Zasoby w projekcie – zasoby finansowe

Każdy projekt musi mieć budżet. Budżet stanowi skalkulowaną ocenę wartości lub kosztu projektu i zawsze składa się z wydatków – kosztów projektu i wpływów – surowców wykorzystanych w projekcie w celu pokrycia kosztów. Budżety muszą być zrównoważone. Nie mogą być ujemne (skąd wówczas pochodziłyby pieniądze?). Nie mogą być też dodatnie (projekty, o których mówimy, są projektami non-profit).

Podczas wdrażania budżetu kierownik projektu powinien:

- Przeanalizować dokładnie umowę, regulamin i procedury konkursowe, aby się upewnić jakie koszty są kwalifikowane, jaki jest wkład własny i terminy płatności (jeśli projekt jest rozliczany w transzach);
- Przeanalizować terminy płatności i płynność finansową projektu. Jeśli organizacja nie posiada wystarczających zasobów, można postarać się np. o kredyt bankowy;
- Prowadzić własną ewidencję wydatków związanych z realizacją projektu, najlepiej w arkuszu kalkulacyjnym. Łatwo wtedy na bieżąco monitorować wydatki i reagować gdy pojawią się nieprzewidziane koszty;
- Nie zostawiać niewydatkowanych środków na koniec projektu. Zmiany w przeznaczeniu środków powinny być dokonywane na bieżąco, mamy wtedy czas na nowe działania lub takie, które poprawiają jakość projektu;
- Na bieżąco dokumentować wszystkie wydatki. Każda faktura powinna być opisana.

W zależności od skali projektu ogólny budżet może okazać się na początku trudny do sporządzenia. Tak jest w wypadku projektów średnio-długoterminowych, dlatego często przygotowywane są zmodyfikowane budżety. Nawet jeśli pojawiają się trudności, budżet nie przestaje być istotny, ponieważ nadal daje pojęcie o realiach i wymiarze projektu. Brak budżetu uniemożliwia kontrolowanie projektu i uniemożliwia odpowiedź na pytanie, czy projekt jest wykonalny. Jeżeli nie wiesz, ile będzie cię kosztował projekt, nie wiesz ile potrzebujesz.

W obręb zarządzania kosztami wchodzą:

- planowanie, przydzielanie i wydatkowanie zasobów (ludzi, wyposażenia, pieniędzy, materiałów) niezbędnych dla wykonania zadań projektu;
- szacowanie kosztów potrzebnych do realizacji projektu
- nadzorowanie kosztów, kontrolujące realizację i antycypujące przyszłe koszty projektu.

Jak stworzyć budżet: WBS – podstawa dla stworzenia budżetu, dla projektów wieloletnich koszty należy estymować uwzględniając czynnik czasu (wahania kursowe, ryzyko rynkowe…), informacje historyczne z innych projektów to dobra baza dla estymacji kosztów, dostępność zasobów wpływa na koszty projektu, koszty można określić po stworzeniu Planu Zarządzania Ryzykiem – bo ten z kolei zawiera swój własny budżet.

Metody określania kosztów

- Szacowanie porównawcze (Top-Down) – na podstawie innych projektów i wiedzy ekspertów określamy koszty projektu,
- Szacowanie oddolne (Bottom-Up) – wykonawcy szacują wartość prac, zbieranie danych i ich agregacja na kolejnych poziomach WBS,
- Szacowanie parametryczne – modele matematyczne i istniejące algorytmy do predykcji kosztów (np. koszt napisania linii kodu, średni koszt budowy 1 metra kw. Mieszkania).

Podkreślić należy, że zasoby potrzebne do projektu nie zawsze i nie w każdej ilości mogą być pozyskane i wykorzystywane. Z tego powodu przebieg (działania) projektu musi uwzględniać występujące ograniczenia. Przede wszystkim jednak uwzględniać należy ograniczenia finansowe – aby pozyskać i wykorzystać wszystkie niezbędne zasoby ludzkie, materialnie i niematerialne potrzebne są zasoby finansowe, które w każdym przedsiębiorstwie są dostępne w ograniczonej kwocie i muszą być dzielone pomiędzy projekt a pozostałą działalność.