Jak dobrze zorganizować sobie miejsce pracy?

Przychodzisz do pracy pełen energii, siadasz do biurka, jesteś gotowy do działania i czujesz, że dzisiejszy dzień będzie faktycznie produktywny. Aby zacząć pracę potrzebujesz konkretnego dokumentu czy przedmiotu. Patrzysz po swoim biurku i wkoło niego i zdajesz sobie sprawę, że na w Twoim najbliższym otoczeniu jest bałagan i nie masz pojęcia, gdzie może być to, czego szukasz.

Zaczynasz przerzucać leżące papiery, przeglądać szuflady, przekładasz rzeczy z jednej na drugą stronę, wstajesz żeby poszukać w innym miejscu. Po jakimś czasie znajdujesz, to, czego szukałeś. Ale teraz jesteś już zdenerwowany, zmarnowałeś swój czas na coś kompletnie niepotrzebnego. Już wiesz, że nici z dobrze zapowiadającego się dnia pracy.

Miejsce naszej pracy ma zasadniczy wpływ na jej efektywność. Wielu z nas często nie zdaje sobie sprawy jak ważne jest przygotowanie biurka, przy którym pracujemy. Nie pomaga w tym z pewnością nieład, stosy nieposegregowanych dokumentów oraz ważne informacje zapisane na przypadkowych karteczkach. Dla tych, którzy operują wieloma sprzętami biurowymi, rozpraszające mogą być nawet kable, choć nierzadko nie mamy tej świadomości.

Bałagan na biurku – Ile to może kosztować?

Biurowa dezorganizacja powoduje sporek koszty, około 15–20 procent budżetu zakładu pracy rocznie.

Biurowa dezorientacja powoduje:

• nieefektywny czas pracy – przeciętny pracownik biurowy spędza 4 tygodnie rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg Wall Street Journal),

• koszt złych decyzji podjętych w związku z zagubieniem dokumentów – przeciętny pracownik biurowy gubi 1 na 20 dokumentów (w tym faktury, umowy),

• koszt ponownego opracowywania dokumentów, tworzenia duplikatów,

• koszt utraconego biznesu w wyniku złej/nieczytelnej prezentacji ofert,

• koszt papieru – przeciętny pracownik tworzy 19 kopii tego samego dokumentu,

• koszt odsetek od spóźnionych płatności w wyniku zagubienia faktur.

Jak zapanować nad chaosem na biurku

Władza nad dokumentacją

Chaos na półkach oznacza, że znalezienie potrzebnego dokumentu będzie bardzo trudne. Przy takim nastawieniu praca będzie bardziej obciążająca i po ośmiu godzinach poczujemy się bardzo zmęczeni. Porządkowania, odkładania na miejsce i segregowania można się nauczyć.

Wystarczy przez jakiś czas kontrolować wykonywanie prostych czynności, a wkrótce staną się one automatyczne.

„Biurkowy chaos w niewyjaśniony sposób jest jak wirus zarażał moją głowę będąc bodźcem utrudniającym jasne myślenie.”

Badania udowodniły, że osoby pracujące na nieuporządkowanym biurku, tracą przeciętnie półtorej godziny dziennie. Czas ten poświęcają na rozpraszanie swojej uwagi rzeczami zalegającymi na biurku, oraz na szukaniu potrzebnych przedmiotów.

To stracone 7,5 godziny tygodniowo, czyli prawie cały dzień pracy!

Mitem jest to, że niektórzy mogą efektywnie funkcjonować w „twórczym nieładzie”. Tak się tylko im wydaje… Jak mówi angielskie powiedzenie: „Co na widoku, to w umyśle”.

Te 1,5 godziny to sumaryczny czas, który ucieka jak kropla po kropli z nieszczelnego kranu. Oprócz straty czasu, ucieka też energia i skupienie na podjętych działaniach.

System 5S

System 5S powstał na bazie filozofii japońskiej. Jest zbiorem 5 prostych zasad i jednocześnie narzędziem usprawniającym organizację procesów i rozwiązań stosowanych w miejscu pracy. Rezultatem zastosowania zasad 5S jest poprawa efektywności miejsca pracy.

Skrót 5S pochodzi od pięciu japońskich słów, które są swego rodzaju zasadami działania systemu. Ich znaczenie jest następujące:

· Seiri (selekcja),

· Seiton (systematyzacja),

· Seiso (sprzątanie),

· Seiketsu (standaryzacja),

· Shitsuke (samodyscyplina).

Aby dobrze zrozumieć funkcjonowanie systemu 5S, należałoby wyjaśnić przebieg poszczególnych kroków:

· Krok 1 – Seiri (sortowanie)

Polega na podziale przedmiotów stosowanych w miejscu pracy na przedmioty niezbędne i zbędne. Niezbędność przedmiotu określana jest na podstawie częstotliwości jego użytkowania. Można przyjąć założenie, że należy usunąć wszystkie rzeczy, które nie będą użyte w ciągu najbliższych 30 dni. W ten sposób przedmioty zbędne zostają oznaczone czerwoną etykietką, a następnie usunięte z obszaru pracy.

Cel – Usprawnienie procesu, Redukcja kosztów

· Krok 2 – Seiton (systematyzacja)

Po wykonaniu segregacji opisanej w kroku 1., należy przejść do systematyzacji elementów, które pozostały w miejscu pracy. Opiera się ona na sklasyfikowaniu przedmiotów i ułożeniu ich w odpowiednich miejscach. Klasyfikacja obejmuje spis wszystkich rzeczy wg nazwy i ilości, a następnie przypisanie im konkretnego miejsca przechowywania. Przedmioty używane najczęściej położone są najbliżej oraz według kolejności używania. Tym samym rzeczy używane rzadko położone są w dalszej odległości. Na tym etapie powinna być również przeprowadzona ocena funkcjonalności stanowiska pracy i wprowadzenie ewentualnych jego udogodnień bądź zmian.

