespole projektowym występuje wzajemne wsparcie, a co za tym idzie mogą podjąć większe ryzyko. Zespół łatwiej rozwiązuje problemy i jest bardziej odporny na zmiany.

Czy członkowie zespołu potrzebują przełożonego lub szkolenia?

Czasami ludzie nie spełniają oczekiwań, ponieważ nie mają odpowiednich umiejętności, by wykonać zadanie. Na przykład, można przypisać osobę do zakończenia analizy nowego zestawu raportów, ale ona kompletnie nie wie jak się za to zabrać. Dlatego istotne jest, by odbywali oni różne szkolenia, poszerzali zakres posiadanej wiedzy. Każdy pracownik potrzebuje jakiegoś przełożonego, kierownika, który będzie wydawał polecenia i będzie kontrolował postępy pracy.

Jakie funkcje pełni kierownik projektu?

Kontroluje sposób, w jaki cały zespół zmierza do osiągnięcia określonego celu poprzez spożytkowanie w jak najlepszy sposób zasobów ludzkich; rozpoznaje gdzie leży siła lub słabość

każdego członka zespołu i robi jak najlepszy użytek z potencjału każdego członka. Zwykle jest to oficjalnie wyznaczony lider, czasami funkcję tą pełni również menedżer projektu. W samoorganizujących się grupach może to być osoba wybrana przez grupę. Charakteryzuje go raczej zdrowy rozsądek niż rozważania intelektualne.

Jakie umiejętności powinien posiadać kierownik projektu?

Szeroka gama umiejętności oraz doświadczenie są niezbędne podczas zarządzania projektem. Należy do nich wiedza biznesowa, umiejętności techniczne (planowanie skomplikowanych zadań, zasobów, negocjacja, zarządzanie umowami, twórcze myślenie) i indywidualne (dobra prezentacja i perswazja, wysoka wiarygodność) oraz umiejętność kierowania zespołem projektowym.

Czy istnieje hierarchia kierowników projektu?

Tak. W zależności od wielkości projektu i liczby projektów, organizacja może wymagać kilku osób do prowadzenia różnych projektów. Na ogół hierarchia ta dzieli się na 3 podzespoły.

Jakie są ograniczenia w projekcie?

Niezależnie od specyfiki projektu w firmie zawsze występują trzy podstawowe ograniczenia:

czas – należy tak realizować swoje zadania, by zmieścić się w ramach czasowych;
budżet – trzeba zawsze mieć na uwadze środki finansowe przeznaczone na wykonanie zadania;
zakres projektu – chodzi o osiągnięcie celów wcześniej zdefiniowanych, dostarczenie pożądanego produktu.

Przez co jest określony zakres projektu?

Zakres projektu jest określony poprzez cele projektu wyznaczone przez sponsora projektu lub uzgodnione ze sponsorem projektu, które wskazują oczekiwany rezultat projektu. Dla określenia celów projektu często jest przeprowadzania analiza wymagań mająca na celu określenie potrzeb klienta, a następnie na ich podstawie zdefiniowania wymagań klienta.

Dla określenia zakresu projektu definiuje się kilka celi głównych projektu oraz wiele wynikających z nich celi cząstkowych projektu.

Niezależnie od wielkości projektu należy pamiętać, że liczba celi głównych projektu nie powinna przekraczać dziewięciu, najlepiej być możliwie najmniejsza i bliska wartością od pięciu do ośmiu – to ograniczenie wynika z ograniczonej percepcji człowieka, która większości przypadków pozwala na jednoczesną analizę nie więcej niż pięciu do ośmiu różnych koncepcji.

Gdy opisana liczba celi głównych projektu jest większa od dziewięciu to warto postarać się je bardziej uogólnić, a mniej istotne różnice zdekomponować na cele cząstkowe i podporządkować pod uogólnione celom głównym projektu.

Analogiczna zasada obowiązuje dla tworzenia celi cząstkowych projektu wynikających z celi głównych projektu – jeden cel główny nie powinien być dekomponowany na więcej niż dziewięć celi cząstkowych projektu. Taka sama zasada obowiązuje dla dekomponowania celi cząstkowych na inne cele cząstkowe. Należy również pamiętać, że należy ograniczyć hierarchię celów cząstkowych projektu do więcej niż czterech lub pięciu poziomów hierarchii zgłębień.

