Tak, ale jak my to zrobimy?

Co dokładnie chcesz osiągnąć poprzez swój projekt?

Gdy już wiesz, jakie cele chcesz zrealizować i w jakim czasie, pojawia się pytanie: jak osiągnąć te cele? Tutaj kluczowa jest metodologia. Metodologia wpływa na planowanie, organizowanie i zarządzanie projektem. Chociaż jest niewidoczna, pozostaje jasno określona i stanowi podstawę skutecznego zarządzania projektem.

Znaczenie metodologii w zarządzaniu projektami

Metodologia to proces, który wdraża sposoby realizacji różnych działań w celu osiągnięcia zamierzonych celów. Na przykład, jeśli twoim celem jest zakup samochodu, możesz zastosować różne metodologie – takie jak zakup w komisie, przez internet, lub wybór roweru jako alternatywy. Ważne jest, aby strategia była dokładnie wyjaśniona i zrozumiana przez wszystkich uczestników projektu. W przeciwnym razie, trudniej będzie wykorzystać pełen potencjał metodologii.

Kluczowe elementy metodologii

1. Spójność – Wszystkie elementy projektu muszą tworzyć logiczną całość i wspierać realizację głównych celów. Dlatego ważne jest, aby każdy element projektu był zgodny z jego celami.
2. Efektywność – Konieczne jest maksymalne wykorzystanie dostępnych zasobów. W związku z tym, każda decyzja powinna mieć na celu poprawę efektywności zarządzania pracami i zadaniami.
3. Zgodność – Projekt powinien być zgodny z przyjętymi wartościami i zasadami. Należy pamiętać, aby słowa przekładały się na działania i aby metodologia była spójna z wartościami organizacji.

Metodologia powinna również promować współpracę i wspólne dążenie do celów. Warto również pamiętać, że metodologia różni się od metod pracy. Nie ograniczaj się tylko do przygotowania działań, a także nie obawiaj się, że plan może być zbyt skomplikowany. Najważniejsze jest, aby plan był sensowny i łatwy do wyjaśnienia.

Dobrze przygotowane projekty zapewniają skuteczne aplikowanie i prawidłowe rozliczenie, co z kolei przyczynia się do zasilenia budżetu przedsiębiorstwa z zewnętrznych źródeł finansowania.

Etapy zarządzania projektem

1. Zdefiniowanie projektu

Na tym etapie pojawia się pomysł na projekt. Różne koncepcje są tworzone, a przełożony ma za zadanie wybrać najlepszą z nich. Często pracownicy mogą mieć trudności z rozpoczęciem pracy nad nowym projektem, co może wynikać z zmęczenia ciągłą pracą umysłową. W związku z tym, ważne jest, aby przerwy były efektywne i aby zadania były dobrze rozdzielone, co zwiększa produktywność zespołu.

Podetapy:

• Określenie potrzeb, czyli co jest niezbędne do wykonania produktu.
• Zbieranie danych, przy czym należy pamiętać, aby były to informacje sprawdzone.
• Wybór narzędzi, które pozwolą zaspokoić potrzeby, a obecnie narzędzi jest wiele, więc nie powinno być z tym problemu.
• Wyznaczenie celów strategicznych, które są kluczowe dla określenia głównych celów i motywacji zespołu.
• Identyfikacja i ocena ryzyka, czyli stwierdzenie, co może pójść nie tak w projekcie oraz identyfikacja potencjalnych problemów.
• Szacowanie zasobów i wyznaczenie zespołu projektowego, czyli określenie, ile i jakich zasobów będzie potrzebnych do realizacji projektu oraz wybór zespołu.

2. Planowanie

Wybór projektu pozwala na stworzenie planu działań oraz organizację wykonywania zadań. Na początku opracowujemy plan początkowy, który zawiera wszystkie wymagania dotyczące realizacji projektu oraz korzyści, jakie przyniesie on firmie. Następnie tworzymy szczegółowy plan, który określa kamienie milowe, podział obowiązków oraz zasoby konieczne do realizacji projektu.

