Czy zarządzanie projektem sprawdzi się w firmie?
Zarządzanie projektem oznacza organizowanie ludzi i zasobów, aby osiągnąć określony cel. Kluczowe jest również monitorowanie czasu, kosztów oraz realizacji wizji przedsięwzięcia. Jeśli w Twojej firmie brakuje osoby odpowiedzialnej za realizację planu, być może zarządzanie projektami nie zostało jeszcze wdrożone. W praktyce jednak każda firma odnosząca długotrwały sukces korzysta z efektywnego zarządzania projektami. Często firmy stosują te zasady, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Nawet jeśli firma nie została stworzona z myślą o osiągnięciu konkretnego celu, efektywne zarządzanie projektami jest kluczowe. Bez odpowiedniego zarządzania projektami lub choćby odrobiny szczęścia trudno osiągnąć jakiekolwiek cele.
Czy warto skupić się na zarządzaniu projektem?
Firmy odnoszące długotrwały sukces nie polegają na przypadku. Szczęście nie jest skuteczną metodą w długoterminowym zarządzaniu. Jeśli zamierzasz prowadzić działalność przez wiele lat, musisz wdrożyć skuteczne metody zarządzania projektami. Efektywne zarządzanie projektami zapewnia jasną komunikację w zespole, precyzyjne określenie celów oraz dążenie do ich osiągnięcia przy minimalnych kosztach i ograniczonej liczbie pracowników. Rozważ wdrożenie zarządzania projektami poprzez wyznaczanie konkretnych celów i opracowywanie realistycznych planów. Kluczowe jest, aby plan był możliwy do zrealizowania. Nawet najlepsze metody zarządzania projektami nie pomogą, jeśli projekt będzie nierealistyczny. Dlatego ważne jest, aby plan opierał się na dokładnych etapach i krokach realizacji.
Metodyka zarządzania projektami
Metodyka zarządzania projektami to zbiór zasad dotyczących realizacji określonych czynności. W miarę jak rozwijały się różne dziedziny, pojawiła się potrzeba uporządkowania wiedzy w zakresie zarządzania projektami.
W 1969 roku powstało Project Management Institute (PMI), które gromadzi i analizuje doświadczenia związane z zarządzaniem projektami. Następnie opracowano przewodnik PMBOK, zawierający reguły dotyczące zarządzania projektami.
Równocześnie w Wielkiej Brytanii stworzono metodykę PRINCE, opartą na zasadach PROMPT, stosowaną dla rządu brytyjskiego. Później powstała nowsza wersja – PRINCE2. Metodyka ta opiera się na trzech głównych zasadach: projekt ma swój początek i koniec, wymaga skutecznego zarządzania, a każdy pracownik musi znać cele i swoje obowiązki.
Metodyka PRINCE2
PRINCE2 dzieli prace na trzy rodzaje:
- Prace specjalistyczne, prowadzące do wytworzenia produktu.
- Prace zarządcze, związane z obsługą kontraktów, planów i raportów.
- Prace związane z zarządzaniem jakością.
MPBOK traktuje projekt jako zestaw działań realizowanych przez określonych pracowników przy ograniczonych zasobach. Każdy projekt ma na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi, a zespół projektowy zostaje rozwiązany po zakończeniu projektu.
Metodyka PMBOK
PMBOK dzieli wiedzę na 9 obszarów:
- Zarządzanie integracją projektu.
- Zarządzanie zakresem projektu.
- Zarządzanie czasem w projekcie.
- Zarządzanie kosztem projektu.
- Zarządzanie jakością w projekcie.
- Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie.
- Zarządzanie komunikacją w projekcie.
- Zarządzanie ryzykiem w projekcie.
- Zarządzanie zamówieniami w projekcie.
Oprócz PMBOK i PRINCE2, istnieją inne metodyki, takie jak Scrum i TenStep. Scrum koncentruje się na zespole, który samodzielnie organizuje swoje działania w określonych cyklach czasowych, zwanych sprintami. Z kolei TenStep opiera się na dziesięciu krokach, gdzie projekt dzieli się na etapy, co zapewnia rzetelną realizację i minimalizuje ryzyko nieefektywności.
Motywacja w zarządzaniu projektami
Motywacja jest kluczowym aspektem zarządzania projektami. Pracownik, który nie jest zmotywowany, może wykonywać zadania mniej efektywnie. Osoba dobrze zmotywowana angażuje się w realizację zadań i przyczynia się do zwiększenia tempa pracy. Motywacja może przybierać różne formy, od nagród finansowych po uznanie czy możliwość awansu.
Na przykład, pracownicy zajmujący się badaniami rynku mogą być motywowani poprzez publikację wyników ich pracy. Kreatorzy produktów, tacy jak inżynierowie, mogą być zmotywowani przez możliwość prezentacji swoich osiągnięć. Z kolei osoby zajmujące się promocją mogą otrzymać korzyści finansowe lub inne benefity. W każdej roli motywacja powinna być dostosowana do specyfiki stanowiska.
Narzędzia do zarządzania projektami
Po wyborze metodyki i zmotywowaniu pracowników, kluczowe jest wybranie odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami. Oto kilka polecanych aplikacji:
- DotProject – Narzędzie do organizowania i planowania pracy, z forum dostępnym na stronie głównej.
- GanttProject – Darmowa aplikacja do tworzenia wykresów Gantta i PERT oraz zarządzania zasobami.
- GroupCamp Projekt – Aplikacja oferująca synchronizację kalendarzy z zadaniami projektu, integrując się z Gmail czy Google Apps.
- Project HQ – Rozbudowana aplikacja do zarządzania projektami i pracą grupową, oferująca zintegrowane narzędzia do zarządzania zadaniami.
- TaskBeat – Aplikacja ułatwiająca planowanie prac i kontrolowanie kosztów, poprawiająca komunikację w zespole.
Wybór odpowiedniej metodyki, narzędzi oraz motywowanie pracowników to kluczowe kroki w skutecznym zarządzaniu projektami. Dzięki tym działaniom możesz stworzyć wartościowe produkty i uzyskać przewagę nad konkurencją.
Comments are closed.