Kierownik projektu odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu projektem, dbając o efektywne wykorzystanie dostępnych zasobów, zgodność działań z harmonogramem oraz osiągnięcie zakładanych celów. Dzięki sprawnie działającemu systemowi informacyjnemu, zarządzanie projektami staje się bardziej precyzyjne, a wszelkie odstępstwa od planu mogą być szybko zidentyfikowane i skorygowane poprzez podjęcie odpowiednich działań naprawczych. W ten sposób kierownik projektu ma realny wpływ na końcowy rezultat, co jest istotnym elementem zarządzania zadaniami.
Finansowanie projektu
Każdy projekt wymaga odpowiedniego budżetu, który stanowi szczegółową ocenę wartości lub kosztu danego przedsięwzięcia. Budżet składa się z wydatków, czyli kosztów projektu, oraz wpływów, czyli surowców wykorzystanych w celu pokrycia tych kosztów. Istotne jest, aby budżet był zrównoważony – nie może być ujemny, ponieważ zabrakłoby środków finansowych, ani dodatni, szczególnie w przypadku projektów non-profit.
Zebranie niezbędnych funduszy na realizację projektu często stanowi wyzwanie. Pomimo trudności, jest to kluczowy element w zarządzaniu projektami. Bez odpowiednich środków finansowych wiele projektów nie mogłoby zostać zrealizowanych. Dlatego zbieranie funduszy wymaga profesjonalnego podejścia i nie może być traktowane marginalnie. Projekt, aby konkurować o środki, musi być innowacyjny, efektywny i oferować organizacjom wspierającym coś wartościowego w zamian.
Strategia finansowania projektu
Przed przystąpieniem do zbierania funduszy, należy upewnić się, że:
- Doskonale znasz projekt i organizację.
- Wierzysz w projekt i jesteś gotowy przy nim trwać.
- Jesteś przygotowany na ewentualne modyfikacje projektu.
- Masz dokładną listę zasobów potrzebnych do realizacji projektu.
- Posiadasz poparcie i zgodę wszystkich partnerów oraz członków organizacji.
Kiedy zwracasz się do firm o wsparcie finansowe, pamiętaj, że stajesz się uczestnikiem rynku. Twój projekt musi być konkurencyjny i atrakcyjny, ponieważ „sprzedajesz” nie tylko produkt, ale również wizerunek organizacji.
Oczekiwania sponsorów
Sponsorzy projektu oczekują przede wszystkim:
- Gwarancji, że projekt zostanie pomyślnie zrealizowany.
- Rozsądnego zarządzania funduszami zgodnie z przeznaczeniem.
- Dobrej reklamy i wymieniania ich nazw podczas wydarzeń związanych z projektem.
- Jasnego i dobrze zorganizowanego projektu.
- Solidnej księgowości oraz profesjonalnego zespołu.
- Wsparcia społeczności, w której projekt będzie realizowany.
W zarządzaniu projektem warto korzystać z różnych źródeł finansowania, takich jak środki własne, zaliczki, płatności refundacyjne, przychody firmy, a także kredyty bankowe lub fundusze pożyczkowe.
Zarządzanie budżetem projektu
Podczas wdrażania budżetu, kierownik projektu powinien:
- Dokładnie przeanalizować umowę oraz regulaminy, aby upewnić się, jakie koszty są kwalifikowane i jakie są terminy płatności.
- Monitorować płynność finansową projektu i rozważyć ewentualne zaciągnięcie kredytu, jeśli organizacja nie dysponuje wystarczającymi zasobami.
- Prowadzić ewidencję wydatków, najlepiej w arkuszu kalkulacyjnym, co ułatwia bieżące monitorowanie kosztów.
- Nie zostawiać niewydatkowanych środków na koniec projektu, lecz na bieżąco dokonywać zmian w przeznaczeniu środków.
- Dokumentować wszystkie wydatki, szczególnie faktury.
Zarządzanie kosztami w projekcie obejmuje planowanie, przydzielanie i wydatkowanie zasobów niezbędnych do realizacji zadań projektu. Obejmuje również szacowanie i nadzorowanie kosztów, co jest niezbędne do utrzymania kontroli nad projektem.
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Zarządzanie zasobami ludzkimi to kluczowy element zarządzania projektami. Obejmuje ono planowanie organizacyjne, które polega na określeniu i rozdzieleniu zadań, odpowiedzialności oraz podległości służbowej. Ważne jest również zapewnienie odpowiednich pracowników, którzy będą odpowiedzialni za realizację projektu.
Budowanie zespołu projektowego to proces, który często przebiega w kilku etapach, takich jak tworzenie, wzburzenie, normowanie i działanie. Zarządzanie zespołem projektowym polega na uzyskaniu od członków zespołu tego, co najlepsze, zarówno dla projektu, jak i dla ich własnego rozwoju.
Techniki przywództwa w zarządzaniu projektami
Przywództwo w zarządzaniu projektami to sztuka kreowania systemu, w którym lider i jego zespół pracują nad osiągnięciem celów z minimalnymi stratami. Obejmuje to planowanie, organizowanie, motywowanie, kontrolowanie i kierowanie zespołem. Barry Boehm sformułował kilka zasad zarządzania personelem, które mogą wspierać efektywne zarządzanie pracami:
- Zasada najwyższych uzdolnień: Wykorzystuj mniejszą liczbę, ale lepszych ludzi.
- Zasada odpowiedniości zadań: Przydzielaj zadania zgodnie z umiejętnościami i motywacjami pracowników.
- Zasada progresji kariery: Utrzymuj perspektywę rozwoju dla pracowników, aby zwiększyć ich zaangażowanie.
- Zasada równowagi zespołu: Twórz zespoły, które składają się zarówno z osób twórczych, jak i tych wykonujących zadania rutynowe.
Podsumowanie
Zarządzanie projektami to kompleksowy proces, który wymaga odpowiedniego planowania, zarządzania zadaniami i zasobami oraz efektywnego przywództwa. Kluczowe jest, aby kierownik projektu miał pełną kontrolę nad finansami, zasobami ludzkimi i realizacją zadań, co pozwala na osiągnięcie założonych celów. Skuteczne zarządzanie projektem to nie tylko umiejętność reagowania na bieżące problemy, ale również zdolność do przewidywania i minimalizowania ryzyka, co ostatecznie prowadzi do sukcesu całego przedsięwzięcia.
Comments are closed.