Metodologia

Koncepcja TaskBeat została opracowana biorąc pod uwagę głównie ludzkie rozumienie zarządzania działaniami. Dzięki uwzględnieniu pewnych aspektów związanych z realizacją prac w zespołach roboczych, w metodologii zastosowano metodologię pozwalającą na wyznaczeniu konkretnej listy zadań pozwalających zespołom i indywidualnym pracownikom na skupienie się nad konkretnymi zadaniami przewidzianymi do wykonania w określonej kolejności. W celu zapewnienia przejrzystości zadań zastosowano zasadę dekompozycji złożonych przedsięwzięć za pomocą hierarchii zadań. Hierarchia polega na dekompozycji złożonych przedsięwzięć (projektów) na poszczególne etapy, a te na poszczególne zadania, a te na poszczególne kroki zadań. Metodologia nie zakłada żadnej konkretnej liczby projektów, etapów, zadań i kroków. Faktyczna ilość zagnieżdżonych w sobie poziomów powinna zależeć jedynie od stopnia złożoności każdego indywidualnego przedsięwzięcia. Kolejność realizowanych zadań przez każdego pracownika wyznaczana jest poprzez położenie zadania należącego do danego pracownika względem hierarchii – zadania położone najwyżej, niezależnie od poziomu zagnieżdżenia, otrzymują najwyższy priorytet.

Innowacyjna metodologia pozwala na zarządzanie wieloma projektami, etapami, zadaniami, zgłoszeniami, budżetami, wydatkami oraz nakładami czasu i materiału operując tylko na dwóch koncepcjach: koncepcji zadania i koncepcji budżetu występującej w określonych relacjach wobec siebie nawzajem. Koncepcja pozwala zapanować nad procesem koordynowania prac zespołów roboczych w sposób spójny. Metodologia zakłada koncepcję realizacji i raportowania pracy oddającą rzeczywisty obraz postępów realizowanych zadań oraz kondycji finansowej przedsiębiorstwa w przejrzysty i oczywisty sposób.

W odróżnieniu od systemów reakcyjnych (takich jak: system zgłoszeń, zarządzania sprzedażą czy program księgowy), gdzie określone wydarzenia powstają w wyniku reakcji na działania zewnętrzne (takie jak: zamówienie, dokument) metodologia pozwala na proaktywne planowanie prac zespołu i szacowanie ich efektów ekonomicznych w przyszłości. Planowanie prac przed ich rozpoczęciem pozwala organizacjom na przewidzenie różnych scenariuszy realizacji danego przedsięwzięcia, a w określonych sytuacjach pozwala na zaniechanie realizacji określonych przedsięwzięć. Planowanie prac pozwala również znaleźć ewentualne przeszkody i utrudnienia, które mogą wpłynąć na brak możliwości realizacji danego planu.

Planowanie działań przedsiębiorstwa przynosi również dodatkowe korzyści. Poprzez wszelką wymianę opinii i rozważań dążymy do opracowania jak najskuteczniejszych metod ich rozwiązania. Dzięki temu już sam proces planowania prac pozwala nam podejmować właściwe decyzje dotyczące potencjalnych problemów, które mogą wystąpić w przyszłości, np. ograniczeń czasowych (czy uda się zdążyć na czas), ograniczeń zasobów (czy mamy odpowiednią liczbę pracowników), czy ograniczeń budżetowych (czy mamy wystarczająco dużo środków). Planowanie kolejnych przedsięwzięć może odbywać się z uwzględnieniem lekcji z realizacji poprzednich projektów, a także z uwzględnieniem wewnętrznych i zewnętrznych ograniczeń wpływających na proporcję okoliczności niemożliwych do przewidzenia względem przewidywalnych okoliczności.

