Projekt unijny to zazwyczaj kompleksowe przedsięwzięcie, które wymaga od menedżera nie tylko umiejętności zarządzania projektami, ale także wiedzy z zakresu zarządzania kadrami i finansami. Kluczowe jest, aby menedżer wiedział, jak efektywnie prowadzić współpracę między partnerami i jak reagować w sytuacjach kryzysowych. Przed rozpoczęciem starania się o dotację na projekt unijny, istotne jest skonstruowanie przemyślanego planu zarządzania projektem oraz poznanie zasad dotyczących działalności zgodnie z prawem unijnym, specyfiką projektu i organizacją dokumentacji oraz księgowości.
Plan zarządzania projektem
W przypadku projektów unijnych o wartości miliona lub więcej złotych, jednoosobowe zarządzanie projektem może być niewystarczające. Nawet najbardziej wykwalifikowany menedżer może mieć trudności z efektywnym zarządzaniem takim przedsięwzięciem. Projekty unijne są złożone i wymagają szczegółowego planu zarządzania projektem, który powinien obejmować wszystkie aspekty funkcjonowania, w tym zarządzanie personelem, finansami oraz współpracą z partnerami.
Plan zarządzania projektem unijnym powinien zawierać:
- Harmonogram prac,
- Plan finansowy,
- Plan potrzeb w zakresie zasobów ludzkich,
- Opracowanie różnych scenariuszy zdarzeń (optymistycznych i pesymistycznych).
Należy pamiętać, że nie wszystko zawsze przebiega zgodnie z planem. Warto uwzględnić margines czasowy na ewentualne opóźnienia.
Koordynator projektu unijnego
W dużych projektach unijnych zaleca się wyznaczenie koordynatora projektu, który zajmie się zarządzaniem personelem i nadzorem nad realizacją zadań. Koordynator powinien zaplanować obowiązki dla każdego członka zespołu oraz monitorować postępy w pracy. W przypadku szerokiego zakresu projektu, pomocny może być asystent, który wesprze organizację działań.
Koordynator projektu odpowiada za przygotowywanie sprawozdań do instytucji przyznających dotacje unijne oraz pełni ważną rolę w zarządzaniu projektem, w tym:
- Budowanie relacji interpersonalnych,
- Przetwarzanie informacji,
- Podejmowanie decyzji i ponoszenie ich konsekwencji.
Koordynator pełni również funkcje lidera zespołu, rozwiązuje problemy, deleguje odpowiedzialność i wspiera rozwój członków zespołu.
Planowanie współpracy
W przypadku projektów unijnych, które wymagają specjalistycznych umiejętności lub zasobów przekraczających kompetencje zespołu, koordynator powinien rozważyć współpracę z podmiotami zewnętrznymi na zasadzie outsourcingu. Należy to zaplanować przed złożeniem wniosku o dotację. Można zawrzeć umowę partnerską, która określi prawa i obowiązki obu stron.
Finanse pod kontrolą
Zarządzanie finansami w projektach unijnych jest kluczowe. Koordynator projektu odpowiada za merytoryczną stronę wydatków, podczas gdy księgowy zapewnia ich zgodność z budżetem i przepisami. Przy większych budżetach istotne jest zatrudnienie wykwalifikowanego księgowego. Plan zarządzania projektem powinien uwzględniać budżet oraz środki na wynagrodzenia uczestników projektu.
Główne aspekty zarządzania finansami w projektach unijnych to:
- Tworzenie i nadzorowanie przepływów finansowych,
- Monitorowanie zapotrzebowania na gotówkę,
- Zarządzanie zmianami w budżecie i informowanie klienta o wydatkach,
- Tworzenie dokumentacji do wyboru wykonawców,
- Realizacja obowiązkowej promocji projektu,
- Wykonywanie innych działań związanych z zarządzaniem finansami.
Zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem jest kluczowym elementem zarządzania projektem. Proces ten polega na identyfikacji ryzyk i podejmowaniu działań mających na celu ich eliminację lub ograniczenie negatywnych skutków. W projektach unijnych należy również zwrócić uwagę na ryzyka specyficzne dla tych przedsięwzięć.
Typowe problemy związane z realizacją projektów unijnych to:
- Niezgodność z przepisami Komisji Europejskiej i prawem UE,
- Brak widocznych efektów projektu,
- Niewłaściwe zarządzanie środkami i projektem,
- Błędy w dokumentacji,
- Niewłaściwe wykorzystanie środków projektu.
Ułatwienia w zarządzaniu projektem unijnym
Koordynowanie pierwszego projektu unijnego może być trudne, zwłaszcza dla osób, które nie mają doświadczenia w tej dziedzinie. Warto zainwestować w profesjonalne aplikacje do zarządzania projektami, takie jak Taskbeat. Program ten umożliwia planowanie działań, tworzenie list zadań i budżetów, a także aktualizowanie projektów i budżetów w czasie rzeczywistym. Dzięki dostępowi dla pracowników, aplikacja wspiera zaangażowanie zespołu i sprawne zarządzanie projektem.
Firmy prowadzące działalność nastawioną na zysk mogą korzystać z dofinansowania przy realizacji projektów unijnych, współpracując z jednostkami publicznymi. Działając na ich zlecenie, mogą otrzymywać zaliczki na realizację projektów, co ułatwia finansowanie działań.
Podsumowując, skuteczne zarządzanie projektem unijnym wymaga solidnego planowania, efektywnego zarządzania zespołem, precyzyjnego nadzorowania finansów oraz umiejętnego zarządzania ryzykiem. Odpowiednie narzędzia i strategie mogą znacznie ułatwić realizację projektu i przyczynić się do jego sukcesu.
Comments are closed.