Efektywny podział czasu pracy zależy oczywiście od specyfiki danej branży, a nawet danego stanowiska. W moim przypadku efektywny podział czasu zakłada że każde najkrótsze zadanie alokuje minimum godzinę mojego czasu, a każda godzina czasu wymaga kolejnej godziny czasu pracy koncepcyjnej.
Oznacza to że w ciągu typowego dnia pracy jestem w stanie uczestniczyć maksymalnie w czterech tematach, które maksymalnie zajmują godzinę czasu pracy – co w sumie zapełnia mój ośmiogodzinny czas pracy. Dla efektywnej pracy w ciągu tych ośmiu godzin potrzebuję godziny przerwy aby móc wstać od biurka, być może coś zjeść, oderwać wzrok od komputera.
Oczywiście, żaden z nas nie może pozwolić sobie na nie zajmowanie się niczym innym, zatem porządkowanie poczty, kalendarza i zadań to również zadanie na mojej codziennej liście obowiązków, w ramach którego poświęcam się całkowicie wyczyszczeniu skrzynki odbiorczej i przełożeniu niektórych wiadomości na zadania. W tym czasie pracy muszę również zaakceptować ewentualne spotkania, zapisać najważniejsze zadania na przyszłość.
Analogicznie, zbyt duże rozproszenie nawet na czterech poważnych sprawach w ciągu dnia powoduje spadek efektywności. Nikt z nas faktycznie nie jest w stanie wykonywać wielu zadań równolegle, choć wszystkim nam się wydaje że robimy to mniej lub bardziej doskonale. Faktycznie nasza efektywność jest największa jedynie dzięki ograniczeniu liczby różnych tematów w ciągu dnia, ewentualnie poświęcenie się co najwyżej paru ważnym.
Oznacza to że całkowity czas pracy danego dnia rozciąga się w moim przypadku do dziewięciu godzin, ale nie jest to dziewięć godzin pracy. Niektórzy dla zapewnienia efektywności czasu pracy wyznaczają sobie siedmiogodzinny dzień pracy i takie podejście do planowania czasu pracy spotykane jest bardzo często m.in. w Wielkiej Brytanii.
Comments are closed.