Zasoby w projekcie

Kierownik projektu kontroluje wykorzystanie zasobów dostępnych w projekcie, dbając o jego realizację zgodnie z harmonogramem i osiągnięcie zakładanych celów. Gdy informacje pozyskane dzięki sprawnie działającemu systemowi informacyjnemu wskazują na pojawienie się jakiegoś problemu lub możliwych odstępstw od planu, kierownik projektu decyduje o podjęciu właściwych działań naprawczych. W ten sposób „kontroluje” lub wpływa na wynik projektu.

Finansowanie projektu

Każdy projekt musi mieć budżet. Budżet stanowi skalkulowaną ocenę wartości lub kosztu projektu i zawsze składa się z wydatków – kosztów projektu i wpływów – surowców wykorzystanych w projekcie w celu pokrycia kosztów. Budżety muszą być zrównoważone. Nie mogą być ujemne (skąd wówczas pochodziłyby pieniądze?). Nie mogą być też dodatnie (projekty, o których mówimy, są projektami non-profit).
Zebranie niezbędnych do przeprowadzenia projektu funduszy często jest trudne. Nie istnieje niestety sposób, który umożliwiłby zebranie w ciągu kilku dni niezbędnych pieniędzy, niemniej jednak pozostaje to kluczową kwestią w urzeczywistnianiu projektu. Wiele było już projektów, które nie mogły zostać zrealizowane z powodu braku funduszy.

Zbieranie funduszy nie może być postrzegane jedynie jako coś marginalnego wobec projektu. Wymaga ono niezwykle profesjonalnego podejścia. Projekt napotka konkurencję i z tego powodu musi być efektywny, przekonujący i innowacyjny i musi też oferować organizacjom wspierającym coś w zamian.

Przed rozpoczęciem zbierania funduszy sprawdź:

· czy znasz na wylot projekt i organizację;

· czy wierzysz w projekt i jesteś gotowy przy nim trwać;

· do jakiego stopnia jesteś przygotowany – uprawniony do przerabiania pewnych aspektów projektu;

· czy masz listę uwzględniającą wszystko, co jest potrzebne, aby przeprowadzić projekt (także listę zasobów, które zostały udostępnione przez organizację);

· czy masz poparcie i zgodę innych partnerów projektu oraz członków twojej organizacji; poszukiwanie indywidualnych datków bądź też zwracanie się do pewnych fundacji wymaga niekiedy decyzji związanej z polityką organizacji.

Kiedy zwracasz się do firmy, pamiętaj o tym, że stajesz się uczestnikiem rynku, i że twój „produkt” musi być konkurencyjny. „Sprzedajesz” wizerunek (działanie wspólnoty, zmiana społeczna, etc.). Jednakże wydaje się, że firmy są w coraz większym stopniu zainteresowane projektami i otwarte na udział w ich finansowaniu. A to przede wszystkim z powodu wiążącej się z tym reklamy (finansując projekt, firma kreuje pozytywny wizerunek „hojnego” przedsiębiorstwa i jest łączona z wizerunkiem projektu). Ostatnie badanie pokazuje, że wsparcie dla projektów płynie w głównej mierze od sektorów: finansowego, energetycznego, elektronicznego (włączając nowe technologie), tytoniowego i alkoholowego.

Czego oczekują sponsorzy?

· Zapewnienia, że projekt zostanie pomyślnie zrealizowany;

· Rozsądnego zarządzania funduszami i użytkowania ich zgodnie z przeznaczeniem ustalonym w opisie projektu;

· Dobrej reklamy dotyczącej projektu i wymieniania ich nazwisk podczas wszystkich wydarzeń;

· Projektu, który jest jasny i dobrze ułożony;

· Solidnej księgowości;

· „Profesjonalnego”, solidnego i dobrze poinformowanego zespołu;

· Sukcesu lub widoków na rozwój;

· Wsparcia ze strony wspólnoty, wśród której będziesz prowadzić projekt.

Przy doborze strategii finansowania warto pamiętać o istnieniu kilku źródeł, z których można skorzystać. Są to: środki własne, zaliczki i płatności refundacyjne, przychody firmy oraz kredyty bankowe lub fundusze pożyczkowe.

Środki własne

Podstawą sprawnej realizacji projektu, bez której finansowanie stoi pod dużym znakiem zapytania są środki własne. Oprócz kapitału wnoszonego do spółki można postarać się o inwestora, np. anioła biznesu, czyli doświadczonego przedsiębiorcę, który zainteresowany naszym pomysłem i przekonany o jego rynkowym potencjale będzie w stanie – najczęściej w zamian za udziały w spółce.