Na czym polega organizowanie wykonawstwa projektu?

Pozyskiwanie środków finansowych na realizację projektu,
Planowanie podziału zadań ze zakresu wykonawstwa projektu,
Poszukiwanie dostawców i podwykonawców projektu,
Kontraktowanie dostaw i usług.
Opracowanie systemów motywacyjnych wykonawstwa projektu.
Opracowanie systemu zapewnia jakość projektu.
Zatwierdzanie przez kierownictwo organizacji wykonawstwa projektu.

Jakie są techniki realizacji czynności projektu?

Technika analityczna,
Technika analogii,
Technika multiplikacyjna,
Technika oceny ważonej,
Technika parametryczna,
Technika procentowa,
Technika punktów funkcjonalnych.

Na czym polega planowanie przebiegu projektu?

Planowanie przebiegu projektu : jest to powiązanie elementów struktury projektu z czasem i miejscem ich realizacji.

Czynności obejmujące to planowanie to:

Określenie czasu realizacji projektu,
Planowanie terminów realizacji czynności projektu,
3Obliczanie rezerw czasu,
Określenie krytycznych elementów projektu,
Weryfikacja przebiegu projektu,
Zatwierdzenie planu przebiegu projektu przez kierownictwo.

Jakie najczęściej występują ograniczenia i problemy funkcjonowania zespołów projektowych?

Brak poczucia odpowiedzialności za wynik końcowy projektu,
Nieprecyzyjne planowanie zasobów,
Zbyt ogólne formułowanie planu projektu,
Utrata celu projektu,
Firma macierzysta nie akceptuje rzeczywistości,
Brak komunikacji i koordynacji wysiłków pomiędzy podgrupami w zespole.
Brak zaangażowania zespołu albo kierownika w pracach planistycznych.
Brak odpowiedniego umocowania kierownika zespołu projektowego w strukturze przedsiębiorstwa.
Brak możliwości sprawnego kierowania zespołem przy projektach zarządzanych kolegialnie,
Nadmierna biurokracja pracy zespołu.
Niejasność podwójnego podporządkowania (szefowi komórki organizacyjnej i kierownikowi projektu).
Włączenie osób przypadkowych.
Brak doświadczenia wewnętrznych zleceniodawców i menedżerów projektu.

Kim jest sponsor projektu?

Sponsor jest to osoba lub też grupa osób zapewniająca zasoby finansowe potrzebne do projektu, w postaci pieniężnej lub niepieniężnej.

Jakie są narzędzia używane w zarządzaniu projektami?

Wszystko zależy od wielkości projektu, od jego złożoności. Na rynku informatycznym jest dostępnych wiele dobrych programów. Dobry program musi mieć możliwość przypisywania zadań poszczególnym uczestnikom, wymiany informacji pomiędzy wszystkimi osobami zaangażowanymi w prace nad projektem. Jeżeli potencjalny klient ma wątpliwości, zawsze może skorzystać z wersji demo dostępnej na stronie firmy oferującej oprogramowanie.

Istnieje wiele narzędzi wspomagających zarządzanie projektem. Większość z nich wspiera planowanie projektu i tworzenie harmonogramów.
schematy Gantta, układ czynności pokazany w czasie kalendarzowym,
programowanie liniowe obejmuje podział zasobów jako funkcję minimalizacji strat lub maksymalizacji zysku,
modele kolejek obejmują zagadnienia usługowe np: minimalizacji czasu oczekiwania na dostawę, oczekiwania na wykonanie operacji,
teoria gier ujmuje wybór taktyki z zakresu możliwych działań bez znajomości zachowań przeciwników,
modele symulacyjne obejmują specjalne procedury pozwalające przy pomocy metod matematycznych na ocenę występujących zjawisk,
modele sieciowe obejmują metody pozwalające na planowanie i kontrolę realizacji w oparciu o powiązania miedzy czynnościami.