Podetapy:

• Szczegółowa analiza danych.
• Określenie zakresu, który obejmuje produkty końcowe, normy jakości, zasoby i działania.
• Stworzenie ogólnego planu działania.
• Zaplanowanie budżetu i wydatków.
• Określenie struktury pracy.
• Powołanie zespołu projektowego.
• Określenie procedur komunikacji i jakości.
• Szacowanie ryzyka.
• Zatwierdzenie lub odrzucenie projektu.

3. Realizacja

W etapie realizacji wykonujemy wcześniej zaplanowane zadania. Sposób realizacji zależy od specyfiki projektu, dlatego ważne jest stałe monitorowanie i koordynowanie prac. Pomimo potrzeby kontroli, należy również utrzymać dobrą atmosferę w zespole, co zwiększa motywację do pracy.

Podetapy:

• Pozyskanie zasobów.
• Motywowanie zespołu.
• Aktualizacja planów.
• Realizacja zaplanowanych prac.

4. Kontrola projektu

Kontrola projektu trwa przez cały czas jego realizacji, od początku do końca. Jest to niezbędne, aby upewnić się, że wszystkie cele projektu są realizowane. W tej fazie przeprowadza się weryfikację postępów i monitorowanie odchyleń od pierwotnego planu.

Podetapy:

• Kierowanie, śledzenie, przewidywanie i kontrola zakresu, jakości, czasu i kosztów.
• Zarządzanie ryzykiem.
• Weryfikacja zakresu i celu projektu.
• Audyt techniczny i finansowy.

5. Zakończenie projektu

Na ostatnim etapie ustalamy, czy wszystkie zadania zostały pomyślnie zakończone i czy efekt końcowy spełnia oczekiwania klienta. Tworzymy raporty końcowe oraz zapewniamy wsparcie techniczne, które będzie czuwało nad produktem po jego wdrożeniu.

Pytania do rozważenia podczas zakończenia projektu:

• Czy rezultaty projektu były zgodne z oczekiwaniami klienta i kierownika projektu?
• Czy zespół wykonał poszczególne zadania zgodnie z planem?
• W jaki sposób zebrane informacje mogą być przydatne w realizacji kolejnych projektów?
• Czy metodologia zarządzania projektami okazała się skuteczna?

Po zakończeniu projektu możemy wprowadzić produkt na rynek. Dobrze zarządzane projekty prowadzą do sukcesu, a środki zasilają budżet kolejnych przedsięwzięć.

Narzędzia wspierające zarządzanie projektami

• DotProject – Narzędzie do organizacji i planowania pracy, z dostępem do forum użytkowników.
• GanttProject – Darmowe narzędzie do tworzenia wykresów Gantta, zarządzania zasobami i współpracą zespołową.
• GroupCamp Projekt – Aplikacja umożliwiająca synchronizację kalendarza z zadaniami projektowymi, zintegrowana z Gmail i Google Apps.
• Project HQ – Aplikacja do zarządzania projektami z wbudowanymi narzędziami do monitorowania postępu i zarządzania zadaniami.
• ProjectPier – Otwarty kod źródłowy, umożliwiający zarządzanie wiadomościami, przesyłanie i zarządzanie plikami.
• TaskJuggler – Narzędzie open-source do zarządzania zadaniami, zasobami i kosztami, wspierające analizę ryzyka.
• TaskBeat – Aplikacja do zarządzania firmą, umożliwiająca planowanie pracy, kontrolowanie kosztów oraz poprawę komunikacji w zespole.

Zarządzanie projektami, zarządzanie pracami oraz zarządzanie zadaniami są kluczowe dla skutecznego przeprowadzenia projektu od początku do końca. Korzystanie z odpowiednich narzędzi i metodologii może znacząco zwiększyć szanse na sukces.