Zarządzanie zmianą

Zmiany są często nieodłącznym elementem prowadzenia nowoczesnego przedsiębiorstwa. Firma nie działa przecież w próżni, tylko w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu. Rynek generuje zmianę, która zachodzi w przedsiębiorstwie. Menadżerowie powinni szybko identyfikować zmieniające się realia rynkowe i w sposób elastyczny dopasowywać swój profil działalności do tychże wymogów. Przedstawiamy czynniki prowokujące zmiany, formy owych zmian, ich charakter, jak również tryb wprowadzania ich na gruncie funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Dzięki niniejszemu poradnikowi zarządzanie zmianą stanie się częścią sprawnie prowadzonej polityki firmowej.

Czynniki prowokujące zmiany

Jak już zostało powiedziane, wszelkie zmiany zachodzące na rynku, wywołują potrzebę wprowadzania zmian w organizacji. Generalnie, niezależnie od typu czy rodzaju, każdy czynnik wpływający na zmniejszenie zdolności przedsiębiorstwa do pozyskiwania niezbędnych zasobów albo do wytworzenia i wprowadzenia do obiegu produktów i usług, powoduje potrzebę zmiany w firmie. Nie jest to jednak jedyny powód dla takiej sytuacji.

Otóż, zmiany mogą wymuszać na przedsiębiorstwie główni konkurenci. Jeśli oni zmieniają swą politykę cenową i asortymentową, muszą w naturalny sposób wpłynąć na konieczność reorganizacji danego przedsiębiorstwa. Siłę oddziaływania na zmiany w firmie mają dostawcy, klienci, dobra substytucyjne i komplementarne na rynku. Dostawcy wymuszają zmiany poprzez podnoszenie lub obniżanie cen swoich produktów, albo wprowadzając przetasowania asortymentowe.

Nie ulega przy tym żadnym wątpliwościom, że najsilniejszy wpływ na to, co właściwie dzieje się w przedsiębiorstwie mają sami klienci. Konsumenci poprzez swoje wybory zakupowe określają, jakie produkty i po jakich cenach przedsiębiorstwo może sprzedawać. Podobnie kwestia ta przedstawia się w przypadku usług. Dla każdej firmy priorytetem powinno być dostosowanie swoich wyrobów do gustów i preferencji wszystkich docelowych konsumentów. Tak samo jest z dostosowaniem właściwej ceny.

Zmiany w organizacjach biznesowych są wprowadzane również w wyniku:

Zmiany w strategii,
Zmiany organizacji pracy ludzi i maszyn,
Zmiany czasu pracy,
Zmiany warunków pracy itp.

Bez względu na to, w jaki sposób firma postrzega zmiany, to i tak musi ona je w pewnym stopniu akceptować i przewidywać, jakie zmiany mogą nastąpić w przyszłości. Co więcej, należy powiedzieć wyraźnie, że reakcja firmy na zaistnienie jakichkolwiek odmiennych warunków rynkowych powinna mieć charakter regularny i natychmiastowy. Nie można dopuścić do tego, aby przedsiębiorstwo reagowało tylko na niektóre zmiany. Taka okazjonalna strategia zarządzania zmianami daje prostą drogę do upadku i w konsekwencji – również likwidacji firmy.

Zarządzanie zmianą powinno być wpisane w normalną strategię działania przedsiębiorstwa. Dodatkowo, powinno to być działanie gruntownie przemyślane i idealnie zorganizowane. Optymalnie byłoby, gdyby zmiana była przewidywana na długo przed jej rzeczywistym wystąpieniem. Wówczas przedsiębiorstwo w sposób najbardziej elastyczny mogłoby dopasowywać się do tego, co dzieje się w jego branży.

Menadżerowie zajmujący się prognozowaniem zmian powinni jednocześnie zająć się opracowaniem odpowiednich programów w oparciu o strategię, które uwzględniałyby wszelkie, najbardziej prawdopodobne scenariusze zdarzeń, dotyczące tego, w jakim kierunku rozwinie się otoczenie i rynek. Dobrze funkcjonująca firma musi postawić na udoskonalanie własnej sprawności do dostosowania zmian produkcji i technologii, a także organizacji pracy pracowników. Tych ostatnich menadżerowie powinni w miarę sprawnie zmotywować do pełnego zaakceptowania i zaadaptowania zmian.