Metodologia TaskBeat zakłada możliwość przedstawienia hierarchicznej listy zadań w listy ciągłej. Przedstawianie hierarchii zadań za pomocą ciągłej listy pozwala na uchwycenie pewnych widoków poprzez filtrowanie zadań w hierarchii i pokazywanie ich jako raportu zadań w określonej kolejności względem hierarchii, na przykład:
a) lista zadań przypisanych do (nie posiadają) określonego właściciela,
b) lista zadań nadchodzących zadań określonego pracownika,
c) lista zadań, których planowana data wykonania wypada w dzisiejszym dniu,
c) lista zadań, których planowana data wykonania już upłynęła,
d) lista zadań, które nie posiadają wyznaczonej daty wykonania,
e) lista zadań, które nie są przypisane do (nie posiadają) przypisanego właściciela.

Zadania przedstawione w sposób ciągłej listy wyznaczane są metodą chronologiczną, tj. w drodze inspekcji podzadań pierwszego zadania na głównej liście zadań wyznacza się kolejność zadań znajdujących się jako pierwszych na ciągłej liście. W drodze inspekcji drugiego i kolejnego zadania na głównej liście zadań wyznacza się zadania występujące jako kolejne na ciągłej liście zadań. Tą samą metodę wyznaczania chronologii zadań stosuje się dla każdego z podstawowych widoków określonych w metodologii TaskBeat.

Metodologia zakłada, że praca organizowana jest wokół zadań, przy czym każde zadanie może pełnić wiele funkcji: każde zadanie może być krokiem realizacji innego zadania, każde zadanie może być projektem i każde może być procesem. Zadania mogą pełnić różną funkcję w czasie. TaskBeat zakłada, że zadania układane są w postaci list w taki sposób, że każde zadanie może być umiejscowione jednocześnie tylko na jednej liście. TaskBeat organizuje zadania w ten sposób, że każda firma posiada główną listę zadań na której reprezentuje najważniejsze procesy i projekty, jak również indywidualne zadania realizowane w firmie. TaskBeat organizuje zadania w ten sposób, że każde zadanie może zawierać nieskończoną liczbę podzadań: zadania zagnieżdżone w innych zadaniach stają się krokami realizacji tych zadań, przykładowo: zadanie – określony etap projektu zagnieżdżone jest w zadaniu danego projektu. Zadania mogą mieć różna liczbę podzadań w czasie. Najprostsza implementacja zadań firmy składa się z listy rzeczy do zrobienia. Lista może być dowolnie zmieniana w czasie. TaskBeat zakłada, że niektóre główne zadania są procesami, np. zadanie polegające na polepszeniu czegoś zawsze wzbogacane będzie o dodatkowe kroki realizacji i metodologia nie zakłada, że takie zadania kiedykolwiek zostaną całkowicie ukończone, ale również te zadania da się oszacować pod względem nakładów czasowych i finansowych w czasie.

Wedle metodologii TaskBeat skomplikowane zadania mogą, a nawet powinny być rozdzielane na podzadania, dzięki czemu wykonanie złożonych zadań i sposób rozwiązania trudnych problemów stają się łatwiejsze. Wystarczy pracować według ustalonych kroków. Takie podejście ułatwia zespołom ich realizację. Koncepcja TaskBeat wprowadza w pełni zadaniowe podejście do realizacji prac. Istnieje ryzyko, że gdzie wprowadzenie wielu różniących się od siebie rozwiązań pozwala zarządzać dużą liczbą zadań (za pomocą list, notatek, kalendarzy), tam pojawi się fragmentacja i frustracja ( gdy nie udało się wykonać zadania zaplanowanego na dziś). TaskBeat przeciwdziała fragmentacji i konfliktom między zadaniami znajdującymi się na różnych listach, zarządzanych różnymi narzędziami, ponieważ zakłada, że całość prac realizowanych przez grupy robocze (np. w dużych przedsiębiorstwach) powinna być zarządzana w jednolity sposób.

Metodologia TaskBeat zakłada, że każde zadanie może posiadać podzadania. W ten sposób metodologia upraszcza zarządzanie projektami za pomocą list zadań o jasno określonych relacjach, uporządkowanych w drzewiastej hierarchii. Podzadania są definiowane i zarządzane w ten sam sposób co każde inne zadanie. Metodologia TaskBeat zakłada, że każde zadanie może jednocześnie stać się projektem lub etapem poprzez dodanie do niego podzadań tam, gdzie jest to wymagane. Metodologia nie zakłada żadnej maksymalnej liczby zadań znajdujących się na liście oraz nie zakłada maksymalnej liczby zagnieżdżeń zadań, aczkolwiek specyficzne narzędzia implementujące metodologię TaskBeat mogą posiadać pewne ograniczenia co do liczby i zagnieżdżeń zadań. Jednocześnie metodologia zachęca do eksperymentowania oraz nauki, która pozwoli na wypracowanie odpowiedniej liczby podzadań dla danego zespołu projektowego oraz konkretnego przedsięwzięcia, które zespół realizuje.

