Zadaniowy system pracy przynosi wiele korzyści. Dzięki dekomponowaniu większych projektów na mniejsze, łatwiej podzielić się pracą oraz śledzić postępy realizacji większych projektów. Organizowanie pracy zespołu wokół ściśle określonych zadań to jedynie wstęp do korzyści, jakie niesie ze sobą wprowadzenie zadaniowego systemu pracy opartego o śledzenie kosztów i nakładów.
Często powtarzana mantra: „jeżeli czegoś nie kontrolujesz, nie zarządzasz tym” sprawdza się zarówno w pracy projektowej, jak i w pracy operacyjnej. W projektach dokładne śledzenie kosztów w czasie rzeczywistym jest równie ważne co samo śledzenie projektów. W pracy operacyjnej natomiast śledzenie nakładów niezbędnych do samego utrzymania procesów jest niezbędnym czynnikiem w ich wprowadzaniu i optymalizacji.
W jaki sposób zespół miałby ukończyć projekt, który w swojej podstawie nie opiera się o żadne ograniczenia dotyczące nakładów? Czynienie pewnych założeń, czy to w ujęciu dziennym, tygodniowym (lub „sprintowym”) co do nakładów niezbędnych na ukończenie prac jest niezbędne aby upewnić się że prace realizowane w projekcie mają szansę kończyć się zakładanym efektem – czy to w ujęciu horyzontu tak zwanego sprintu (zwykle 1-2 tygodni), czy to w ujęciu konkretnej daty zakładanej realizacji (lub okresu realizacji) projektu. Bez wyznaczenia celu w postaci definicji tego, jak ukończony projekt ma wyglądać oraz kiedy ma powstać – najpewniej albo będzie co najmniej opóźniony, albo nie powstanie przy spełnieniu jego głównych założeń.
W jaki sposób mielibyśmy wprowadzać procesy, które w swojej podstawie nie opierają się na porównaniu zysków i kosztów ich utrzymania? Samo wprowadzenie takiego lub innego procesu w firmie to zwykle znikomy ułamek kosztu utrzymania danego procesu. Prawdziwy koszt procesu mierzymy ilością czasu pracy i kosztów operacyjnych związanych z realizowaniem, poprawianiem, weryfikowaniem efektywności danego procesu. Efektywność danego procesu to całkowity koszt jego utrzymania porównany z brakiem procesu lub alternatywnym rozwiązaniem. Wprowadzanie danego procesu w firmie nie ma sensu, jeśli jego wprowadzenie nie przynosi firmie zysku, albo nie ogranicza kosztów.
Skuteczne realizowanie projektów oraz skuteczne wdrażanie procesów wymaga mierzenia kosztów. Kosztów, których mierzenia nie podejmują się popularne narzędzia do zarządzania projektami (takie jak Trello, Asana czy Jira), a które zbudowane są całkowicie na koncepcji dekomponowania projektów, zarządzania zadaniami, delegowania prac w zespole. Zastosowanie narzędzi takich jak TaskBeat pozwala na zarządzanie projektami i procesami z uwzględnieniem ich opłacalności i zasadności, a także mierzeniem tych wskaźników czasie realizowania projektów lub innym przedziale czasowym.
System zarządzania oparty na kontroli czasu pracy i kosztów zadań sprawdza się w projektach wymagających precyzyjnego budżetowania, ścisłej kontroli kosztów i raportowania. Jednak w środowiskach dynamicznych, gdzie priorytetem jest wartość dostarczana klientowi, może ograniczać elastyczność i motywację zespołu. Idealnym rozwiązaniem może być hybrydowe podejście, które łączy najlepsze aspekty obu systemów.
Projektując TaskBeat skupialiśmy się na stworzeniu narzędzia, które z jednej strony pozwoli na pewną elastyczność – chociażby poprzez brak systemowych blokad przekraczania zakładanych terminów i budżetów tam gdzie użytkownik lub menedżer uznają to za uzasadnione. Z drugiej strony staraliśmy się udostępnić narzędzie, które pozwoli na zwiększenie odpowiedzialności zespołu. TaskBeat to ciągła praca nad znalezieniem idealnego połączenia elastyczności i odpowiedzialności w pracy zadaniowej, a także platforma oferująca narzędzia mierzenia i poprawiania efektywności dostarczania projektów i prowadzenia pracy operacyjnej.
Comments are closed.