Zarządzanie projektami w modelu fixed price (stała cena) wiąże się z licznymi wyzwaniami, szczególnie w branżach, gdzie zakres prac jest trudny do oszacowania lub gdy projekt ma charakter innowacyjny. W projektach typu fixed price obie strony ustalają budżet oraz czas realizacji, co może stwarzać problemy, gdy nie ma ugruntowanego zakresu prac.
Gdzie sprawdza się model fixed price?
Modele fixed price są najbardziej efektywne w sytuacjach, gdzie łatwo oszacować nakłady, czas trwania oraz koszty, takich jak prace budowlane czy zamówienia publiczne na określone produkty i usługi. Niestety, model ten jest również stosowany w bardziej złożonych projektach, takich jak budowy obiektów czy realizacja usług artystycznych, mimo że może nie być idealny dla projektów eksperymentalnych.
Jak efektywnie zarządzać projektem fixed price?
1. Dokładna Specyfikacja: Przed podpisaniem umowy należy dopracować szczegółową specyfikację zamówienia. Wszelkie aspekty zamówienia, zarówno techniczne, jak i biznesowe, powinny być dokładnie opisane. Pracownicy odpowiedzialni za projekt muszą przygotować plan działania, określając sposób i czas realizacji zadań.
2. Szacowanie Pracochłonności: Kluczowe jest ustalenie, czy projekt jest możliwy do realizacji w ustalonym budżecie i czasie. Prace przygotowawcze powinny obejmować dokładne szacowanie pracochłonności oraz eliminację zadań nieistotnych lub niemożliwych do zrealizowania w ramach ustalonych limitów.
3. Opóźnienia i Bufory: Opóźnienia są normalne, dlatego warto ustalić jeden, większy bufor czasowy i budżetowy na realizację całego projektu. Często zaleca się bufor na poziomie 50% czasu i nakładów, co może być wystarczające w większości przypadków.
4. Zarządzanie Zmianami: Zmiany w projekcie fixed price są trudne, ale możliwe. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian, należy zamienić zadanie na inne, jednocześnie pamiętając, że może to wymagać rezygnacji z niektórych zaplanowanych działań.
5. Podział na Etapy: Projekt powinien być podzielony na mierzalne i zarządzalne fazy. Etapy powinny mieć długość, która jest akceptowalna zarówno technicznie, jak i zarządczo. Każdy etap powinien być oceniany i na podstawie wniosków z poprzednich etapów powinny być wprowadzane korekty.
6. Dokumentowanie i Kontrola: Każde zadanie powinno być dokładnie opisane pod względem funkcjonalnym, jakościowym i technicznym. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i błędów podczas realizacji. Dokumentowanie postępów oraz kontrolowanie ich zgodności z harmonogramem i budżetem jest kluczowe.
Zarządzanie projektem fixed price wymaga szczegółowego planowania i ścisłej kontroli. Poprawne przygotowanie oraz bieżące monitorowanie postępów są kluczowe dla sukcesu projektów w tym modelu