Metodologia TaskBeat zachęca do rozbijania zadań na najmniejsze możliwe jednostki warte śledzenia w systemie. Czasami zdarza się, że z powodu złożoności pewnych prac niektóre zadania zostaną rozplanowane na podzadania na kilku poziomach. W przypadku prostszych i bardziej przewidywalnych prac takie rozbicie zadań nie jest konieczne, jednakże w przypadku złożonych przedsięwzięć metodologia zakłada, iż rozbijanie zadań oraz wyznaczanie indywidualnych estymatów pozwoli na zastosowanie prawa dużych liczb, tj. przy dużej liczbie podzadań błędy wynikające z niedoszacowanych estymatów wraz z błędami przeszacowania anulują się wzajemnie, oddając prawdopodobny wynik końcowy dla realizacji całości przedsięwzięcia. Zastosowanie odpowiedniej szczegółowości w rozbijaniu zadań uzależnione jest od wielu czynników: stopnia pewności co do realizowanego przedsięwzięcia, doświadczenia zespołu w zakresie realizowanych prac, potrzeby dokładnego szacowania nakładów czasowych.

Metodologia TaskBeat pozwala pracować na różnych poziomach zagnieżdżenia jednocześnie. Możemy pracować z zadaniem, które posiada podzadania lub pracować z konkretnymi podzadaniami, lub z zadaniami na różnych poziomach jednocześnie. TaskBeat zakłada, że czasami nie potrzebujemy rozbijać każdego zadania na podzadania lub nie wiemy którego podzadania dotyczy nasza praca, przykładowo: zadanie marketing reprezentujące proces marketingowy może posiadać wiele podzadań. Czasami pracownikom jest łatwiej logować czas pracy w konkretnych podzadaniach reprezentujących projekty marketingowe lub klientów, z którymi pracują. Czasami jednak łatwiej jest logować czas, wydatki oraz komentarze bezpośrednio w zadaniu marketing, jeżeli wykonywana praca nie może być bardziej skonkretyzowana. TaskBeat wspiera takie scenariusze i oferuje w tym celu możliwość logowania komentarzy, czasu pracy lub kosztu na dowolnym poziomie abstrakcji zadania, przykładowo: wykonaliśmy pracę marketingową dla klientów, ale nie w ramach żadnego konkretnego projektu.

Metodologia TaskBeat sprawdza się tak dobrze, ponieważ pozwala oddzielić dwa główne procesy: opracowanie właściwej kolejności zadań (konieczne, do wykonania na później, zadania opcjonalne) od procesu ich realizacji. Tym samym możemy skupić się na planowaniu zadań i ich realizacji- jako na osobnych, niezależnych od siebie procesach.

TaskBeat wprowadza jedną listę priorytetów dla całego zespołu, której częścią jest lista spraw danego pracownika. Skupia się na pokazaniu zadań w taki sposób, aby uwzględnić relacje różnych list względem siebie i wyznaczyć kolejność ich realizacji. TaskBeat proponuje koncepcję zarządzania, w której priorytetem nie są sztywne ramy czasowe, ale kolejność wykonywania zadań. Zadania te organizowane są w ramach list, na których priorytet zadania wynika z kolejności na danej liście. Żadne dwa projekty nie są jednocześnie tak samo ważne, ponieważ i w tym przypadku posiadają wyznaczoną pozycję, nawet jeśli w praktyce realizowane są jednocześnie.

