Odpowiedź na pytanie o zakres stosowania zarządzania projektami jest oczywista dla osób, które mają już doświadczenie w tej dziedzinie. Jednakże dla wielu osób, które nie miały kontaktu z tą metodą, zagadnienie to jest nadal mało znane. Paradoks ten ilustruje jedno z głównych ograniczeń wprowadzania zarządzania projektami do codziennego życia.
Mit o Zarządzaniu Projektami w Firmach
Często można usłyszeć stwierdzenie: „Do naszej firmy zarządzanie projektami się nie nadaje.” Wiele osób, które mają tylko powierzchowne pojęcie o zarządzaniu projektami, uważa, że metoda ta jest użyteczna jedynie w nowatorskich przedsięwzięciach. Z kolei inni sądzą, że zarządzanie projektami jest przydatne jedynie w projektach technicznych (np. informatycznych) lub dużych projektach badawczych, a nie w codziennej działalności firmy.
Jednak wszystkie te opinie są nieuzasadnione, ponieważ zarządzanie projektami nie jest tylko techniczną dyscypliną, lecz także częścią nauki o organizacji i zarządzaniu. Warto zwiększać świadomość na ten temat, aby poszerzyć zakres stosowania zarządzania projektami w różnych sektorach gospodarki.
Wszechstronność Zarządzania Projektami
Zarządzanie projektami jest przydatne w każdej dziedzinie działalności zespołów ludzkich i w całym życiu społecznym. Trudno znaleźć dziedzinę, w której zarządzanie projektami nie miałoby zastosowania. Niezależnie od tego, czy mówimy o bankach, fabrykach, firmach reklamowych, ministerstwach, jednostkach handlowych, międzynarodowych korporacjach, firmach usługowych, czy branży budowlanej – zarządzanie projektami ma swoje miejsce wszędzie. Dla przykładu, pierwszą metodykę zarządzania projektami w Polsce opracował pułkownik Stokalski, pracując w Wojskowej Akademii Technicznej.
Zarządzanie Projektami a Codzienne Działania
Czy zarządzanie projektami jest przeznaczone tylko dla działań nowatorskich? Oczywiście, w pierwszej kolejności dotyczy to innowacyjnych projektów. Jednak nowoczesne teorie zarządzania biznesem zakładają, że większość codziennej pracy jednostek organizacyjnych powinna być realizowana w formule projektowej. Dlatego tradycyjne organizacje zajmują się głównie księgowością, obsługą magazynów i produkcją na taśmach, które coraz częściej są zastępowane przez podejścia projektowe.
Zastosowanie Zarządzania Projektami w Różnych Sektorach
Zarządzanie projektami znajduje zastosowanie w wielu obszarach, takich jak:
- Produkcja, sprzedaż, usługi, rządzenie i badania
- Małe zespoły i międzynarodowe korporacje
- Dziedziny techniczne, finanse, budownictwo, motoryzacja, petrochemia, wojsko
Nie ma znaczenia, jakiego rodzaju prace wykonujesz – zarządzanie projektami jest efektywne w każdej sytuacji.
Korzyści z Zarządzania Projektami
Zarządzanie projektami przynosi wiele korzyści, takich jak:
- Wydajność i oszczędność: Zarządzanie projektami dostarcza „mapę drogową”, która pokazuje, jak osiągnąć cele, unikając błędów i zwiększając wydajność. W rezultacie, praca staje się bardziej efektywna.
- Satysfakcja klienta: Realizacja projektów zgodnie z planem, w terminie i budżecie, prowadzi do zadowolenia klientów, którzy mogą polecać firmę innym.
- Efektywność usług: Strategie stosowane w projektach są użyteczne również w przyszłych projektach, co zwiększa ogólną efektywność.
- Rozwój uczestników projektu: Pozytywne rezultaty motywują uczestników do dalszego działania i rozwoju.
- Wysoka pozycja na rynku: Zarządzanie projektami pozwala na kontrolowanie zaplanowanych zadań i zdobywanie przewagi nad konkurencją.
- Rozwój usług: Zwiększona wydajność prowadzi do większego sukcesu i poszerzenia usług.
- Elastyczność: Zarządzanie projektami umożliwia przewidywanie etapów i dostosowywanie strategii do zmieniających się warunków.
- Ocena ryzyka: Zarządzanie ryzykiem w ramach projektu pozwala na lepsze przygotowanie się do ewentualnych zagrożeń.
- Jakość: Wyższa jakość usług idzie w parze z efektywnością, co wpływa na pozytywne postrzeganie firmy.
- Komunikacja: Oprogramowanie do zarządzania projektami poprawia komunikację i transparentność, co ułatwia pracę zespołu.
- Kreatywność: Stosowanie standardów zarządzania projektami wspiera kreatywne myślenie i innowacyjność.
Kontrola w Zarządzaniu Projektem
Zarządzanie projektem pozwala na pełną kontrolę nad:
- Zakresem projektu
- Przebiegiem w czasie
- Wykorzystaniem zasobów (ludzkich, finansowych, rzeczowych)
- Komunikacją (przepływ informacji, raportowanie)
- Planami awaryjnymi (elementy zarządzania ryzykiem)
- Zaopatrzeniem i poddostawcami
Wpływ Czynników Zewnętrznych na Zarządzanie Projektami
Źródła zewnętrzne mogą wpływać na sposób prowadzenia działalności, na przykład:
- Zmiany związane z konkurencją i oczekiwania klientów, co może wymuszać dostosowanie technik zarządzania projektami
- Normy jakościowe i naciski ekonomiczne, które mogą wpłynąć na sposób realizacji projektów
- Czynniki polityczne, techniczne i społeczne, które również mogą mieć znaczenie
Wady Zarządzania Projektami
Choć zarządzanie projektami ma wiele zalet, istnieją również pewne wady, takie jak:
- Angażowanie zasobów, co może być kosztowne
- Wymaga dużo czasu, co może wpływać na inne aspekty działalności
- Może ograniczać elastyczność organizacyjną
Wyzwania Nowej Ekonomii i Organizacja Projektowa
Nowa Ekonomia wymusza szybkie zmiany i innowacje. Firmy, które odnosiły sukcesy, są te, które nieustannie się rozwijają i wprowadzają nowe rozwiązania. Wprowadzenie projektowej organizacji firmy może być rewolucyjną zmianą, z następującymi cechami:
- Każde działanie jest dobrze definiowane z celem biznesowym, datami, osobami odpowiedzialnymi i narzędziami kontrolnymi.
- Praca opiera się na uzasadnieniu biznesowym i kontroli rentowności.
- Zarządzanie pracownikami skupia się na osiąganiu celów i wyników.
- Rujnuje tradycyjne struktury organizacyjne na rzecz zespołów zadaniowych.
- Zakłada dużą zmienność zadań, elastyczność ról i ciągłe uczenie się.
Zmienność i elastyczność mogą być trudne, ale są kluczowe dla skutecznego zarządzania projektami i adaptacji do dynamicznego środowiska biznesowego.
Podsumowanie
Podsumowując, zarządzanie projektami oferuje wiele korzyści i minimalne straty. Metoda ta jest doskonałą opcją do poprawy efektywności i rozwoju firmy.
Comments are closed.