Zarządzanie projektem internetowym

Projekty internetowe mają swoją określoną specyfikę i zarządzanie nimi nie jest proste, ponieważ wymagana jest ku temu odpowiednia wiedza. Kierowanie zespołem projektowym, a także jednoczesne uwzględnianie wymagań użytkowników i inwestorów finansujących projekt sprawia, że osoby zarządzające projektem IT muszą posiadać rozległą wiedzę i powinny prowadzić ścisłą współpracę ze wszystkimi komórkami danego przedsiębiorstwa. Do tego dochodzi konieczność natychmiastowego reagowania na zmiany w specyfikacjach projektów, rozwój technologii i kontrola jakości. Wszystko musi odbywać się na dodatek w określonym z góry harmonogramie. Niedopuszczalne jest przekraczanie wyznaczonych terminów, tzw. deadline`ów, bowiem przedsiębiorstwo ponosi w takim przypadku kary umowne. Mogą być one dotkliwe zwłaszcza dla sfery budżetowej firmy. W rezultacie, przedsiębiorstwo zamiast czerpać zyski z projektu, musi do niego dokładać.

Postaramy się wskazać, w jaki sposób najbardziej efektywnie zarządzać projektem internetowym. Jakie wyznaczać przy tym priorytety, jak postępować w warunkach zmian oraz czego należy unikać.

Przyczyny niepowodzeń projektów IT

Głównym powodem tego, że projekty IT nie są w pełni realizowane, albo też nie dotrzymuje się terminów ich realizacji, są głównie ludzie i ich sposób wykonywania obowiązków zawodowych. To oni zawodzą i są przyczyną takiego stanu rzeczy. Niekompetencja podwładnych, brak zaangażowania w projekt, jak również szereg innych kwestii związanych z personelem pracującym w firmie, spędza sen z powiek każdemu kierownikowi projektu internetowego. Projekty nigdy nie powstają tak zupełnie z niczego i nie mogą funkcjonować samodzielnie. To człowiek musi się w nie zaangażować, sformułować ich wizję, zaproponować pewne rozwiązania i wdrożyć je w życie. Ludzie muszą sfinansować działania projektowe, wybrać zespół i kierować nim. Odpowiednie wykonanie tych wszystkich działań zaważy na powodzeniu lub niepowodzeniu projektu internetowego.

Odpowiedzialność kierownika projektu

Na swoje barki odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie projektu internetowego, bierze jego kierownik. Skuteczne zarządzanie zespołem projektowym może przynieść sukces całego przedsięwzięcia. Kierowanie pewną grupą ludzi o określonych umiejętnościach i wiedzy jest procesem pracy, który dokonuje się w celu rozwiązania pewnych problemów, które nierozerwalnie wiążą się z projektem i pojawiają się na każdym jego etapie. Kłopotliwe jest to, że kierownik projektu, czyli Project manager musi podejmować się zarządzania ludźmi, nad którymi nie ma pełnej, bezpośredniej władzy. Musi on używać więc pewnych wpływów, w celu uzyskania odpowiednich rezultatów. Z uwagi na fakt, że istnieje wiele metod oddziaływania na ludzi, to osiągnięcie zamierzonych efektów na drodze realizacji projektu internetowego, jest jak najbardziej możliwe. Bardzo ważne jest przy tym zrozumienie postaw poszczególnych członków zespołu.

