TaskBeat to rozwiązanie gotowe do użytku i dostępne w chmurze, ale jednocześnie z bardzo dużymi możliwościami dopasowania do potrzeb i wymagań danej organizacji.

W efekcie krótkiego projektu wdrożeniowego można wypracować w pełni dopasowane i zindywidualizowane narzędzie. Nowe funkcje opieramy na TaskBeat Framework, naszym autorskim rozwiązaniu do budowania portali intra- i internetowych. TaskBeat Framework dostarcza zestaw predefiniowanych obiektów biznesowych, przez co wdrożenie nowej funkcji systemu jest proste i szybkie.

TaskBeat to m.in. następujące możliwości dostosowania:

– wybór zestawu modułów i funkcji dostępnych dla użytkowników
– integracja z innymi firmowymi systemami IT
– wprowadzenie własnego firmowego nazewnictwa obiektów, funkcji i opcji
– dostosowanie do firmowej grafiki (CI – corporate identity)
– funkcje stworzone pod indywidualne potrzeby firmy w oparciu o platformę TaskBeat
– elastyczny, rozbudowany system definiowania uprawnień

W ramach wdrożenia proponujemy wsparcie lub wykonanie następujących czynności związanych z uruchomieniem TaskBeat organizacji:

– krótka analiza przedwdrożeniowa – określenie zakresu wykorzystania TaskBeat (wykorzystywane funkcje; grupy użytkowników aplikacji)
– przeszkolenie pracowników klienta odpowiedzialnych za uruchomienie TaskBeat
– konfiguracja opcji i ustawień aplikacji
– migracja danych (np. import danych pracowników z systemu HR)
– integracja TaskBeat z innymi firmowymi systemami IT
– wypracowanie modelu ról i uprawnień użytkowników TaskBeat
– dostosowanie wyglądu aplikacji do firmowego corporate identity
– transfer wiedzy do użytkowników – szkolenia, przygotowanie instrukcji i filmów instruktażowych
– zbudowanie w oparciu o platformę TaskBeat dodatkowych funkcji, odpowiadających potrzebom danej firmy

Kluczowym elementem pakietu TaskBeat jest możliwość integracji z istniejącymi systemami, jakie obecnie funkcjonują w firmie, w tym z ERP czy CMS. W ten sposób TaskBeat stanie się naturalnym uzupełnieniem i dopełnieniem istniejących rozwiązań IT.

Integracja pozwoli również pracować firmie z jednolitą bazą danych w różnych narzędziach (np. lista pracowników) lub stworzyć jedną platformę współpracy, automatyzując przepływ informacji między różnymi systemami (np. pracownik wprowadza wniosek o urlop w TaskBeat, zaakceptowany urlop jest zapisywany w systemie HR).

Interfejs TaskBeat jest realizowany w postaci otwartego API, działającego jako dostępny do wykorzystania WebService – w związku z tym sposób wykorzystania danych dostępnych w TaskBeat pozostaje do decyzji osób odpowiedzialnych za rozwój systemu, który z tych danych będzie korzystać.

TaskBeat posiada kilka naturalnych punktów styku z „tradycyjnymi” aplikacjami ERP, FI czy HR, np.:

– integracja z systemem ERP
– integracja z systemem finansowo-księgowym

TaskBeat to rozwiązanie bardzo intuicyjne w obsłudze i rozpoczęcie pracy z nim nie wymaga czasochłonnego przeszkolenia. Jednak zwłaszcza w wypadku dużej liczby osób, które mają korzystać z TaskBeat, zasadne może być zaplanowanie starannie przygotowanego transferu wiedzy.

W zależności od potrzeb proponujemy:

– szkolenia dla użytkowników z funkcji i procesów przez nich wykorzystywanych
– przygotowanie materiałów szkoleniowych (na potrzeby prowadzenia wewnętrznych szkoleń przez pracowników firmy)
– przygotowanie dedykowanych instrukcji stanowiskowych
– przygotowanie filmów instruktażowych

Korzyści
– łatwiejsze i szybsze osiągnięcie sprawności organizacji w pracy z nowym narzędziem
– odciążenie pracowników od konieczności przeprowadzania dodatkowych szkoleń wewnętrznych
– wyższy stopień akceptacji pracowników dla nowego narzędzia
– ułatwienie wdrażania nowych pracowników do pracy z TaskBeat w przyszłości

Każda organizacja korzystająca z TaskBeat ma możliwość wyboru jednej z gotowych skórek kolorystycznych, a także wgrania własnego logo, które będzie wyświetlane na każdym ekranie aplikacji.