Formy prawdopodobnych zmian w przedsiębiorstwie

Za każdym razem zmianę w przedsiębiorstwie przeprowadza się biorąc pod uwagę wymogi ekonomii, socjologii i techniki. Generalnie, jeśli w firmie wprowadzana jest jakakolwiek zmiana, powinna ona dążyć do znacznego obniżenia kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo, zarówno tych ludzkich, jak i finansowych. Powinny być one dodatkowo powszechnie akceptowane przez kadrę pracowniczą.

Można wyróżnić co najmniej kilka form, jakie przybierają najbardziej prawdopodobne i najczęściej występujące zmiany zachodzące na gruncie firmowym. Zostały one wymienione poniżej:

Nowa relacja firmy z otoczeniem, w którym funkcjonuje. Takiej sytuacji towarzyszy na ogół zmiana natury kontaktów zawiązywanych z rynkiem. Przedsiębiorstwo musi dokonać redefinicji własnych granic i organizacji swojej pracy.
Zmiana na najwyższym szczeblu zarządzania i nowy tryb przeprowadzania kontroli. Taka zmiana jest dyktowana przez kształtowanie się wewnętrznej walki o władzę w formie. W takim przypadku zmieniają się przy okazji cele i koalicje interesantów, a także dystrybucja i alokacja zasobów, którymi firma dysponuje.
Nowe powiązania wewnętrzne i sposoby działania, które są konieczne do wprowadzenia z uwagi na długi okres funkcjonowania firmy, czy też zatrudnienia nowych menadżerów. Musi tu wystąpić zmiana sposobów koordynacji pracy, a także zmiana struktury i panujących w przedsiębiorstwie zwyczajów.

W taki sposób przedstawiają się formy zmian, natomiast można również mówić o różnych charakterach zmian. Otóż, mogą być one:

Programowe – są one zaplanowane przez firmę i dotyczą głównie jej własnych działań. Zmiany tego charakteru są podejmowane na ogół na podstawie przeprowadzonych uprzednio analiz, które obejmują zjawiska z otoczenia, jak również zjawiska wewnętrzne, dotyczące funkcjonowania samej firmy. Zmiany programowe jednocześnie pozwalają na lepsze przygotowanie się do zmian zachodzących w niedalekiej perspektywie czasowej.
Rozwojowe – bardzo pożądane w przedsiębiorstwie, ponieważ dzięki nim istnieje możliwość znacznego polepszenia stopnia zorganizowania i sprawności funkcjonowania firmy jako całości. Dzieje się to dzięki lepszemu ich sprzężeniu ze zmianami otoczenia i wprowadzaniu ich w najbardziej optymalnym dla przedsiębiorstwa terminie. Najczęściej, zmiany rozwojowe mają charakter ofensywnego i kreatywnego działania.
Zachowawcze – ich celem jest zablokowanie obniżania sprawności i pozycji konkurencyjnej firmy. Dzięki nim można skutecznie uniknąć lub choćby trochę zmniejszyć zagrożenia, jakie związane są z oddziaływaniem na organizację otoczenia bliższego i dalszego. Można więc powiedzieć, że zmiany zachowawcze mają charakter obronny, defensywny i są reakcją na zmiany otoczenia. Mają na celu zapewnienie firmie przetrwania w trudnych warunkach rynkowych.
Wymuszone przez rynek lub konkretne grupy interesu – są to reakcje firmy na to, co dzieje się na rynku. Zmiany wymuszone polegają na konieczności dostosowania się działań firmowych do tego, co stało się w jej otoczeniu. Można zatem powiedzieć, że są to zmiany tzw. ex post, czyli opóźnione w czasie. Na ogół, są one o wiele mniej skuteczne dla przedsiębiorstwa, niż zmiany ex ante, czyli zmiany zachodzące jeszcze przed zaistnieniem danej sytuacji rynkowe. Opóźnienie zmian w czasie oznacza dla przedsiębiorstwa zajęcie słabszej pozycji wobec firm konkurencyjnych.