TaskBeat organizuje podzadania według dowolnej kolejności, która ustalana jest ręcznie przez właściciela danego zadania, przy czym zadania na liście głównej ustalane są przez lidera danej grupy roboczej lub właściciela firmy. Kolejność zadań może być zmieniana w czasie w miarę tego jak wymaga tego sytuacja oraz otoczenie firmy. Każda lista zadań zawiera zadania poukładane w sposób ręczny w ten sposób, że zadania znajdujące się na górze listy powinny być rozumiane jako ważniejsze od zadań znajdujących się na dole listy. Kolejność zadań na liście wyznacza logiczne zależności między zadaniami, jednocześnie wyznaczając kolejność ich realizacji przez członków zespołu. W ten sposób zadania posiadają określony priorytet względem siebie, a priorytety zadań leżących na różnych listach nigdy nie konfliktują się. Pilność danego zadania jest osobną cechą każdego zadania i jest wyznaczana przez ustalony termin realizacji zadania.

Metodologia TaskBeat pozwala na definiowanie pracy zorientowanej zadaniowo w kontekście zarówno określonej społeczności, jak również indywidualnej osoby pracującej zgodnie z metodologią TaskBeat. Metodologia przyjmuje, że prace realizowane są w ramach pewnej przestrzeni roboczej zwanej Kontekstem. Kontekst wyznacza przestrzeń roboczą i organizuje prace osób pracujących w jednym zespole, posiadających równe prawa w ramach grupy. Oznacza to, że poza zadaniami prywatnymi pracownicy pracując w ramach tego samego kontekstu powinni posiadać równe prawa do modyfikacji i wglądu w całość planów i budżetów funkcjonujących w ramach danego kontekstu. Jedna firma może jednocześnie posiadać wiele kontekstów wyznaczając granice widoczności pomiędzy różnymi działami lub grupami roboczymi.

TaskBeat zakłada, że jedynie właściciel zadania może ustalać kolejność kroków realizacji swojego zadania, przy czym każdy krok realizacji zadania może być delegowany do innego pracownika, który stanie się właścicielem tego podzadania. Zadania nie posiadające właściciela mogą być zmieniane przez dowolnego pracownika.

TaskBeat zakłada dowolność zmiany planu w zakresie tego co, kiedy i w jakiej kolejności, zakładając jednocześnie, że istnieje porozumienie pomiędzy pracownikami a menedżerami, polegające na delegowaniu zadań oraz braku zakłócania prac zespołu ciągłymi zmianami w planie realizacji poszczególnych kroków. TaskBeat zakłada dowolność zmiany planu w zakresie tego co, kiedy i w jakiej relacji do innych zadań, zakładając, że zadania delegowane będą do różnych pracowników dając swobodę kolejności realizacji kroków pracownikom i możliwość wglądu w ogólny stopień ich realizacji osobom, które zadania oddelegowały.

Metodologia TaskBeat zakłada, że ukończone zadania zwracane są osobie, która zleciła ich realizację poprzez przypisanie właściciela zadania do zlecającego w momencie, gdy postęp ukończenia osiągnie wartość 75% (lub domyślnie zostanie oznaczone statusem: ukończone). W ten sposób osoby delegujące realizację zadań współpracownikom mogą kontrolować zarówno postęp, czas jak i budżet realizacji zadania w momencie jego ukończenia. Przypisanie zadania zlecającemu zamyka w ten sposób pętlę realizacji zadania, pozwalając na zlecanie i nadzorowanie realizacji bardzo dużej liczby zadań współpracownikom, co sprawdza się szczególnie w przypadku małych firm realizujących wiele zleceń jednocześnie. Zlecający może ocenić czy zadanie zostało ukończone we właściwym czasie, budżecie, oraz czy zostało wykonane właściwie. Jest to moment, w którym zlecający może “zamknąć” zadanie oznaczając je jako ukończone w 100% (lub domyślnie wybierając status: sprawdzone) bądź też “zwrócić” zadanie do poprawek osobie, która je realizowała. Jest to moment, w którym obie strony mogą również ustalić wnioski z realizacji zadania i zalecić realizację kolejnych zadań w inny sposób.