Dodatkowo oferujemy znacznie szersze możliwości dostosowania wyglądu (layoutu) systemu do standardów graficznych Twojej firmy (Corporate Identity, key visual oraz dedykowane zdjęcia wizerunkowe).

Na podstawie dostarczonych wytycznych dostosowujemy następujące elementy TaskBeat:

• ekran logowania,

• standardowe tło dla wszystkich ekranów,

• gamę kolorystyczną,

• sposób ekspozycji logo.

Korzyści z personalizacji:

• wyższy stopień akceptacji systemu przez pracowników i łatwiejsze wdrożenie,

• postrzeganie TaskBeat jako naturalnej, zintegrowanej części środowiska pracy,

• spójność wizualna z innymi kanałami komunikacji firmy (strona WWW, intranet, materiały marketingowe),

• profesjonalny wizerunek w oczach partnerów zewnętrznych (w przypadku udostępnienia TaskBeat klientom lub podwykonawcom).

TaskBeat daje szerokie możliwości dostosowania funkcjonalności do potrzeb firmy, a nawet indywidualnych preferencji poszczególnych użytkowników. W efekcie firma może korzystać z funkcji i ról, które jeszcze lepiej dostosowują TaskBeat do jej specyfiki.

Indywidualne filtry wyświetlania danych
W TaskBeat każdy użytkownik może zdefiniować własne filtry wyświetlania danych w terminarzu, w tym listy pracowników według samodzielnie zdefiniowanych kryteriów, innych niż wynikające ze struktury organizacyjnej firmy. Na przykład szef sprzedaży definiuje dla siebie domyślny widok listy jako listę wszystkich osób z działu handlowego oraz dodatkowo wybranych współpracownkówy z działu logistyki; z kolei dla sekretarki można ustawić domyślne wyświetlanie wszystkich kierowników i członków zarządu.

Dedykowana pomoc kontekstowa
TaskBeat umożliwia modyfikację tekstów pomocy kontekstowej, dostępnych dla użytkowników pod ikoną z literą „i”. Można je rozbudować o informacje specyficzne dla danej firmy lub nawet całkowicie zastąpić standardowe teksty własnymi. Na przykład przy zgłaszaniu zapotrzebowań można dodać wyjaśnienia o procedurze akceptacji zakupów; zaś w module Licencje IT można umieścić kontakt do działu IT i informatyka odpowiedzialnego za zarządzanie licencjami na oprogramowanie.

Własne szablony uprawnień i role użytkowników
TaskBeat zawiera, oprócz zestawu typowych ról i uprawnień, specjalny mechanizm tworzenia nieszablonowych ról dla użytkowników. Przykładowo przełożony posiada uprawnienia do zatwierdzania zapotrzebowań, wniosków urlopowych i delegacji swoich podwładnych. TaskBeat daje możliwość zdefiniowania dodatkowej roli, która uprawnionemu użytkownikowi pozwoli na zatwierdzanie tych wniosków od pracowników z innych zespołów.

Korzyści
– jeszcze większy stopień dopasowania funkcjonalności TaskBeat do potrzeb firmy
– większy komfort pracy użytkowników dzięki uwzględnieniu ich indywidualnych preferencji w wyświetlaniu danych
– wyższy stopień akceptacji pracowników dla pracy i wprowadzania danych w TaskBeat dzięki dostępności pomocy przygotowanej specjalnie dla nich
– elastyczne dopasowanie procesów akceptacji, uwzględniające nie tylko formalną strukturę organizacyjną

Każda firma korzystająca z pakietu TaskBeat otrzymuje dostęp do dodatkowego, dedykowanego tylko dla niej systemu testowo-rozwojowego. Dodatkowy system może służyć m.in. do testowania i rozwijania nowych funkcji TaskBeat oraz szkoleń.

