System Zarządzania Projektami, znany również jako PMS (Project Management Systems), to elastyczne i rozbudowane rozwiązanie do zarządzania projektami. Jest przeznaczony dla przedsiębiorstw oraz organizacji, które koncentrują się na realizacji projektów, obejmując cały cykl życia projektu – od jego powstania, przez planowanie, realizację, aż po rozliczanie zadań, czasu oraz finansów.
PMS jest idealnym rozwiązaniem dla organizacji, które wymagają ścisłej koordynacji i standaryzacji działań zespołów projektowych. Dzięki temu systemowi możliwe jest scentralizowane zarządzanie zasobami oraz generowanie zaawansowanych raportów, co ułatwia planowanie, monitorowanie i rozliczanie projektów, jak również zarządzanie zasobami przeznaczonymi do ich realizacji.
Korzyści z wdrożenia Zarządzania Projektem
Wdrożenie systemu zarządzania projektami przynosi wiele korzyści. Po pierwsze, usprawnia ono planowanie, realizację i rozliczanie projektów, gdzie projektem jest każde działanie mające na celu osiągnięcie konkretnego celu. Po drugie, umożliwia bieżące monitorowanie statusu projektów pod względem wykorzystania zasobów, czasu i środków finansowych. Dzięki temu zarządzanie projektami pozwala na lepsze analizy i podejmowanie trafniejszych decyzji. Ponadto, system ułatwia zarządzanie pracami, co przekłada się na obniżenie kosztów, podniesienie jakości oraz skrócenie czasu realizacji projektu. Ważne jest również to, że system ułatwia efektywne przypisywanie osób, czasu i zasobów do poszczególnych projektów. Dodatkowo, umożliwia udostępnianie i koordynowanie informacji, co wspiera członków zespołu w opracowywaniu raportów z postępu prac oraz wspólnej pracy nad realizacją projektów.
System zarządzania projektem można opisać jako zespół współdziałających podsystemów, takich jak kontrola, planowanie, informacja, metodologia, kultura, organizacja i zasoby ludzkie. Każdy z tych elementów ma istotne znaczenie w procesie zarządzania projektem, dlatego może zadecydować o jego sukcesie lub porażce.
Poszczególne etapy zarządzania projektem
W modelowej sytuacji zarządzanie projektem obejmuje następujące etapy:
- Ogłoszenie idei projektu.
- Zapoczątkowanie działań.
- Planowanie zadań z podziałem na poszczególnych członków zespołu.
- Wykonanie zadań.
- Kontrola i weryfikacja wcześniej postawionych założeń.
- Planowanie i wykonywanie dotychczas niezrealizowanych zadań.
- Kontrola finalna projektu.
Organizowanie wykonawstwa projektu
Pozyskiwanie środków finansowych
Zebranie niezbędnych funduszy do realizacji projektu często stanowi wyzwanie. Mimo że nie istnieje szybka metoda na zgromadzenie potrzebnych środków, ich pozyskanie jest kluczowe dla urzeczywistnienia projektu. Wiele projektów nie zostało zrealizowanych z powodu braku funduszy.
Planowanie podziału zadań
Planowanie to istotny element zarządzania projektem. Mimo że niektórzy uważają planowanie za marnowanie czasu, jego brak prowadzi do nieprzygotowania na trudności, co z kolei obniża szanse na skuteczne działanie.
Poszukiwanie dostawców i podwykonawców
Znalezienie odpowiedniego sprzętu oraz pracowników z niezbędnymi umiejętnościami to kluczowy krok w realizacji projektu. Wybór zaufanego dostawcy, oferującego produkty wysokiej jakości, ma ogromne znaczenie.
Kontraktowanie dostaw i usług
Opracowanie systemów motywacyjnych
Motywacja jest kluczowym elementem zarządzania zadaniami. Premie oraz możliwość awansu mogą zwiększyć zaangażowanie pracowników, co przekłada się na lepszą realizację projektu.
Opracowanie systemu zapewnienia jakości projektu
Zatwierdzanie przez kierownictwo organizacji wykonawstwa projektu
Podstawowe etapy projektu
Projekty zazwyczaj podzielone są na pięć podstawowych etapów:
- Zdefiniowanie projektu
- Planowanie
- Realizacja
- Kontrola projektu
- Zakończenie
Etap 1: Zdefiniowanie projektu
Rozpoczęcie projektu wynika z określenia konkretnej potrzeby, na przykład nowego produktu. Wybór projektu staje się podstawą dla dalszych etapów, a jego wybór zależy od czynników wewnętrznych oraz zewnętrznych.
Etap 2: Wybór projektu
Wybór projektu umożliwia stworzenie planu działań oraz organizowanie wykonawstwa. Planowanie obejmuje wszystkie wymagania związane z realizacją projektu oraz korzyści, jakie przyniesie on firmie.
Etap 3: Realizacja projektu
W trakcie realizacji projektu istnieje potrzeba ciągłej kontroli oraz koordynacji prowadzonych prac. Ten etap pozwala na wdrożenie wcześniej zaplanowanych działań.
Etap 4: Kontrola projektu
Kontrola projektu obejmuje monitorowanie postępu, weryfikację zgodności z planem oraz zarządzanie odchyleniami. Kluczowe jest koordynowanie zmian i kontrolowanie budżetu, harmonogramu oraz jakości.
Etap 5: Zakończenie projektu
Zakończenie projektu ma na celu ocenę, czy cele zostały osiągnięte oraz czy produkt końcowy spełnia wymagania. Na tym etapie tworzone są raporty końcowe oraz systemy obsługi produktu.
Podział projektów według charakteru
Liczba i rodzaj etapów projektu zależą od jego charakteru oraz organizacji zarządzającej projektem. Projekty informatyczne mogą obejmować takie fazy jak: rozpoznanie potrzeb, definicja wymagań, projektowanie systemu, wdrożenie, testowanie oraz obsługa.
Zakończenie projektu – podetapy
- Finalizacja produktów
- Przeglądy i formalne akceptacje
- Przygotowanie rozliczeń końcowych
- Przeniesienie odpowiedzialności za przedmioty odbioru
- Ocena projektu
- Tworzenie dokumentów końcowych
- Archiwizacja dokumentów
- Uwalnianie i przekierowanie zasobów
- Oddelegowanie członków zespołu do innych działań
- Nagłośnienie sukcesu projektu
Każdy projekt jest unikalny i wymaga indywidualnego podejścia do zarządzania zadaniami, pracami oraz realizacji planów. Zastosowanie odpowiednich narzędzi oraz metod zarządzania projektami pozwala na efektywną realizację celów oraz sukces w zarządzaniu projektami.
Comments are closed.