Metodologia TaskBeat zakłada, że pewne zadania mogą być realizowane jednocześnie przez różnych członków zespołu, w zależności od zasobów przedsięwzięcia, na przykład kilka zadań znajdujących się na górze listy może być realizowanych przez różnych członków zespołu produktowego jednocześnie. Metodologia TaskBeat zakłada, że każde zadanie posiada jedną osobę odpowiedzialną za realizację danej listy lub zadania, czyniąc określonego pracownika “właścicielem” zadania lub listy. TaskBeat zakłada, że każde zadanie posiada co najwyżej jednego właściciela, tzn. realizacja określonej pracy może być powierzona jednemu wykonawcy, a zadanie posiadające podzadania posiada co najwyżej jednego określonego menedżera. Zadania nie posiadające właściciela są zadaniami oczekującymi na priorytetyzację i przydzielenie określonej osobie. W ten sposób TaskBeat przesuwa ciężar kontroli nad realizacją projektu z menedżerów projektów z powrotem do członków społeczności realizującej dane przedsięwzięcie. Dzięki temu narzędzie zwiększa zaangażowanie członków zespołu w realizację przedsięwzięcia oraz narzuca jasną odpowiedzialność za pomyślną realizację projektów, etapów lub zadań zawsze jednej określonej osobie w ramach projektu.
Uprawnienia zadań

TaskBeat zakłada, że tam, gdzie jest wiele list, tam może być wiele priorytetów, które ciężko ocenić w relacji jednej listy do drugiej, w szczególności uwzględniając zadania prywatne. TaskBeat rozwiązuje ten problem umieszczając zadania prywatne na wspólnej liście zadań i ukrywając drzewa, jak również indywidualne zadania oznaczone jako prywatne przed wglądem pozostałych członków zespołu. W ten sposób gwarantuje nie tylko, że zadania prywatne i zawodowe nie będą ze sobą kolidować, ale również, że zadania prywatne nigdy nie będą miały tego samego priortyetu co zadania zawodowe i zawsze zostaną wpasowane w jednolitą strukturę zadań do wykonania. Dzięki temu prywatne sprawy nie kolidują z zawodowymi, a różne projekty realizowane przez firmę jednocześnie nigdy nie mogą być tak samo ważne. Nawet jeżeli czujemy że są, TaskBeat organizuje pracę w taki sposób, że zawsze jeden jest ważniejszy od drugiego, dzięki czemu kolejność realizacji zadań jest zawsze jasna i wynikająca z kolejności, w jakiej zadania zostały dopisane do listy.

Metodologia TaskBeat zakłada, że każde zadanie może opcjonalnie zawierać estymat, czyli prognozę dotyczącą realizacji zadania, jeżeli taka prognoza jest możliwa do wyznaczenia. Możliwość prognozowania zadań i wyznaczania estymatów uzależniona jest od rodzaju realizowanych prac oraz doświadczenia zespołu. TaskBeat zakłada, że nie każde zadanie posiada wyznaczony termin realizacji i nie każde zadanie posiada wyznaczony budżet czasowy lub budżet finansowy. Według metodologii TaskBeat estymacje powinny być wyznaczane przez pracownika faktycznie realizującego daną pracę i będącego właścicielem danego zadania. Każde zadanie może otrzymać estymację w zakresie czasu niezbędnego na realizację zadania oraz kosztu, który może zostać poniesiony w związku z jego realizacją. Suma estymatów podzadań składa się na estymację zadania, przykładowo: dla zadania X posiadającego 5 podzadań prognozowanych jako do wykonania w ciągu 1 dnia każde i wiążące się z kosztem realizacji wynoszącym: 100 każde prognoza dla wykonania zadania X wynosi: 5 dni i koszt: 500, co jest wynikiem dodawania podzadań.

TaskBeat zakłada, że każde zadanie posiada stopień jego realizacji, który określa jego właściciel, przy czym stopień realizacji zadań posiadających przypisane kroki realizacji (utworzone podzadania) jest obliczany proporcjonalnie: na podstawie stopnia realizacji wszystkich przydzielonych podzadań oraz liczby godzin oszacowanych do zakończenia każdego podzadania. TaskBeat upraszcza sposób wyświetlania postępu realizacji zadań pokazując użytkownikowi procent w postaci termometru. Termometr podpisany jest procentem ukończenia zadania lub wyrażeniem: x/y gdzie x oznacza liczbę skończonych etapów, a y liczbę wszystkich etapów danego zadania.