Kierownik projektu nie stoi na pozycji osoby wszechwiedzącej, zwłaszcza w przypadku tak skomplikowanych projektów, jakimi są projekty internetowe. Nie jest on w posiadaniu kompletnej wiedzy na temat działań projektowych, dlatego też jego zarządzanie zespołem projektowym okazuje się być mocno utrudnione. Menadżer projektu jest zmuszony do polegania przy podejmowaniu decyzji na ludziach należących do zespołu projektowego. To cały zespół musi dysponować wystarczającą wiedzą i musi podejmować jednocześnie inicjatywę, aby przedsięwzięcie zostało przeprowadzone pomyślnie. Dzisiejszy kierownik musi też znaleźć złoty środek, aby zwiększyć wydatnie zaangażowanie i rozwinięcie inicjatyw u pracowników. Warto przy tym zauważyć, że programiści, graficy, web developerzy oraz inni specjaliści w zakresie kreacji internetowej, nie są mocno związani ze swoim miejscem pracy. Oczywiście, jest to duże uogólnienie, niemniej jednak dobry pracownik z segmentu IT bez większych problemów znajdzie pracę w konkurencyjnej firmie, jeśli dotychczasowa praca lub inne względy z nią związane, nie przypadną mu do gustu.

Naturalną rzeczą jest więc to, że w takich warunkach efektywnie pracujący menadżer projektu musi zarządzać siłą roboczą z zastosowaniem zupełnie nowych narzędzi, aby osiągnąć zamierzone rezultaty.

Firma realizując projekt internetowy musi chcąc nie chcąc, opierać się na wysoce wyspecjalizowanych pracownikach, którzy myślą i działają w imieniu firmy. Kierownicy projektów na ogół mają wyłącznie wiedzę ogólną, zaś poszczególni członkowie dysponują wiedzą techniczną, wyobraźnią i kontaktami z klientami, kontrahentami czy też z samym rynkiem.

Współczesne nowatorskie technologie internetowe powodują, że zmienia się w sposób zdecydowany sposób pracy i przetwarzania niezbędnych informacji. Dobry kierownik musi dziś tak zmobilizować pracowników, aby wykonywali oni więcej pracy za mniej. Jest to powiedziane dosyć dosadnie, ale rzeczywiście tak jest. Kierownik musi wzbudzić zaangażowanie i inicjatywę w pracownikach, aby uzyskać jak najlepsze wyniki. Z drugiej strony, musi on być w pełni świadomy wyzwań, stojących przed pracownikami, w celu oczyszczenia ich drogi do celu i przygotowania optymalnego środowiska dla sukcesu.

Motywowanie ludzi do pracy

Wiemy już, że to od ludzi, czyli od zespołu projektowego zależy, czy projekt będzie zrealizowany zgodnie z wytycznymi i terminowo, należy więc ich odpowiednio zmotywować do wytężonej pracy. Większość pracowników wykonuje swoje obowiązki zawodowe głównie po to, aby zarobić na utrzymanie siebie i swojej rodziny. Są ludzie, którzy pracują, bo lubią swoją pracę, a robienie kariery daje im poczucie satysfakcji, a inni są miłośnikami poczucia ważności, jaką daje wykonywany zawód. Jeszcze inna grupa pracowników odnajduje przyjemność w rozwiązywaniu problemów i radzeniu sobie z wyzwaniami, jakie daje im praca.

Bez względu na powód podjęcia pracy w dziedzinie IT, ludzie pragną godziwego wynagrodzenia za wykonaną pracę. Czy pieniądze mogą motywować do lepszej pracy? Tak, ale tylko w krótkiej perspektywie czasu. Znacznie dłuższe oddziaływanie mają inne narzędzia motywacji, na przykład powierzenie pracownikowi ważnej roli do spełnienia, czy wykonania odpowiedzialnego zadania. Słowem, jeśli ktoś już zarabia w sposób satysfakcjonujący, to pieniądze nie skłonią go do większego zaangażowania się w projekt.

Ludzie mogą być niezadowoleni ze swojej pracy i dlatego kierowanie nimi podczas wykonywania projektu jest mało efektywne. Przyczyną niezadowolenia mogą być czynniki porządkowe, czyli na przykład bałagan w firmie i na biurkach. Może się wydawać to trywialnym powodem, ale czasem tak właśnie bywa. Kierownik projektu powinien wpłynąć w pewien sposób na zlikwidowanie czynników, które wywołują u jego podwładnych dezorganizację i frustrację. Niezadowolenie mogą wzbudzać dodatkowo: sztywna polityka przedsiębiorstwa i zawiłe przepisy administracyjne, zbyt niskie wynagrodzenie, stanowczo zbyt duży nadzór nad pracą, warunki pracy oraz relacje międzyludzkie.

