Zarządzanie własnym czasem

Umiejętność sprawnego zarządzania własnym czasem jest bardzo pożyteczna, zarówno na gruncie prywatnym, jak i podczas wykonywania obowiązków zawodowych. Nie każdy ma wrodzony talent do zarządzania czasem w sposób najbardziej efektywny, ale zawsze można się tego nauczyć.

W ostatnim czasie dużo mówi się w dziedzinie szeroko rozumianego managementu o potrzebie właściwego zarządzania czasem. Zauważalny jest wzrost liczby szkoleń traktujących dokładnie na ten temat. Czas to pieniądz, o czym każdy doskonale wie. Nic więc dziwnego w tym, że ludzie chcą uczyć się, jak oszczędzać czas, a tym samym zyskiwać większe pieniądze.

Społeczeństwo informacyjne

Przyszło nam żyć w dobie społeczeństwa informacyjnego. Na co dzień stykamy się z ogromną ilością wszelkiego rodzaju wiadomości, które przyswajamy, albo zachowujemy się wobec nich całkowicie neutralnie. Na podstawie posiadanych informacji podejmujemy wybory, rozwiązujemy problemy, ale zawsze każda decyzja wiąże się z koniecznością podejmowania pewnego ryzyka. Dążymy do osiągnięcia sukcesu, postrzeganego w wielu wymiarach, także jako osobisty sukces lub sukces typowo zawodowy. Z drugiej strony, chcemy unikać popełniania błędów, czy stykania się z kłopotami ściśle wiążącymi się z naszymi błędnymi decyzjami. Często owe błędy wynikają z naszego niedbalstwa oraz tego, że nie mamy wystarczająco dużo wolnego czasu do wykonania danego zadania. Nie mamy czasu na zgromadzenie takich informacji, które pozwoliłyby nam na obranie prostej drogi do określonego celu. Brak czasu to plaga wśród współczesnych ludzi, która wpływa na wykonywanie przez nich obowiązków zawodowych, jak i na życie prywatne. Czy można nauczyć się wygospodarowywać wolny czas? Specjaliści szkoleniowy twierdzą, że jak najbardziej. Trzeba przede wszystkim poradzić sobie z podejmowaniem decyzji w warunkach przeładowania informacjami.

Błędy menadżerów

Aby efektywnie zarządzać własnym czasem menadżerowie muszą prezentować określony styl zarządzania. Wielu kierowników traci cenny czas na działania, w które w ogóle nie powinni się angażować. Ważne jest, aby menadżer umiał delegować pewne czynności, zyskując dzięki temu czas na realizację swoich podstawowych obowiązków, które w żadnym przypadku nie mogą pozostać zaniedbane. Menadżer ma jedynie rozdzielać zadania swoim podwładnym, których co najwyżej powinien kontrolować i sprawdzać, czy owe zadania zostały wykonane zgodne z wcześniej przyjętymi założeniami.

W celu kształcenia umiejętności do zarządzania czasem menadżerowie muszą nauczyć się powierzać zadania swoim podwładnym. Nie mogą robić wszystkiego samodzielnie, ponieważ mają tylko kierować pracą, a nie stać się jej częścią. Nie są w stanie dopilnować każdej pojedynczej czynności samemu, ponieważ doba ma niestety ograniczoną liczbę godzin. Jeśli do ich świadomości dotrze, że ich pracownicy są dobrze wyszkoleni, doświadczeni i kompetentni, będzie to pierwszy krok na drodze do sukcesu, rozumianego jako umiejętne zarządzanie własnym czasem. Menadżer musi mieć zaufanie do własnych ludzi, których zatrudnia. Musi wierzyć, a w zasadzie być w 100% pewnym, że bez jego ingerencji w wiele spraw, firma da sobie radę jako całość.

Ogólnie rzecz ujmując, zbyt zaangażowani w pracę menadżerowie powinni dopuścić do swojego rozumowania fakt, że świat się nie zawali, jeśli ich nie będzie choćby przez tydzień w pracy. Dzięki takiemu przeświadczeniu już nigdy kierownik nie będzie odczuwał tzw. „braku czasu”. Zawsze przecież można go w pewien sposób wygospodarować.