Metodologia TaskBeat zakłada możliwość zaplanowania i umiejscowienia zadań w czasie wedle ustalonego porządku. Planowanie zadań w czasie polega na uwzględnieniu kolejności zadań znajdujących się na różnych listach w chronologiczny sposób, uwzględnieniu informacji o pozycji zadania względem innych zadań oraz planowanym nakładzie czasowym w ten sposób, że planowana data ukończenia zadania wyznaczona jest na podstawie daty ukończenia poprzedzającego zadania danego pracownika w ramach tej samej gałęzi prowadzącej do korzenia drzewa zadań dodając czas planowany na wykonanie zadania. Przykładowo, jeżeli zadania X i Y znajdują się w kolejności takiej, że zadanie Y ustawione jest w kolejce za zadaniem X, a data ukończenia zadania X wypada w poniedziałek, a nakład czasu pracy zadania Y wynosi sześć godzin to data ukończenia zadania Y wypada we wtorek. Dzięki temu, że umiejscowienie zadań w czasie określone jest według powyższego schematu, jakiekolwiek opóźnienia w realizacji pozwalają na łatwą rekalkukację wszystkich zależnych zadań przy minimalnym nakładzie czasowym. Należy jednak zwrócić uwagę, że metodologia TaskBeat kładzie nacisk na kolejność realizacji zadań, nie na dokładne umiejscowienie w czasie.

Metodologia TaskBeat zakłada, że każde zadanie posiada status określony numerycznie jako procent wykonania (na skali od 1-100). Określonym wartościom procentowym przypisywane mogą być statusy opisowe specyficzne dla rodzaju pracy i nazewnictwa stosowanego w danej branży. Typowo zadania o statusie równym 0% oznaczane są jako “nowe”, czyli takie które nie posiadają jeszcze wyznaczonego estymatu, planowanej daty ukończenia oraz właściciela. Zadania o statusie równym 25% oznaczane są jako “przypisane”, czyli takie, które zostały przypisane do właściciela i przez niego zaakceptowane wraz z określeniem koniecznego nakładu czasu i kosztu na ich zakończenie. Zadania o statusie równym 50% oznaczane są jako “w trakcie”, czyli takie które obecnie są realizowane przez pracownika lub oczekują na wykonanie jakieś innej zależnej pracy. Zadania o statusie równym 75% oznaczane są statusem “wykonane”, co oznacza, że nie ma żadnych dodatkowych kroków, jakie właściciel zadania przewiduje wykonać w związku z danym zadaniem, a zadanie jedynie czeka na akceptację lub sprawdzenie przez osobę, która utworzyła zadanie bądź też zleciła jego wykonanie. Dopiero zadania o statusie równym 100% rozumiane są jako przyjęte i zweryfikowane.

TaskBeat zakłada, że każdy pracownik może dodać nowe zadanie do każdej listy, przy czym nowe zadania domyślnie przyjmują jako właściciela tego kto jest właścicielem zadania nadrzędnego lub nie posiadają żadnego właściciela i domyślnie posiadają najniższą pozycję na liście (nowe zadania dodawane są na końcu listy). Metodologia TaskBeat zakłada, że nowo utworzone zadania nie posiadają żadnego właściciela i zawsze dodawane są na końcu listy wraz ze statusem “Nowy”. W ten sposób metodologia zakłada, że nowe zadania mogą być tworzone w każdym momencie realizacji projektu pozwalając pracownikom na zgłaszanie własnych pomysłów. Nowo utworzone zadania mogą być w dowolnym momencie ocenione przez osoby odpowiedzialne za realizację przedsięwzięcia i dopiero przechodzą proces: a) priorytetyzowania, czyli ręcznego umiejscowienia nowego zadania na właściwej pozycji na bieżącej (lub innej) liście oraz b) przypisania, czyli określenia osoby odpowiedzialnej za realizację zadania.

