Zarządzanie projektem to kluczowy element sukcesu każdej firmy, szczególnie gdy mowa o sprawnej realizacji zadań przez zespół pracowników. W wielu organizacjach menedżerowie mogą uważać, że posiadają naturalne zdolności do kierowania projektami. Jednak intuicyjne zarządzanie zadaniami sprawdza się jedynie w nielicznych przypadkach. W codziennej pracy kluczowe jest opracowanie odpowiednich planów i harmonogramów prac, które ułatwiają bieżące zarządzanie projektami. Szczególnie zaawansowane zadania wymagają uporządkowania całego procesu ich realizacji. Mnogość informacji i prac do przeprowadzenia może być zbyt rozległa, aby zarządzać nimi bez odpowiedniego narzędzia, jakim jest karta projektu. W dzisiejszych czasach, dzięki technologii, można ją łatwo prowadzić w formie elektronicznej, co znacząco ułatwia zarządzanie projektami.
Czym jest karta projektu?
Karta projektu to dokument, który opisuje szczegóły dotyczące projektu. Jest to pierwszy krok w realizacji każdego przedsięwzięcia i stanowi podstawę do dalszego planowania działań. Poziom szczegółowości karty projektu może różnić się w zależności od skali projektu. Zaleca się jednak uwzględnienie nawet drobnych szczegółów, które mogą okazać się kluczowe w osiągnięciu końcowego sukcesu. Karta projektu zawiera istotne informacje takie jak cel projektu, zadania cząstkowe, harmonogram realizacji oraz kosztorys. Jej sporządzenie w formie elektronicznej daje dodatkową korzyść – łatwość modyfikacji w razie potrzeby.
Elementy karty projektu
Karta projektu powinna zawierać:
- Streszczenie przedsięwzięcia – krótki opis projektu i jego głównych celów.
- Definicje – wyjaśnienie terminów użytych w karcie projektu.
- Cel nadrzędny projektu – szczegółowe określenie celu, opis przedmiotu projektowania oraz wskazanie użyteczności projektu.
- Zadania cząstkowe – klasyfikacja zadań oraz rodzaje prac badawczych.
- Rezultaty – korzyści poznawcze, użytkowe i ekonomiczne wynikające z realizacji projektu.
- Przebieg procesu projektowego – plan działania krok po kroku.
- Nakłady finansowe – szczegółowy kosztorys.
- Opis prac studialnych i aplikacyjnych – analiza działań niezbędnych do osiągnięcia celu.
- Harmonogram – graficzne przedstawienie etapów realizacji projektu.
- Kosztorys projektu – zawiera koszty bezpośrednie i pośrednie.
Praktyczne zastosowanie karty projektu
Karta projektu nie jest jedynie formalnym dokumentem, ale praktycznym narzędziem do zarządzania projektem. Pomaga ona przedstawić całość przedsięwzięcia klientom, sponsorom oraz przełożonym w sposób jasny i uporządkowany. Karta projektu identyfikuje osoby odpowiedzialne za projekt, takie jak kierownik projektu, sponsor oraz lider zespołu, definiując przy tym ich role i obowiązki. Udostępnienie karty wszystkim pracownikom związanym z projektem buduje poczucie odpowiedzialności za realizację zadania.
Etapy tworzenia karty projektu
Karta projektu powinna być przygotowana przed rozpoczęciem realizacji przedsięwzięcia, najlepiej jeszcze przed prezentacją oferty klientowi. Pierwszym krokiem jest opisanie misji projektu, jego kontekstu oraz wizji. Ważne jest określenie celów projektu, trzymając się metody SMART (prosty, mierzalny, osiągalny, istotny i osadzony w czasie). Następnie należy przedstawić organizację projektu, wskazując kluczowe osoby i ich role. Kolejnym etapem jest stworzenie planu osiągnięcia celu, uwzględniając zależności i kluczowe założenia. Ostatecznie, identyfikacja ryzyka projektu pozwala na przygotowanie się na różne ewentualności.
Wnioski
Karta projektu to fundament zarządzania projektem. Przemyślany dokument, który szczegółowo określa cele, zasoby oraz harmonogram, jest niezbędny dla sukcesu każdego przedsięwzięcia. Jej tworzenie powinno być wspólnym wysiłkiem całego zespołu projektowego, co zwiększa zaangażowanie i odpowiedzialność za realizację projektu. W dzisiejszych czasach, elektroniczne narzędzia do zarządzania projektem dodatkowo ułatwiają pracę i dostęp do kluczowych informacji. Dzięki dobrze przygotowanej karcie projektu, zarządzanie pracami staje się bardziej efektywne, co znacząco zwiększa szanse na powodzenie projektu.
Comments are closed.