Zaliczki

Inną opcją finansowania są bowiem zaliczki dostępne na początku realizacji projektu. Aby móc je otrzymać należy, już po podpisaniu umowy o dofinansowanie, a jeszcze przed rozpoczęciem projektu, złożyć wniosek o płatność zaliczkową.

Refundacja

Po wyczerpaniu zaliczki projekt finansujemy ze środków własnych, ale w ciągu 30 dni po każdym z etapów ubiegamy się o zwrot środków w postaci refundacji, która może stanowić źródło finansowania następnego etapu. Elementem minimalizującym obawy o płynność finansową jest podjęcie pewnych kroków już na etapie planowania założeń projektu.

Przychody firmy

Ponadto – sporządzany jeszcze na etapie dokumentacji aplikacyjnej – model biznesowy projektu określa różne przychody firmy w skali roku, czyli, najprościej mówiąc, to na czym nasza firma będzie zarabiać zarówno na etapie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu.

Kredyty i fundusze pożyczkowe

Dodatkowym źródłem finansowania projektów może być kredyt bankowy lub fundusz pożyczkowy. Uzyskanie zewnętrznego finansowania jest jednak uzależnione od posiadania zdolności kredytowej i ewentualnych zabezpieczeń. Jeżeli jest to kredyt na finansowanie bieżącej działalności bez wskazania celu, wówczas środki takie traktowane są jak środki własne Beneficjenta. Natomiast kredyt przeznaczony na finansowanie konkretnego projektu, wiąże się najczęściej z dokonaniem cesji wierzytelności z umowy o dofinansowanie na bank kredytujący.

Podczas wdrażania budżetu kierownik projektu powinien:

· Przeanalizować dokładnie umowę, regulamin i procedury konkursowe, aby się upewnić jakie koszty są kwalifikowane, jaki jest wkład własny i terminy płatności (jeśli projekt jest rozliczany w transzach);

· Przeanalizować terminy płatności i płynność finansową projektu. Jeśli organizacja nie posiada wystarczających zasobów, można postarać się np. o kredyt bankowy;

· Prowadzić własną ewidencję wydatków związanych z realizacją projektu, najlepiej w arkuszu kalkulacyjnym. Łatwo wtedy na bieżąco monitorować wydatki i reagować gdy pojawią się nieprzewidziane koszty;

· Nie zostawiać niewydatkowanych środków na koniec projektu. Zmiany w przeznaczeniu środków powinny być dokonywane na bieżąco, mamy wtedy czas na nowe działania lub takie, które poprawiają jakość projektu;

· Na bieżąco dokumentować wszystkie wydatki. Każda faktura powinna być opisana.

W zależności od skali projektu ogólny budżet może okazać się na początku trudny do sporządzenia. Tak jest w wypadku projektów średnio-długoterminowych, dlatego często przygotowywane są zmodyfikowane budżety. Nawet jeśli pojawiają się trudności, budżet nie przestaje być istotny, ponieważ nadal daje pojęcie o realiach i wymiarze projektu. Brak budżetu uniemożliwia kontrolowanie projektu i uniemożliwia odpowiedź na pytanie, czy projekt jest wykonalny. Jeżeli nie wiesz, ile będzie cię kosztował projekt, nie wiesz ile potrzebujesz.

W obręb zarządzania kosztami wchodzą:

· Planowanie, przydzielanie i wydatkowanie zasobów (ludzi, wyposażenia, pieniędzy, materiałów) niezbędnych dla wykonania zadań projektu;

· Szacowanie kosztów potrzebnych do realizacji projektu

· Nadzorowanie kosztów, kontrolujące realizację i antycypujące przyszłe koszty projektu.

Jak stworzyć budżet: WBS – podstawa dla stworzenia budżetu, dla projektów wieloletnich koszty należy estymować uwzględniając czynnik czasu (wahania kursowe, ryzyko rynkowe…), informacje historyczne z innych projektów to dobra baza dla estymacji kosztów, dostępność zasobów wpływa na koszty projektu, koszty można określić po stworzeniu Planu Zarządzania Ryzykiem – bo ten z kolei zawiera swój własny budżet.

Metody określania kosztów

· Szacowanie porównawcze (Top-Down) – na podstawie innych projektów i wiedzy ekspertów określamy koszty projektu,

· Szacowanie oddolne (Bottom-Up) – wykonawcy szacują wartość prac, zbieranie danych i ich agregacja na kolejnych poziomach WBS,

· Szacowanie parametryczne – modele matematyczne i istniejące algorytmy do predykcji kosztów (np. koszt napisania linii kodu, średni koszt budowy 1 metra kw. Mieszkania).