TaskBeat rewolucjonizuje sposób zarządzania kategoriami różnych zadań poprzez zastąpienie koncepcji kategorii koncepcją tagów, które mogą być przypisane w dowolnej ilości do każdego jednego zadania oraz umożliwiając znajdowanie zadań na podstawie dowolnego tagu. Tag składa się z jednego słowa, np. faktura lub z wielu słów wprowadzonych do systemu jako jedna fraza. Koncepcja dodawania dowolnej liczby tagów do dowolnego zadania pozwala na przyporządkowanie wielu znaczeń i kontekstów każdego zadania. Dzięki koncepcji tagów możliwe jest przedstawienie zadań na płaskim widoku pokazując wszystkie zadania, które zostały oznaczone za pomocą określonego tagu wedle priorytetu, tj. kolejności występowania zadania na liście zadań wraz z podzadaniami, z zachowaniem ich kolejności w drzewie zadań.

Metodologia TaskBeat zakłada implementację wynagradzania pracowników za zrealizowane zadania. Wynagradzanie pracowników promuje: pracę zespołową, wykonywanie zadań na czas i w założonym budżecie. Wynagrodzenie opiera się na koncepcji: „punktów” i „lajków” przydzielanych pracownikom indywidualnie za przebieg i realizację zadań.

a) Lajki mogą być przydzielane wzajemnie przez pracowników w trakcie realizacji zadań. Pracownicy mogą oznaczać indywidualnych postępy w ramach zadania, jako „lubiane”.
b) Wynagrodzenie w postaci punktów przydzielane jest pracownikom za zrealizowane i zakończone zadania, proporcjonalnie do wkładu, jaki każdy pracownik wniósł w sukces w realizacji zadania. Punkty przydzielane są biorąc pod uwagę elementy czasu i kosztu, oraz innych parametrów. Jeżeli ukończenie zadania przez jednego lub wielu pracowników mieści się w przewidzianym czasie i koszcie pracownicy otrzymują dodatkowe punkty za zrealizowanie zadania.

Metodologia zakłada, że dokładny algorytm obliczania wynagrodzeń za zrealizowane zadania może różnić się od wersji do wersji, może być dostosowywany w przypadku każdego produktu implementującego metodologię, jak również każdego użytkownika korzystającego z metodologii TaskBeat.

Zarządzanie rentownością projektów to sposób pozwalający na zarządzanie projektami mający na celu maksymalizację zysku z prowadzonych projektów. Maksymalizacja zysku to osiągnięcie maksymalnego zysku ekonomicznego z prowadzonych działań projektowych. Metodologia zarządzania rentownością projektów w TaskBeat ma na celu na uchwycenie realnych przychodów i wydatków ramach poszczególnych projektów znajdujących się w portfolio projektów danej organizacji.

Zarządzanie rentownością projektów polega na określeniu portfolio projektów realizowanych przez organizację. W ramach każdego projektu określana jest lista zadań głównych niezbędnych do wykonania w celu zakończenia projektu. Każde zadanie może być dekomponowane na poszczególne etapy prowadzące do wykonania danego zadania. W ten sposób plan projektu określany jest strukturą zadań projektu przypominających strukturę drzewa. Struktura zadań może zawierać dowolną liczbę poziomów, a zadanie znajdujące się na najwyższym poziomie określa całość projektu.

Każde zadanie, bez być wycenione pod względem: spodziewanych dochodów oraz kosztów: kosztów bezpośrednich oraz kosztów czasu pracy niezbędnego do realizacji danego zadania. W przypadku projektów, w których zadania zostały zdekomponowane w sposób możliwie szczegółowy oszacowanie nakładów dla każdego zadania w hierarchii wpływa korzystnie na prawidłowe określenie nakładów całości projektów dzięki efektowi dużych liczb, tj takim w którym nakłady dla niektórych zadań zostaną przeszacowane, a niektóre niedoszacowane, a powstałe błędy wzajemnie się zniwelują.

