Zasady komunikowania się w zespole

Dobra komunikacja w zespole pracowniczym jest gwarancją sukcesu dla większości podejmowanych przez niego przedsięwzięć. Nad usprawnieniem systemu porozumiewania się wśród pracowników powinien czuwać powołany ku temu dział HR, tymczasem ta komórka organizacyjna firmy najczęściej nie wie, w jaki sposób spełniać swe zadanie i jaką rolę ma odgrywać w prawidłowym przepływie informacji.

Działy HR coraz częściej są postrzegane jako kluczowe w organizacji całego przedsiębiorstwa. Zgodnie z zasadą, że firmę tworzą ludzie, a nie struktury, dział kadr nabiera na znaczeniu. Jest to pocieszające tym bardziej, że nie generuje natychmiast widzianych zysków i nie dostarcza dających się natychmiast zweryfikować efektów. Komórki działów HR powinny mieć przypisane konkretne funkcje do spełnienia, aby ich działalność przebiegała sprawnie i skutecznie. Jedną z takich funkcji jest komunikacja pracownicza. Niemniej jednak, warto przy tym podkreślić, że sam dział HR, jego pracownicy, a w szczególności szefowie, powinni zmienić swoje nastawienie do funkcjonowania działu. Muszą zmienić politykę działalności, aby w dłuższym okresie czasu rzeczywiście usprawnić komunikację między pracownikami. Trzeba tu jeszcze powiedzieć, że dobre porozumiewanie się w firmie i właściwe wykorzystywanie informacji, nie jest zależne wyłącznie od jednego czy nawet dwóch działów, ale od całej organizacji, zaś dział HR ma jedynie udzielać wydatnego wsparcia i wszechstronnej pomocy w tym zakresie.

Komunikacja wewnętrzna

Niebagatelne znaczenie dla efektywności i osiąganych przez firmę wyników, ma sprawna komunikacja wewnętrzna. Do rozwoju przedsiębiorstwa dobre porozumiewanie się i wypracowanie pewnych schematów komunikacji jest równorzędne z dobrym planem strategicznym. Doskonała komunikacja jest postrzegana jako cenny element zasobów organizacji. Jest ona niezwykle wartościowym elementem i jednym z najtańszych narzędzi do sprawnego zarządzania firmą. Z tego względu na pewno opłacalne jest to, aby dział HR pełnił funkcję spoiwa łączącego dobrą komunikację i efektywne działanie całej firmy. Musi on odpowiadać za funkcjonowanie sprawnej komunikacji.

Często zdarza się i tak, że takie role pełni w firmie nie dział HR, ale Public Relations. Mowa tu oczywiście o działaniach PR we wnętrzu firmy. Pracownicy tej komórki w przedsiębiorstwie skupiają się na przekazywaniu informacji na zewnątrz dotyczących firmy. To w ich gestii leży kreowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy i komunikowanie pracownikom różnych zmian zachodzących na gruncie firmowym. W takim przypadku dział HR powinien w jak najszerszej mierze zadbać o komunikację wewnętrzną. Punktem jego zainteresowania powinno stać się wewnętrzne życie całej organizacji, a więc zespołu pracowniczego. Powinien wspierać komunikację nie tylko na tych samych szczeblach pracowniczych, ale również pomiędzy pracownikami a kierownikami poszczególnych działów. Najważniejsze jest, aby komunikacja w firmie była sprawna na wszystkich płaszczyznach. Należy zadbać o to, aby była ona obustronna. Zarówno pracownicy, jak i kierownicy działów, czy też menadżerowie wyższych szczebli zarządzania powinni ze sobą rozmawiać, a nie tylko zgłaszać zażalenia, czy wydawać dyspozycje zawodowe. Jeśli pracownicy w firmie nie rozmawialiby ze sobą, wówczas organizacja nie miałaby racji bytu, nie można byłoby przeprowadzić żadnego zadania, a realizacja większych projektów firmowych stałaby się nierealna. W przedsiębiorstwach liczących nawet zaledwie kilku pracowników, nie może nie istnieć komunikacja, choćby w minimalnej formie. Współdziałanie, a więc również porozumiewanie się pomiędzy sobą daje firmom największe szanse powodzenia w walce rynkowej.

Komunikację w zespole pracowniczym postrzega się jako zdecydowanie najtańszą metodę usprawniającą dobre funkcjonowanie firmy.

Zasady komunikowania się w odniesieniu do aktywności działu HR

• Rozpoczynanie współpracy

Nowi pracownicy mają najpierw styczność z działem, który ich rekrutuje, a na ogół jest to właśnie dział HR. Pracownicy są przyjmowani do pracy na podstawie przesłanych aplikacji, rozmów kwalifikacyjnych i pełnego procesu rekrutacji, jaki przeszli. Poszczególnych nowych pracowników na wstępie poznaje dział HR, który identyfikuje ich sposób zachowania, wygląd i gesty. Już w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej osoba rekrutująca uzyskuje od kandydata na pracownika wiele cennych informacji, których wykorzystanie jest jak najbardziej wskazane na dalszym etapie jego pracy, a później także przy jego rozwoju. Już podczas przyjmowania do pracy nowych pracowników, specjaliści z działu HR mogą w sposób zaplanowany dobierać zespół pracowniczy, mając na uwadze cechy osobiste pracowników, a także ich dopasowanie do istniejących modeli komunikacji. Ludzie o wiele lepiej porozumiewają się ze sobą, robią to chętniej i sprawniej, jeśli dobrze czują się w swoim towarzystwie.