Krok 2 wprowadza również pojęcie tablicy cieni. Są to tablice, na których trzymane są narzędzia, a każde z nich ma swoje przypisane miejsce z dokładnie obrysowanym konturem. Pomaga to pracownikowi w szybkim zlokalizowaniu przedmiotu lub zauważeniu jego braku. W ten sam sposób należy oznaczyć położenie maszyn i dróg, po których można się poruszać.

Cel – Usprawnienie procesu (wzrost skuteczności i efektywności)

· Krok 3 – Seiso (sprzątanie)

Na tym etapie pracownikowi zostaje przypisany dokładny obszar, za którego systematyczne porządkowanie jest odpowiedzialny. Porządkowanie nie dotyczy jednak jedynie sprzątania, bowiem krok ten pozwala także na zapobiegnięcie potencjalnym awariom, przeprowadzenie przeglądów maszyn, ciągłą kontrolę stanowiska pracy, sprawdzenie stanu maszyn, podłóg, urządzeń i oświetlenia, a także zadbanie o schludny wygląd osoby pracującej na danym stanowisku.

Cel – Wzrost sprawności maszyn, Utrzymanie czystości urządzeń

· Krok 4 – Seiketsu (standaryzacja)

Standaryzacja odnosi się do zapisów w postaci procedur i instrukcji dotychczasowych dokonań, tak aby można je było trwale stosować i ulepszać. W procesie tworzenia tych zapisów uczestniczyć powinni pracownicy obsługujący dane stanowisko pracy, gdyż dzięki temu szybciej konkretyzowane są działania wykonywane w tym miejscu, a pracownicy w pełni rozumieją specyfikę wykonywanych czynności. Etap ten odnosi się do procesów operacyjnych (dział produkcji, magazynowanie i utrzymanie ruchu), jak i administracyjnych (księgowość, kadry, obsługa klienta).

Cel – Wzrost bezpieczeństwa i redukcja zanieczyszczeń przemysłowych
· Krok 5 – Shitsuke (samodoskonalenie)

Ostatni krok nawiązuje do ciągłego doskonalenia procedur otrzymanych w wyniku wprowadzenia pierwszych trzech kroków. W związku z tym oczekuje się od pracowników systematyczności i samodyscypliny w wykonywaniu czynności, a także tworzenia wniosków mających na celu ulepszanie dotychczasowych standardów. Narzędziem stosowanym do ciągłego doskonalenia systemu 5S jest regularnie przeprowadzany audit.

Cel – Wzrost świadomości i morale

Kilka wskazówek jak utrzymać porządek w miejscu pracy:

· Nieważne co sprzątasz biurko, szafę czy komodę – wszystko co się tam znajduje przenieś w jedno miejsce. Przez wykonanie tej czynności masz pewność że wszystko przejdzie przez twoje ręce, wszystko zostanie uporządkowanie.

· Przy sprzątaniu dziel przedmioty na trzy grupy. Pierwszą grupą będą rzeczy które wracają na swoje miejsce. Następną grupą będą przedmioty które w najbliższym macie nie będą użyteczne, można je przenieść w inne miejsce. Trzecią i ostatnią grupą będą rzeczy kompletnie nie przydatne, nie potrzebne juz, miejscem docelowym tych przedmiotów jest kosz na śmieci. Jeśli się ma ochotę można również dodać jeszcze jedną grupę w której umieścimy przedmioty przeznaczone na cele charytatywne.

· Nie zastanawiaj się nad grupą do której dodasz określony przedmiot, po prostu dodaj go do jednej z nich. Rozmyślanie czy dana rzecz się kiedyś przyda może być długie i bez końca. Podejmuj szybkie oraz pewne decyzje.

· Sprzątanie wszystkiego naraz może być męczące. Można rozplanować sobie cały cykl porządkowania przedmiotów na dłuższy czas. Dzięki rozplanowaniu mamy więcej czasu na inne czynności, a dodatkowo nie odczuwamy większego zmęczenia.

· Nie zapomnij komputer również należy do miejsca pracy. Należy również zadbać o porządek w komputerze. Usuń wszystkie nieużywane skróty pulpitu. Również można odinstalować wszelkie zbędne programy (łącznie z grami), które mogą powodować spowolnienie naszego komputera.

· Stare dokumenty nie koniecznie wyrzucajmy. Stary dokument można zeskanować i zarchiwizować na komputerze. Podobnego typu dokument może w przyszłości będziemy mieli do stworzenia.

· Zaplanuj sobie jak utrzymać porządek w miejscu pracy. Zaplanuj kiedy i gdzie odkładać używanie przedmioty (może to być zaraz po skończeniu pracy z przedmiotem lub na koniec dnia)

· Ciesz się z zasłużonego porządku jaki stworzyłeś. Bądź dumny z tego że wykonało się taki wielki krok ku zwiększonej produktywności i efektywności w pracy.

Reasumując, warto pozbyć się wszystkiego, co może rozpraszać naszą uwagę i zadbać o pewien ustalony przez nas samych porządek. Długopisy w jednym miejscu, posegregowane dokumenty, schludnie spięte kable, jeden porządny notatnik do zapisywania nagłych spraw, które mogą wyniknąć np. podczas rozmowy telefonicznej. Gdy dodatkowo na koniec każdego dnia pracy uprzątniemy wszystkie „nadprogramowe” przedmioty, które naturalną siłą rzeczy mają prawo gromadzić się w ciągu dnia, możemy mieć pewność, że przychodząc następnego dnia, z zapałem rozpoczniemy pracę.