Zostaw metodykę zarządzania projektami

Niektórzy z was mogą zastanawiać się, po co właściwie potrzebne jest zarządzanie projektami. Bez wahania mogę powiedzieć, że zarządzanie projektami to narzędzie, dzięki któremu możliwe są zmiany.

Znacie to zdanie: „projekt nie jest snem… ale sen, który się spełnia, może stać się projektem”? Tworzyć projekt to znaczy być zwolennikiem działania, kontrolowanej zmiany rozłożonej w czasie. Metoda zarządzania projektem tworzy nam pewnego rodzaju ramę, która pozwala, aby ten sen się spełnił.

Zapewne istnieje tyle metod zarządzania projektami co menadżerów. Dlatego też w tym artykule omówimy nie metodologię, ale wartości jakie związane są z zarządzaniem projektem.

W dużej części cechami tymi można opisać zwykłych ludzi, na pozór nie związanych z zarządzniem projektami. Lecz wystarczy się bardziej zastanowić. Czy zdajesz sobie sprawę, że każdy z nas jest związany z zarządzaniem? Jeżeli ktoś potrafi zaplanować i przygotować obiad dla 10 osób, to potrafi zarządzać, albo jeżeli ktoś potrafi przygotować rano dzieci do przedszkola, a później jeszcze je zawieźć jest świetnym menadżerem.

Wartości związane z zarządzaniem projektem:

• Odpowiedzialność

Jeżeli chodzi o zarządzanie projektem tam odpowiedzialność spoczywa na zespole projektowym. W konsekwencji odpowiedzialność jest bardzo wyraźna, gdyż wyraźny jest podział obowiązków. To także daje więcej możliwości działania, ponieważ umożliwia taki podział prac, w którym jakość i terminowość realizacji prac może być przypisana określonym członkom zespołu..

• Efektywność

Dzięki określeniu ram swobody dostępne środki czasowe i finansowe mogą zostać lepiej wykorzystane, a co za tym idzie poprawia się efektywność. Efektywność na każdym etapie realizacji projektu niemal gwarantuje, że zostaną osiągnięte efekty. Dzięki określeniu oczekiwanych rezultatów realizacji zadań zanika efekt tzw. rozproszenia wysiłku, a wkład czy zaangażowanie różnych osób jest bardziej skoordynowane.

• Równość

Każdy projekt musi spełniać kryteria zarówno formalny jak i merytoryczne. Dzięki temu każdy projekt jest „równy”. Zapobiega się dzięki temu faworyzowania jednej organizacji. Każdy ma równe szanse, działa to na korzyść organizacji. Mniej doświadczeni menedżerowie uważają że każdy projekt wymaga indywidualnego podejścia, ponieważ każdy projekt jest inny. To prawda że częstokroć każdy projekt jest inny, jednak w miarę nabywania doświadczenia menedżerowie projektów często odkrywają metody zarządzania które są wspólne dla udanych projektów.

• Elastyczność

Dobre zarządzanie projektem pozwala na wprowadzanie zmian w projekcie przy jednoczesnym zachowaniu pełnej dyscypliny i konsekwencji w zakresie tego jak realizowany jest projekt, jak również sposobów w jaki wprowadzane są zmiany. Dzięki możliwości wprowadzania zmian zaburzenia w realizacji projektów mogą być korygowane. Przy dobrze zdefiniowanych etapach i zadaniach pojawiających się w ramach projektu pewne prace realizowane są szybciej, pewne realizowane są z opóźnieniami, a pewne zakresy prac są modyfikowane. W ten sposób odchylenia od planu wzajemnie się znoszą w znacznym stopniu ograniczając negatywny wpływ odchyleń na efekt końcowy realizacji projektu.

• Klarowność

Czemu klarowność jest ważna? Musimy pokazać, uzasadnić czy też wskazać co się dzieje z funduszami, którymi zarządzamy. Klarowność jest także gwarancją uczciwości. Nie jest istotne kto otrzymał fundusze na projekt, ale co się z nimi dzieje. Podobnie klarowność w zakresie efektu i zakresu pomaga całemu zespołowi projektowemu lepiej rozumieć realizowane prace. Dzięki klarowności oczekiwanych rezultatów członkowie zespołu projektowego mogą lepiej wykorzystać ograniczoną elastyczność, którą posiadają w ramach realizowanych zadań. Właściwie wykorzystana elastyczność niejednokrotnie jest czynnikiem decydującym o sukcesie projektu.

• Realizm

Faktem jest, że projekt musi być realny. Realizm jest ważny, ponieważ pozwala eliminować te projekty, których cele są niespójne lub niemożliwe do realizacji. Realizm to także wartość poprawiająca motywację – bo ta zwiększa się kiedy cele są realne do osiągnięcia. Jeżeli zespół nie wierzy w realność projektu narasta cynizm i zmniejsza się zaangażowanie zespołu. Niejednokrotnie byłem świadkiem projektów, które przez zupełny brak realizmu odbierane były przez zespół jako skazane na porażkę. W pewnym sensie nierealistycznie nakreślony projekt powoduje że niektórzy mniej zmotywowani członkowie zespołu podświadomie czekali na porażkę przedsięwzięcia zamiast dokładać wszelkich starań w celu jego ukończenia.

• Kreatywność

Każdy projekt powinien być w pewnym sensie inny i wyjątkowy, a to wymaga kreatywności. Projekty które są niemal identyczne i cykliczne przestają być projektami i stają się programami. Dlatego realizując projekt każdy zespół siłą rzeczy zmuszony jest szukać nowych rozwiązań, doceniać nowe pomysły. Nie tylko nowe rozwiązania, ale także dzięki kreatywności rozwijamy własną wyobraźnię, nabywamy nowych umiejętności. Proces uczenia się w ramach realizacji projektów jest bardzo ważny dla umacniania zespołu oraz jego skuteczności w realizacji kolejnych, często coraz trudniejszych przedsięwzięć, jak również pod względem wyznaczania kolejnych iteracji projektu.