• Wdrażanie nowego pracownika do pracy

Efektywne wprowadzenie do pracy nowego pracownika jest bardzo istotne, z uwagi na to, że powinien on szybko zapoznać się ze swoimi obowiązkami i wniknąć w strukturę zespołu. Nader istotne jest tu zapewnienie takiej osobie możliwości sprawnej komunikacji z innymi współpracownikami, a więc poznanie go z pozostałymi członkami zespołu. Jest to na pewno ważny etap, ponieważ działania z nim związane niewątpliwie znajdą swoje odzwierciedlenie w późniejszych etapach pracy nowego pracownika. Oznacza to, że niewątpliwie przełożą się one na wyniki i efekty jego pracy. Dlatego tak ważne jest późniejsze kontrolowanie jego relacji w zespole i w miarę potrzeb pomoc w tym kontakcie.

Nowego pracownika wdraża w organizację firmy bezpośredni przełożony, wspierany przez dział HR. Dział ten przekazuje nowemu pracownikowi szczegółowe informacje dotyczące zasad współpracy, funkcjonowania i organizacji konkretnego środowiska pracy firmy. Dodatkowo, proces wdrażania pracownika musi obejmować zapoznanie się ze specyfiką stanowiska pracy. Na tym etapie wskazane jest zaprezentowanie firmy, czy też jej działu z jak najlepszej strony, jak i zaznajomienie pracownika z zasadami komunikacji, istniejącymi w przedsiębiorstwie. W takim momencie pracownik powinien posiadać możliwie pełną wiedzę na temat przebiegu i możliwości awansu zawodowego, kompetencji działu HR, schematów porozumiewania się, czy też odpowiedzialnością za kwestie formalne współpracy z klientami.

• Ocena pracownika

Pracownicy, zwłaszcza ci, którzy zostali dopiero niedawno zatrudnieni przez firmę, poddawani są okresowym ocenom. Dokonują ich działy HR w ewentualnej współpracy z tzw. konsultantami zewnętrznymi. Udział osób z działu HR w procesie oceniania pracowników jest bardzo istotny, ponieważ pozwala na sprawną weryfikację narzędzi i umiejętności menadżerów w tym właśnie zakresie. Wielu kierowników nie potrafi przeprowadzać ocen okresowych swoich pracowników, ponieważ nie może wyzbyć się przy tym subiektywnych odczuć. Należy zapobiegać takim sytuacjom, ponieważ każdemu pracownikowi należy się rzetelna ocena jego pracy. Nad tym powinny sprawować pieczę osoby z działu HR. Mogą one w konsekwencji skutecznie zapobiec złym w swoich skutkach wyników ocen. W systemie oceny okresowej pracownika dużą rolę spełnia oczywiście sama komunikacja. Pozwala ona na lepszą ocenę zadań spełnianych przez pracowników. Pracownik oceniany powinien być w pełni świadomy wyników takiego działania. W przeciwnym razie może odczuć, że firma coś przed nim zataja.

• Rozwój pracownika

Ścieżka rozwoju pracownika powinna być w firmie ściśle określona i powinni nad nią pracować poszczególni menadżerowie, przełożeni pracownika oraz dział HR. Konieczne jest przy tym uzyskanie porozumienia pomiędzy wszystkimi tymi osobami, co nie jest sprawą prostą. Na dziale HR spoczywa konieczność opracowania planów szkoleniowych dla pracowników, systemów motywacyjnych, czy ścieżek karier, ale powinni oni współpracować przy tym z osobami zarządzającymi pracownikami, bowiem proces ten wymaga wymiany oraz zgromadzenia kluczowych informacji o danym pracowniku. W procesie tworzenia projektów przez osoby z działu HR konieczna jest komunikacja z menadżerami w zakresie pracowników, a także zbieranie informacji o ich rozwoju, osiąganych wynikach itp. Menadżerowie powinni móc jak najbardziej swobodnie wypowiadać się na temat pracowników, poczynionych przez siebie obserwacji, przekazywać informacje na temat zaistniałych w zespole zmian, a także zweryfikować strukturę organizacyjną i podział kompetencji zawodowych, które uważają za najbardziej słuszne. Powinni też pełnić aktywne funkcje w rozwoju swoich pracowników.

Dział HR powinien być postrzegany jako komórka realizująca działania, mające na celu poprawę jakości funkcjonowania działu, a także ułatwienie komunikacji między pracownikami. Co ciekawe, menadżerowie nie zawsze mają świadomość możliwości przedyskutowania pewnych proponowanych rozwiązań z działem HR, a komunikacja na tej linii powinna być ciągła, aby firma dobrze funkcjonowała. Sami pracownicy działu HR powinni dążyć do polepszenia komunikacji z menadżerami.

• Rozwiązywanie współpracy

Są momenty, w których firma chce rozwiązać dotychczasową współpracę z pracownikiem. To, w jaki sposób zostanie przekazana informacja o zwolnieniu rzutuje na obraz całej organizacji. Pamiętajmy, że były pracownik firmy komunikuje się z rynkiem i może stworzyć zły wizerunek przedsiębiorstwa w jego środowisku. Nie można do tego dopuścić.

Dział HR ma za zadanie zadbać o jak najbardziej sprawną komunikację w zespole pracowniczym i pomiędzy pracownikami, a przełożonymi. Sprawna komunikacja pomiędzy działami w firmie to nie tylko pobożne życzenia, ale bezwzględna konieczność dla firmy, chcącej osiągnąć sukces rynkowy. Dział kadr powinien być postrzegany jako swoiste strategiczne ogniwo w wypracowywaniu dobrych rozwiązań komunikacyjnych z wszystkimi działami firmy i pojedynczymi pracownikami. Powinien promować ideę sprawnej komunikacji, wpływającej na efektywność pracy przedsiębiorstwa. Generalnie, usprawniając komunikację między pracowniczą, jednocześnie usprawnia się inne procesy firmowe.