Aby spotkania były efektywne, kluczowe jest zrozumienie, co oznacza „efektywność” w kontekście zarządzania projektami. Efektywne spotkanie niekoniecznie musi kończyć się podpisaniem umowy czy zakończeniem transakcji. Najważniejsze jest, aby podczas spotkania nawiązać skuteczną komunikację i porozumienie z uczestnikami.
Nawiązywanie Kontaktu na Spotkaniu
Bez względu na temat spotkania, istotne jest, aby nawiązać kontakt ze wszystkimi jego uczestnikami. Nikt nie powinien zostać pominięty, ponieważ może to prowadzić do frustracji i negatywnych emocji. Kontakt nie musi ograniczać się tylko do rozmowy – nawet wymiana spojrzeń, potakujące ruchy głową czy gesty mają znaczenie. Taki „niemy” kontakt jest ważny w każdej pracy zadaniowej.
Jeśli jakiś uczestnik spotkania jest nieśmiały, warto zaproponować rozmowę osobistą. Być może wtedy łatwiej będzie mu wyrazić swoje zdanie niż na większym forum.
Organizacja Spotkania
W zarządzaniu pracami, ważnym krokiem jest organizacja spotkania. Należy ustalić, kto ma wziąć w nim udział i zaplanować dogodny termin. Dla spotkań z kontrahentami, najlepiej jest uzgodnić termin telefonicznie lub mailowo. W przypadku spotkań wewnętrznych, warto uwzględnić je w harmonogramie pracy.
Jeśli organizujemy spotkanie z zespołem projektowym, dobrze jest przeprowadzić je w czasie ich pracy, aby uniknąć negatywnych reakcji związanych z zajmowaniem czasu wolnego. Spotkania powinny być wpisane w grafiki pracy, do których dostęp mają wszyscy pracownicy. W tym celu można wykorzystać aplikacje do zarządzania czasem i tworzenia harmonogramów.
Przebieg Spotkania
Aby spotkanie było skuteczne, należy mieć ramowy plan. Powinien on uwzględniać maksymalny czas trwania spotkania – najlepiej, aby nie przekraczało godziny do półtorej godziny. Dłuższe spotkania mogą być męczące i mniej efektywne, ponieważ uczestnicy mogą stracić koncentrację.
Plan spotkania powinien zawierać kluczowe punkty do omówienia, aby niczego nie przeoczyć. Po zakończeniu spotkania warto podsumować wnioski w obecności uczestników, co zapewni lepsze zrozumienie i akceptację ustaleń.
Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu spotkaniami i skutecznej organizacji, możliwe jest zwiększenie efektywności pracy zadaniowej oraz poprawa komunikacji w zespole projektowym.
Comments are closed.