Jak widać zarządzanie nie koniecznie wiąże się z posiadaniem jakiejś sekretnej wiedzy określoną jedną określoną metodyką.

Na świecie istnieje wiele różnych metodologii zarządzania projektami, jednakże wiele elementów zarządzania projektami z jakimi spotykamy się na codzień da się sprowadzić do prostych kroków: przygotowania i planowania, realizacji planu, monitorowania i kontroli oraz zamykania tego cyklu z powrotem z rozpoczęciem kolejnego etapu planowania.

W miarę jak złożoność projektów wzrasta poprzez zwiększanie się: przewidzianego zakresu, liczby zaangażowanych osób jak również liczby i rodzaju specyficznych wymagań stawianych przed realizowanymi projektami tym bardziej istotne jest to aby wdrożyć pewną określoną metodologię zrozumiałą przez większą część zespołu projektowego bez konieczności wprowadzania każdego członka zespołu w znaczenia, etapy i procesy jakie zachodzą w danej metodyce.

Zauważ jednak że specyficzna metodyka występuje w każdym projekcie. Nawet przygotowanie obiadu na 10 osób wymaga założenia pewnej metodyki. Sama definicja realizowanego projektu (na przykład tutaj jest to obiad) powoduje że większość osób będzie w stanie określić wiele procesów narzuconych metodologią przygotowywania obiadu (jako czegoś oczywistego). Można spodziewać się zatem że pojawią się pytania o liczbę dań, rodzaj napojów czy rodzaj nakrycia stołu, przy czym odpowiedzi wybrane przez zespół w większości przyjmowane są szybciej dzięki temu że wszyscy „rozmawiają wspólnym językiem”, przykładowo: obiad składający się z dwóch dań typowo w naszej kulturze oznacza zupę oraz danie gotowane lub smażone.

Podobnie jest w przypadku innych relatywnie prostych projektów. Sama realizacja projektu narzuca pewną metodykę, zatem dogłębne studiowanie określonych metodologii nie ma sensu. Jeżeli tylko realizujesz projekty o narastającym stopniu trudności według czterech kroków określonych powyżej z pewnością znajdziesz jeszcze czas na opracowanie i przestudiowanie jednej określonej metodologii, która doprecyzuje to, czym się zajmujesz.

Co ciekawe zauważyłem że wszystkie metodologie takie jak waterfall, extreme, agile lub podobne tak naprawdę sprowadzają się do tych samych cykli, ról i działań jakie podejmować powinien zarządzający projektem. Jest to o tyle kontrowersyjny pogląd iż wiele z metodologii zarządzania projektami przedstawianych jest jako wykluczających się, rewolucyjnych czy zmieniających zasady gry. Sądzę że często mylnie lub niepotrzebnie.

Sądzę że różne metodologie (zwłaszcza tak zwane tradycyjne i zwinne) różnią się od siebie głównie: złożonością cykli (np. realizacja złożonych przedsięwzięć w całości lub etapami), definicją ról różnych członków zespołu (kto jest odpowiedzialny za co), kryteriami sukcesu (co musi się zdarzyć aby projekt został uznany za udany) oraz ilością dokumentacji projektowej która powstaje podczas realizacji.

Istnieje wiele mitów dotyczących różnych metodologii zarządzania projektami. Typowo przedstawia się kontrast pomiędzy metodologiami wodospadowymi (waterfall) a metodologiami zwinnymi (agile) na gruncie interakcji z klientem. Istotnie, duże przedsiębiorstwa tradycyjnie wdrażające klasyczne metodologie wodospadowe nie angażują pracowników w interakcje z klientami, co często prowadzi do błędów w interpretacji wymagań. Separacja zespołów wykonawczych i zespołów klienta nie wynika jednak z błędnej specyfikacji przyjętej metodologii, co z pragmatyzmu działań korporacji. Podobnie metodologia zwinna nie gwarantuje sukcesu, jeżeli implementowana jest w nieprawidłowy sposób dodając zbyt wiele warstw pośredniczących pomiędzy klientem, a dostawcą, nawet jeżeli klient i dostawca często funkcjonują w ramach tego samego przedsiębiorstwa.

Podobnie nowsze metodologie z kategorii tzw. metodologii zwinnych mogą być implementowane zarówno w sposób prawidłowy, jak i nieprawidłowy pod naciskiem specyficznego otoczenia, w którym są realizownane. Metodologie zwinne nastawione są na proces uczenia się w czasie realizacji projektu, ale w żadnym stopniu nie gwarantują realizacji projektu w wymaganym czasie i budżecie. Sam wybór określonej metodologii nie gwarantuje zatem poprawnego jej zastosowania ani sukcesu. Każdy projekt może zostać doprowadzony do sukcesu dzięki zastosowaniu niemal dowolnej metodologii stosowanej przede wszystkim konsekwentnie.

Tak więc ponad wyborem określonej metodologii stoi przede wszystkim konsekwentne jej zastosowanie. Z osobistego doświadczenia mogę powiedzieć iż większość problemów związanych z realizacją projektów nie wynika z złego wyboru metodologii co z braku konsekwencji w jej zastosowaniu. Częstokroć zdarza się że mniej doświadczeni menedżerowie projektu odnoszą porażki właśnie z powodu braku konsekwencji i dyscypliny projektowej aniżeli z powodu wad określonej metodologii. Podobnie wiele sukcesów możnaby przypisać raczej z powodu umiejętności stosowania jednego przyjętego systemu zarządzania niż z powodu domniemanej wyższości jednej metodologii nad inną.