Zespół projektowy

Jedną z głównych przyczyn powołania zespołu projektowego jest czas wykonania projektu. Wiele przedsięwzięć kończy się fiaskiem właśnie przez niedotrzymanie terminów. Podejście zespołowe podnosi wydajność, zwiększa kreatywność i obniża koszty.

Zespół projektowy jest o wiele bardziej wydajniejszy od pojedynczej osoby. Realizacja projektu wymaga znalezienia rozwiązania, dzięki pracy zespołowej łatwiej jest osiągnąć cel ponieważ doświadczenie i wiedza każdego z osobna uzupełnia wspólne wysiłki i jednocześnie umożliwia wzajemne osiągnięcie celu.

Z powodu wspólnego zaangażowania, zespół projektowy jest w stanie realizować większe przedsięwzięcia. W skład zespołu wchodzą osoby z różnych dziedzin i z różnymi umiejętnościami, dzięki temu ich wiedza sumuję się i wpływa na osiągnięcie sukcesu w realizacji projektu. Dzięki wspólnym podejmowaniu decyzji kształtuje się poczucie wspólnoty i zaangażowanie w wykonywane zadania.

Jednak praca zespołowa ma także swoje wady, pojawiają się zwiększone nakłady na zorganizowanie zespołu projektowego, zwiększają się koszty na materiały czy szkolenia. Istnieje możliwość osłabienia indywidualności poszczególnych członków zespołu. Może dojść do sytuacji w której zaistnieje niezdrowe współzawodnictwo, czy też nacisk ze strony grupy.

Budowanie zespołu projektowego jest kluczowym zadaniem kierownika projektu, powinien poświęcić szczególną uwagę wykonaniu tego zdania. Kształtowanie zespołu powinno rozpocząć się jeszcze na etapie planowania projektu. Można wyróżnić cztery etapy formowania zespołu projektowego: określenie i podział ról oraz obowiązków, pozyskiwanie zespołu, kształtowanie i zarządzanie zespołem.

Określenie i podział ról oraz obowiązków

Jest to proces, który dokumentuje funkcje oraz umiejętności wymagane do zrealizowania projektu. Dokument ten powinien zawierać informacje odnośnie pracy jaką dana osoba ma wykonać, uprawnienia członków zespołu, sprecyzowania roli, kompetencje jakie są potrzebne do ukończenia projektu.

Pozyskiwanie zespołu

Obsadzanie stanowisk może odbywać się kilkoma metodami: powołanie z góry, negocjowanie, pozyskiwanie z zewnątrz lub obsadzenie zespołu wirtualnego.

Kształtowanie zespołu

Ten etap nie jest wprawdzie wartościowy w znaczeniu rzeczowym, jednak jest znaczący dla dalszej pracy. Zazwyczaj mówi się tutaj o czterech fazach: formowania, burz, normowania i pracy. Czas każdej fazy zależy od dynamiki grupy i metodach zarządzania.

Zarządzanie zespołem

Wyróżnia się trzy główne style zarządzania:

– Autokratyczny, gdzie decyzje podejmowane są przez kierownika projektu

– Liberalny, gdzie każdemu z członków zespołu pozwala się na podejmowaniu samemu decyzji

– Demokratyczny, gdzie zespół projektowy wspólnie podejmuje decyzje

Zarządzanie zespołem to określenie ról w zespole, nadanie zakresu obowiązków, a w trakcie trwania projektu umiejętność motywowania, kontrolowania i rozwiązywania problemów.

Zespół projektowy składa się z osób o różnych cechach i umiejętnościach. Ta różnorodność daje możliwość przypisania członków do określonych ról. Wśród grupy można wymienić następujące role:

– Lider grupy: ma za zadanie kontrolować sposób w jaki zespół podąża do wyznaczonych celów. Znajduje słabe punkty i motywuje do działania.

– Organizator: dzięki tej funkcji pojawia się sprawne realizowanie zamierzonych planów i pomysłów. Realizuje cele w sposób systematyczny i efektywny.

– Człowiek akcji: pragnie działać, wytacza kierunek na ustalanie celów i zadań. Chciałby mieć wpływ na decyzję grupy, wyznacza kierunek działania.

– Kreator: szuka nowych pomysłów i strategii.

– Poszukiwacz: funkcja przydatna do analizy, badań i szukania środków do realizacji planu. Osoba zajmująca się poszukiwaniem nowych kontaktów.

– Analityk: rola wymagająca obiektywnego i bezstronnego patrzenia na problem. Analizuje i bada dane zagadnienie. Ocenia pomysły i sugestie.

– Gracz grupowy: potrafi rozwiązać konflikty, motywuje do działania i wspiera grupę. Jest lojalny i posiada dar empatii.

– Perfekcjonista: dąży do konkretnego celu, świadomy obowiązków. Szuka najwyższego standardu wykonania.
Nie ma złotego środka na zbudowanie idealnego zespołu projektowego. Sytuacja jest idealna, gdy mamy zaangażowany i silnie zmotywowany zespół. Jednak wszystko zależy od indywidualnych cech każdego z członków zespołu.