Zgodnie z metodologią każde zadanie posiada przyporządkowaną kartę zadania przeznaczoną do rejestracji parametrów zadania takich jak: nazwy zadania, stopnia ukończenia i opisu czynności zadania oraz innych parametrów takich jak: lista osób odpowiedzialnych za realizację zadania, terminu realizacji zadania oraz innych parametrów zgodnych z wymaganiami danej organizacji lub konkretnego projektu. Dodatkowo karta zadania służy do rejestrowania szczegółowego przebiegu realizacji zadania w czasie, wliczając między innymi: koszty bezpośrednie oraz nakłady czasu pracy poszczególnych pracowników realizujących dane zadanie. Zarówno spodziewany jak i faktyczny czas pracy powinien zostać wymnożony przez stawkę za czasu pracy każdego pracownika realizującego zadanie.

Szacunki postępów realizacji powinny być określone na podstawie indywidualnego stopnia realizacji każdego zadania znajdującego się na najniższym poziomie struktury projektu. Postęp realizacji określany jest procentowo w ten sposób że 100% realizacji danego zadania oznacza że zadanie jest ukończone i nie wymaga żadnej dodatkowej pracy. Dla zadań zawierających etapy postęp realizacji określany jest jako proporcja sumy czasu niezbędnego do realizacji etapów do indywidualnego postępu realizacji każdego zadania. Przykładowo dla zadania Z1 zawierającego trzy zadania: Z1.1, Z1.2, Z1.3 wycenionych kolejno na: 1, 3, 5 godzin, których postęp realizacji wynosi kolejno: 20%, 40%, 60% postęp realizacji zadania Z1 wynosi: (((1*0.2)+(3*0.4)+(5*0.6))/(1+3+5))*100 = ((0.2+1.2+3.0)/9)*100 = (4.4/9.0)*100 = 49 (procent)

Szacunki kosztów oraz zysków powinny być sumowane w ramach zadań w ten sposób że: sumaryczna wartość spodziewanych zysków oraz nakładów obliczana jest poprzez zsumowanie szacunków danego zadania oraz zadań zarejestrowanych bezpośrednio ramach danego zadania jako jego etapy (pod-zadania). Sumując spodziewane zyski oraz nakłady na każdym poziomie zadań projektu otrzymujemy sumę spodziewanych zysków oraz sumę spodziewanych nakładów dla każdego projektu. Spodziewana rentowność każdego projektu może być określona jako proporcja spodziewanych zysków do spodziewanych kosztów. Faktyczna rentowność projektu określana jest jako proporcja faktycznie zarejestrowanych zysków do faktycznie poniesionych wydatków w związku z realizacją projektu.

Interpretacja wyniku rentowności polega na interpretacji wskaźników szacowanej i faktycznej rentowności każdego projektu wchodzącego w skład portfolio realizowanych projektów. Projekty których szacowana rentowność nie przekracza wskaźnika 1.0 nie powinny być podejmowane (będą nierentowne), a projekty których faktyczna rentowność nie przekracza wskaźnika 1.0 powinny być zaniechane lub wymagają zmian. Na decyzję o kontynuacji projektu wpływa określenie wskaźnika faktycznej rentowności projektu do stopnia jego realizacji, gdzie wartości faktycznych kosztów oraz faktycznych zysków są przemnażane przez bieżący postęp realizacji projektu w celu lepszego uchwycenia bieżącej rentowności projektu uwzględniając bieżący postęp jego realizacji.

1. TaskBeat jest autorską metodologią realizowania prac, jednak nie wymaga żadnego określonego narzędzia do implementacji w ramach grupy roboczej. TaskBeat to również nazwa narzędzia w postaci aplikacji internetowej implementującej niniejszą metodologię. Przedstawiona koncepcja nie wyznacza jednak żadnego konkretnego narzędzia, zakładając, że istnieje wiele możliwych implementacji koncepcji TaskBeat za pomocą wielu różnych narzędzi.
2. Metodologia TaskBeat została opracowana na podstawie badań w zakresie produktywności efektywności pracy realizowanych przez Taskscape Ltd z siedzibą w Londynie i jest chroniona przez Brytyjskie prawo autorskie oraz Umowy międzynarodowe. Kopiowanie, rozpowszechnianie lub wykorzystywanie niniejszego dokumentu w części lub całości wymaga pisemnej zgody właściciela dokumentu.