Podstawowe kwestie zarządzania projektem

W poprzednim akapicie wspomnieliśmy o powodach niezadowolenia z pracy, jakie mogą zgłaszać członkowie zespołu przy projekcie internetowym. Jednocześnie, można owe czynniki przełożyć na najważniejsze kwestie związane z zarządzaniem projektem.

Otóż, jeśli chodzi o politykę przedsiębiorstwa i przepisy administracyjne, to powinny być one dostosowane do istniejących warunków otoczenia. Należy więc przygotować podstawową strukturę, która umożliwi członkom naszego zespołu o wiele bardziej efektywną pracę. W przypadku, gdy regulamin lub procedury nie powodują zwiększenie efektywności pracowników, należy je poddać ocenie i w miarę możliwości – skorygować. Nie ulega wątpliwości, że zarządzający projektem internetowym musi akceptować i egzekwować przepisy i politykę przedsiębiorstwa, ale musi też tworzyć i wprowadzać przepisy, które wiążą się z technologią informatyczną. Powinien wziąć sobie za cel tworzenie zasad i procedur, pomocnych pracownikom przy wykonywaniu ich pracy. Opinia samych pracowników w tej kwestii powinna być dla niego najważniejsza. Kierownik powinien usunąć wszystko, co może utrudniać pracę.

Kierownicy projektów nie mają za dużej władzy nad wysokością wynagrodzeń poszczególnych pracowników. Mogą oni tylko przygotować uzasadnienie biznesowe dla właścicieli firmy, aby wypłacano im co najmniej stawki, jakie obowiązują na rynku. Kierownik działu IT, czy też manager projektu internetowego powinien zabiegać o to, aby zarobki członków zespołu znajdowały się powyżej przeciętnej. Jeśli pracownicy muszą podejmować się coraz to innych projektów specjalnych, czy dodatkowej pracy, mogą poczuć się wykorzystywani i przepracowani, jeśli nie otrzymają jednocześnie za to dodatkowego wynagrodzenia.

Wśród licznych umiejętności kierownika projektu internetowego powinien znaleźć się odpowiedni nadzór członków zespołu w czasie trwania całego projektu. Kierownik powinien egzekwować od członków zespołu wykonywanie przypisywanych im obowiązków w konkretnym terminie.

Niebagatelne znaczenie dla sprawnego przeprowadzenia przedsięwzięcia IT mają warunki pracy. Odpowiedni, dobrze działający sprzęt wpływa nie tylko na produktywność, ale również na zadowolenie pracowników.

Wbrew pozorom, zarządzanie projektem internetowym oznacza również zarządzanie relacjami międzyludzkimi. Osoby pracujące nad projektem powinny mieć komfort pracowania z ludźmi, których lubią i szanują. Kierownik powinien natychmiast rozwiązywać wszelkie, pojawiające się konflikty.

Kierowanie projektem internetowym jest specyficznym zadaniem, które wymaga on menadżera zupełnie innych od standardowych, umiejętności. Warto podkreślić, że na ogół menadżer nie ma wystarczającej wiedzy na temat poszczególnych technologii wykorzystywanych przy projekcie i dlatego musi w dużym stopniu polegać na talentach i wiedzy członków zespołu projektowego. To w konsekwencji ich zaangażowanie w pracę decyduje o efektywności przeprowadzania projektów IT. Kierownik musi wpływać na ich postawę stosując wszelkie, dostępne narzędzia motywacji. Do jego obowiązków należy także usuwanie wszelkich niedogodności związanych z pracą członków zespołu projektu internetowego.