Stereotyp mówiący o tym, że wszystko należy osobiście kontrolować, działa destrukcyjnie na skuteczność działania większości menadżerów.

Warto podkreślić, że poczucie braku czasu czy też namnażania się coraz to nowych obowiązków ma swoje źródła przede wszystkim w braku zaawansowanych narzędzi, które wspomogłyby organizację czasu. Należy odpowiednio ustalać sobie priorytety w pracy i życiu prywatnym, aby efektywnie zarządzać czasem.

Narzędzia sprzyjające efektywnemu zarządzaniu czasem

Należy uświadomić sobie, że zarządzanie czasem jest procesem trudnym i wymagającym od nas samodyscypliny i idealnego zorganizowania swoich działań w ciągu każdego dnia, tygodnia, miesiąca czy kolejnych lat. Nie ma przy tym żadnych, łatwych rozwiązań. Każde narzędzia do zarządzania czasem będą wymagały intensywnej pracy nad sobą, aby mogły zostać wdrożone do codziennego życia. Należy w wysokiej mierze panować nad sobą, aby w ogóle zarządzanie własnym czasem nie pozostało tylko i wyłącznie wytartym frazesem, ale żeby było ono realnym działaniem.

Podstawowymi narzędziami służącymi do zarządzania czasem są:

• Tabele,

• Diagramy,

• Specjalistyczne oprogramowanie komputerowe,

• Agendy itp.

Jednak nie tylko na ich podstawie można tworzyć plany działania i przypisywać kolejnym zadaniom czas na ich wykonanie wraz z marginesem błędu. Katalog narzędzi służących do zarządzania czasem jest o wiele szerszy, także jest z czego wybierać.

Zanim jednak zdecyduje się na korzystanie z konkretnego narzędzia, należy przeanalizować to czym się zajmuje na co dzień. Gdzie spędza się najwięcej czasu? Przy komputerze? W samochodzie? Na spotkaniach? Jakiego typu sprawy najczęściej pojawiają się w pracy? Czy są to wydarzenia ściśle określone w czasie, czy nie.

Zaleca się też podział zaplanowanych działań na cztery grupy: ważnych i pilnych, ważne, ale nie pilne, pilne ale jednocześnie mało ważne, oraz mało pilne i mało ważne. Najważniejsze jest wypełnianie codziennie rzeczy najważniejszych i zarazem najbardziej pilnych. Inne można odłożyć na przyszłość. Pamiętajmy, że czas to nasze życie, które nie powinniśmy spędzić wyłącznie na wypełnianiu coraz to innych obowiązków. Powinno się w nim znaleźć miejsce na pasje, hobby, rodzinę i przyjemności.

Priorytety a zarządzanie czasem

Wielu ekspertów uznaje, że tak właściwie nie ma procesu zarządzania czasem, choć pod tym pojęciem można po prostu rozumieć zarządzanie czynnościami i obieranie w życiu priorytetów. Trzeba odpowiedzieć sobie zatem na pytanie, jakie są w zasadzie nasze priorytety w życiu i w pracy. Co powinniśmy wykonać, a co tylko możemy zrobić, ale nic się nie stanie, jeśli nie dopełnimy danego zadania.

Dla wielu osób ustalanie priorytetów jest zadaniem trudnym, aczkolwiek pewne wskazówki mogą się przy tym okazać niezwykle pomocne. Na przykład, bardzo ważne jest w czasie wytyczania celów i drogi dążenia do nich, odpowiedzi na pytanie, czy dane zadanie to konieczność, czy może swego rodzaju zachcianka. Z tej perspektywy można śmiało powiedzieć, że nie na wszystkie „zachcianki”, których priorytet jest niski, trzeba sobie pozwalać.