W systemie testowo-rozwojowym TaskBeat można wykonywać dowolne operacje, podobnie jak w środowisku produkcyjnym. Można go też podłączyć do innych systemów testowych w firmie. W zależności od preferencji klienta, dodatkowy system testowo-rozwojowy napełniamy danymi stanowiącymi kopię prawdziwych danych firmy wprowadzonych do TaskBeat lub też ładujemy system danymi fikcyjnymi. Środowisko testowo-rozwojowe jest dostępne dla firmy przez cały okres trwania abonamentu systemu produkcyjnego.

System testowo-rozwojowy można wykorzystywać do różnych celów
– testowanie nowych scenariuszy wykorzystania TaskBeat w firmie
– testowanie scenariuszy integracji TaskBeat z innymi systemami firmowymi
– testowanie nowych funkcji, udostępnianych w TaskBeat przez producenta aplikacji
– prowadzenie szkoleń dla pracowników – użytkowników TaskBeat w firmie

Korzyści
– większe możliwości rozwoju i dopasowania firmowej instalacji TaskBeat i wpasowania jej w istniejącą infrastrukturę organizacji
– rozwój kompetencji osób odpowiedzialnych za systemy IT organizacji i stworzenie warunków do samodzielnego dostosowywania i rozwoju TaskBeat w firmie
– dostępność darmowej platformy do prowadzenia wewnętrznych szkoleń z TaskBeat

TaskBeat, rozwiązanie dostępne w chmurze, intuicyjne i przyjazne w użytkowaniu, nie generuje problemów administracyjnych czy użytkowych, typowych dla „tradycyjnych” aplikacji IT.

W przypadku dużej skali wykorzystania TaskBeat w organizacji (szeroki zakres funkcji i/lub duża liczba użytkowników) rekomendujemy skorzystanie ze stałego wsparcia w formie umowy serwisowej.

Zakres, jak i sposób świadczenia serwisu (aplikacja serwisowa, e-mail, telefon) jest „szyty na miarę” i uzgadniany indywidualnie.

W zależności od potrzeb, serwis może objąć:

– administratorów odpowiedzialnych za firmową instalację TaskBeat
– użytkowników BeeOffice

Korzyści
– szybkie i sprawne rozwiązanie problemu administratora/użytkownika
– stała dostępność doświadczonych specjalistów
– pojedynczy punkt kontaktu (zespół Service Desk) niezależnie od przedmiotu zgłoszenia
– obsługa na podstawie stałej umowy i zapisów SLA (m.in. dotyczących czasu reakcji)

Rozwój TaskBeat o nowe funkcje jest znacznie łatwiejszy niż w przypadku wielu tradycyjnych firmowych systemów IT.

– Wiele nowych procesów można udostępniać w oparciu o istniejącą funkcjonalność (np. nowe rodzaje zasobów, objęcie Terminarzem TaskBeat kolejnych grup pracowników)

– Ciągle doskonalimy i rozwijamy funkcjonalność TaskBeat . Ponieważ jest to rozwiązanie dostępne w chmurze, z nowych funkcji mogą korzystać wszyscy klienci natychmiast po ich przygotowaniu (bez potrzeby złożonego i kosztownego upgrade’u)

– Specjalnie dla Waszej firmy możemy stworzyć i rozwinąć dowolną, nawet najbardziej specyficzną funkcję TaskBeat

BeeOffice jest oparte o TaskBeat Framework – elastyczną platformę rozwoju firmowych portali intranetowych i internetowych. TaskBeat Framework dostarcza zestaw kilkudziesięciu predefiniowanych „obiektów biznesowych” (m.in. struktura organizacyjna, pracownik, zamówienie, delegacja), które umożliwiają szybkie uruchamianie wsparcia TaskBeat dla nowych procesów.

W przypadku wymagań wykraczających poza standardową funkcjonalność aplikacji, TaskBeat Framework pozwala na szybką implementację zupełnie nowych funkcji, na podstawie bogatej biblioteki dla programistów. Dzięki temu w krótkim czasie możemy przygotować dedykowane rozwiązanie, spełniające specyficzne oczekiwania firmy.

Korzyści
– Obniżenie kosztów uruchamiania nowych funkcji
– Wykorzystanie najlepszych praktyk biznesowych na rynku
– Możliwość dopasowania do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa
– Zwiększenie wydajności pracy użytkowników
– Satysfakcja i komfort pracy pracowników