Podkreślić należy, że zasoby potrzebne do projektu nie zawsze i nie w każdej ilości mogą być pozyskane i wykorzystywane. Z tego powodu przebieg (działania) projektu musi uwzględniać występujące ograniczenia. Przede wszystkim jednak uwzględniać należy ograniczenia finansowe – aby pozyskać i wykorzystać wszystkie niezbędne zasoby ludzkie, materialnie i niematerialne potrzebne są zasoby finansowe, które w każdym przedsiębiorstwie są dostępne w ograniczonej kwocie i muszą być dzielone pomiędzy projekt a pozostałą działalność.

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Zarządzanie zasobami ludzkimi polega przede wszystkim na:

· planowaniu organizacyjnym – jest to określenie i rozdzielenie zadań, odpowiedzialności i podległości służbowej jednostkom i grupom ludzi,

· zatrudnianiu personelu – to zapewnienie wymaganych ludzi przydzielonych do pracy nad projektem, rozwoju zespołu – jest to rozszerzenie możliwości wnoszenia wkładu indywidualnego i zbiorowego w projekt przez rozwój umiejętności pracy zespołowej,

· optymalnym wykorzystaniu wiedzy i doświadczenia uczestników

Zarządzanie ludźmi (zwane często „zarządzaniem zasobami ludzkimi”) w zarządzaniu projektem oznacza w pierwszym rzędzie zarządzanie zespołem kierującym projektem. Dodatkowo, zarządzanie ludźmi to w dużym stopniu umiejętność uzyskania tego, co najlepsze i wydobycia z ludzi tego, co w nich najbardziej wartościowe dla korzyści innych (i naturalnie dla nich samych).

Zespoły to grupy ludzi, którzy wspólnie pracują dla zrealizowania określonych celów. W zespołach projektowych jest zazwyczaj wielu członków z kilku departamentów technicznych o różnej wiedzy, oczekiwaniach i umiejętnościach. Budowanie zespołu projektowego jest często wykonywane zarówno formalnie przy wykorzystaniu towarzyszących rozpoczęciu projektu spotkań, warsztatów i seminariów dla kierowników projektów i członków zespołów projektowych, jak i nieformalnie poprzez wytworzenie ducha współpracy zespołowej, motywację indywidualną i zespołową, potkania integracyjne i strategie wspomagające.

W zespołach projektowych występują efekty dynamiki grupowej, które mogą wspomagać lub przeszkadzać w prowadzeniu projektu. W większości przypadków proces rozwoju zespołu przechodzi przez podobną sekwencję faz (tj. tworzenie, wzburzenie, normowanie, działanie), niezależnie od rodzaju zespołu.

Przywództwo to akt kreowania systemu społecznego, w którym zarówno lider jak i osoba mu podlegająca wypełniają zadanie lub rozwiązując problem z minimalnymi stratami finansowymi, czasowymi, emocjonalnymi i społecznymi lub przynajmniej odejmując taką próbę. Obejmuje ono również oddziaływanie na postawę i zachowanie jednostek lub grup nakierowane na osiągnięcie określonych celów. Dokonuje się tego poprzez planowanie, organizowanie, motywowanie, kontrolowanie i kierowanie zespołem. Przywództwo to powodowanie, aby inni poszli tą samą drogą.

Techniki przywództwa różnią się ze względu na udział pracowników w podejmowaniu decyzji i wspieraniu zarządu. Różne style zarządzania kształtują relacje pomiędzy liderem i grupą. Podstawowymi elementami przywództwa są motywacja, polecenia, bodźce i sankcje (władza).

Barry Boehm sformułował następujące zasady zarządzania personelem:

· Zasada najwyższych uzdolnień

Używaj mniejszej liczby lepszych ludzi. Mówi się, że dobrzy ludzie są wielokrotnie (do dwudziestu razy) bardziej efektywni niż ludzie gorzej kwalifikowani – a ich wynagrodzenia nigdy nie są dwadzieścia razy większe.

· Zasada odpowiedniości zadań

Ludzie powinni otrzymywać zadania, które są zgodne z ich umiejętnościami, możliwościami i motywacjami. Należy zwrócić uwagę, że nie tylko umiejętności ale być może przede wszystkim możliwości decydują o przydatności osób do wykonywania zadań.

· Zasada progresji kariery

Ludzie lepiej pracują, jeśli mają przed sobą perspektywę rozwoju. Nie należy więc osobie, która aktualnie wykonuje prace kierownicze, proponować czynności technicznych. Osoba taka będzie traktowała takie zajęcie jako konieczność; nie sprzyja to oczywiście pełnemu angażowaniu się w pracę.

· Zasada równowagi zespołu

Zasada uzupełniająca zasadę najwyższych uzdolnień. W każdym zespole muszą być osoby twórcze oraz osoby wykonujące zadania rutynowe, wspomagające.