Tryb przeprowadzania zmian w organizacji

Każdorazowo procedura przygotowania, opracowania, a później przeprowadzenia zmian w organizacji musi być dobrze przemyślana. Na gruncie przedsiębiorstwa najlepiej opracować schematy działania i wypełniać je za każdym razem, gdy istnieje konieczność jakiejkolwiek zmiany.

Przedstawiamy 10 kroków do zaplanowania i przeprowadzenia zmiany w trybie najbardziej efektywnym:

Krok 1

Wizja zmian – menadżer odpowiadający za wprowadzenie zmian powinien mieć wizję, jakie efekty mają one docelowo przynieść. Ważne jest ustalenie nie tylko samych celów zmian, ale i podstawowych sposobów na ich realizację.

Krok 2

Implikacja zmian – powinno się pobudzić do zmian w przedsiębiorstwie. Polega to na tworzeniu dynamiki zmian w całej kadrze pracowniczej. Ważne jest, aby doprowadzić do legalizacji i akceptacji uprzednio wypracowanej wizji zmian. Następnie, należy określić kierunki doskonalenia zmian.

Krok 3

Nadanie zmianom odpowiedniego tempa – należy określić strukturę projektów i sposoby wprowadzania zmian w ich funkcjonowaniu, przy czym bierze się pod uwagę wyłącznie te projekty, które mogłyby ułatwić, wesprzeć bądź przyspieszyć zmiany.

Krok 4

Pilotowanie zmian – polega na precyzyjnym określeniu i kierowaniu działaniami zapewniającymi zdecydowanie najlepszy przebieg procesu zmian.

Krok 5

Realizacja zaplanowanych zmian – realizowanie wizji zmian, czyli ich urzeczywistnienie. Należy generować zamierzone wyniki ekonomiczne i jakościowe, poprzez zmianę struktur organizacyjnych, postaw personelu czy też kultury firmy.

Krok 6

Angażowanie pracowników do współuczestniczenia w procesie zmian – wszystkim pracownikom zatrudnionym w danym przedsiębiorstwie należy koniecznie zapewnić możliwość uczestniczenia w procesie zmian, które ich w bezpośredni sposób dotyczą. Jednocześnie mogą oni wpłynąć wydatnie na wzbogacenie wizji zmian oraz na ułatwienie ich zrealizowania.

Krok 7

Kierowanie emocjami – każda zmiana wprowadzana w organizacji wiąże się z pewnymi emocjami, takimi jak opór, gniew, rozczarowanie, agresja, czy wręcz przeciwnie – entuzjazm, radość itp. Należy pokonywać opory i blokady, a przy tym wzmacniać pozytywne emocje wynikające ze zmian.

Krok 8

Kierowanie zmianą poprzez podział ról i sprawowanie władzy – należy przeorganizować stosunki sprawowania władzy, aby zapewnić jej spójność z wizją zmian. Kierownicy wyższych szczebli również powinni uczestniczyć w procesie wprowadzania zmian.

Krok 9

Kształtowanie nowych kompetencji wśród pracowników – należy przeprowadzić niezbędne szkolenia techniczne, jak i te dotyczące komunikacji międzyludzkiej. Dąży się przy tym do stworzenia pracownikom optymalnych warunków uczestnictwa w procesie zmian oraz wcielenia w życie konkretnych wizji zmian.

Krok 10

Efektywna komunikacja – powinno się tworzyć wzajemne systemy komunikacji, ponieważ ułatwiają one uczestnictwo wszystkich zainteresowanych, dlatego sprzyjają zmianom.

Zmiany na ogół wywołują w całej firmie uzasadniony poniekąd opór pracowników, ponieważ obawiają się oni o pogorszenie obecnej sytuacji. Bardzo ważne jest dokładne poinformowanie wszystkich, na czym zmiany będą polegać i czego będą dotyczyć. Dezinformacja nie sprzyja sprawnemu przeprowadzaniu i w ogóle – zarządzaniu zmianami.