Cechy osoby właściwie zarządzającej czasem

Ludzie odpowiednio zarządzający czasem są w wysokim stopniu konsekwentni i zdyscyplinowani w swoim działaniu. Potrafią samodzielnie narzucić sobie pewne plany działania i rozkazywać sobie. Umieją motywować się do wykonywania zadań, choć czasem nie jest to proste. Osoba zarządzająca w sposób umiejętny czasem potrafi bronić swoich priorytetów, co oznacza, że jest jak najbardziej asertywna. Nie daje sobie wmówić przez innych, że jej priorytety w rzeczywistości są mało istotne, a inne rzeczy są ważniejsze do zrobienia.

Nigdy nie wolno obwiniać innych za brak czasu. Skoro bierzemy na siebie pewne obowiązki, to musimy mieć czas na ich realizację. Jeśli z góry wiemy, że braknie nam czasu na należyte wykonanie zleconego zadania, nie powinniśmy się go w ogóle podejmować. Naszym szefom na pewno zależy nie tylko na terminowości, ale równocześnie na jakości podejmowanych działań.

Każdy z nas sam odpowiada za dysponowanie czasem, dlatego też błędne jest twierdzenie, że rządzą nim inni.

Nie zawsze nasze obowiązki są jednakowo ważne i pilne, co powinniśmy sobie uświadomić. Zidentyfikowanie zadań jednocześnie ważnych i pilnych pozwala nam na określenie w sposób trafny wszelkich priorytetów. Tylko one powinny być wykonywane w zasadzie natychmiast, bez odkładania ich na bliżej nieokreśloną przyszłość. Wszelkie zadania o mniejszej pilności, ale o podobnej ważności, należy zaplanować w czasie, wykorzystując w tym celu kalendarz. Wpisywanie do kalendarza zadań do wykonania w przyszłości powinno stać się naszą rutynową czynnością. Rzeczy pilne, o małej ważności należy rozważyć pod kątem tego, czy w ogóle trzeba je wykonać. Można z nich albo zrezygnować, albo zdecydować, czy możliwa jest ich szybka realizacja. Jeśli brakuje nam czasu, a mamy do wykonania rzeczy mało pilne i mało ważne, lepiej w ogóle porzucić ich realizację. Lepiej w zamian zadbać o własny odpoczynek, zasłużoną przerwę w pracy na regenerację sił.

Bardzo ważne są przy tym wszystkim umiejętności planistyczne. Na zaplanowanie każdego ważniejszego zadania trzeba poświęcić nieco czasu. Plan działań na każdy dzień potrafi na uporządkowanie życia i pracy zawodowej. Dzięki temu o wiele łatwiej jest mieć wolny czas dla rodziny i na własne przyjemności.

Doskonale wiemy, że czas nie jest elastyczny i nie można wydłużyć długości trwania doby, choć wiele osób chciałoby na pewno tego dokonać. Warto podkreślić jednak, że poprzez umiejętne zarządzanie czasem może się wydawać, że rzeczywiście zyskujemy wiele chwil tylko dla siebie. Możemy je przeznaczyć na cokolwiek przyjdzie nam do głowy. Szkolenia obiecujące pozyskanie większej ilości wolnego czasu nakierowane są na taką organizację pracy zawodowej, aby wykonanie wszelkich obowiązków mieściło się w zaplanowanym czasie, na przykład 8 godzin pracy biurowej. Sprawne dysponowanie czasem to klucz do zwiększonej efektywności. Człowiek świadomie planujący zadania i czas ich wykonania będzie bardziej skuteczny, bowiem wykona dokładnie to, co przewidział w swoim planie. Takie plany zadań można tworzyć na zwyczajnej kartce papieru, choć na pewno wygodniej harmonogram dnia w pracy stworzyć przy użyciu odpowiedniego systemu komputerowego. W komputerze niewątpliwie łatwiej jest nanosić zmiany i weryfikować plany, jeśli nastąpią nieprzewidziane okoliczności. Więcej czasu wolnego to więcej satysfakcji z życia, nie tylko zawodowego, ale przede wszystkim prywatnego.