Jak efektywnie zarządzać czasem?

Czas jest czynnikiem, który w zdecydowany sposób wpływa na efektywne wykonywanie działań, nie tylko na gruncie prowadzenia działalności gospodarczej, ale również w życiu codziennym. Brak czasu jest przyczyną złej realizacji projektów, bowiem poszczególni członkowie zespołu wykonują swoje obowiązki bez należytej staranności, po to tylko, aby zmieścić się w ściśle określonym terminie. Niestety, takie działanie najczęściej wychodzi na niekorzyść finalnych rezultatów projektowych i przekłada się na niezadowolenie zamawiających projekty. Wykazaliśmy już, że czas jest ważnym czynnikiem decydującym o powodzeniu danych przedsięwzięć. Powinniśmy podjąć stosowne kroki co do tego, by jak najbardziej efektywnie zarządzać czasem. Dzięki temu będziemy mogli zawsze wykonać wszystkie swoje obowiązki i jeszcze na dodatek zostanie nam chwila na zasłużony odpoczynek i relaks.

Etap I – Właściwa organizacja pracy

Pierwszym krokiem prowadzącym do wytworzenia systemu efektywnego zarządzania czasem, jest wypracowanie odpowiedniej organizacji codziennej pracy. Należy ją przede wszystkim usprawnić. Codziennie trzeba znaleźć czas na wykonanie rzeczy najbardziej pilnych i zarazem najważniejszych. Z drugiej strony, należy dążyć do skrócenia do niezbędnego minimum czasu, który niezbędny jest nam na wykonywanie rutynowych czynności, na przykład czytania otrzymanej poczty e-mailowej. Dzięki takim działaniom każdy pracownik jest w stanie osiągnąć maksymalną wydajność, nie tylko w pracy zawodowej, ale nawet w życiu prywatnym.

Trzeba podkreślić jak wiele wspólnego mają ze sobą organizacja pracy i zarządzanie czasem. Mówiąc krótko, dobra organizacja poszczególnych działań podejmowanych w pracy stwarza idealne warunki do efektywnego wykorzystania czasu. Automatycznie, jeśli źle zorganizujemy sobie codzienną pracę, wówczas nie będziemy mieli czasu na wykonanie wszystkich zadań. Co więcej, takie postępowanie powoduje, że każda pojedyncza czynność zabierze nam więcej czasu, niż powinna. Obniży więc naszą efektywność jako pracownika. Nawet niewielkie potknięcia w dziedzinie organizacji pracy mogą mieć decydujący wpływ na pomniejszenie ogólnej efektywności pracy. Jeden problem, wywołuje kolejny i całą ich lawinę, którą nie da się powstrzymać. Brak organizacji pracy wywołuje powstanie chaosu, który bynajmniej nie daje wysokiej skuteczności w działaniu. Osoba pracująca w takich warunkach nie wie, jakie zadania ma wykonać i od czego zacząć. Nie potrafi zidentyfikować priorytetów, ma zamęt we własnym terminarzu, jest źle przygotowana do spotkań z klientami i nie ma chwili na odpoczynek. Nie jest to dobra sytuacja i należy jej unikać. Stąd też wynika, jak ważne jest dobre zarządzanie czasem, a więc także swoją pracą.

Należy powiedzieć, że zła organizacja naszej pracy ma wpływ również na wszystkie osoby, które z nami współpracują, ponieważ one same wpadają w spiralę kłopotów z czasem i wykonywaniem obowiązków.

Pojawia się pytanie: jak dobrze zorganizować pracę? Najlepiej w tym celu skonstruować odpowiedni plan działania.

Etap II – Plan działania

Opracowanie planu należy postrzegać nie tylko jako spisanie wszystkich zadań do wykonania na dany dzień, tydzień, czy miesiąc. Trzeba też ustalić kolejność wykonywania działań i sposób weryfikacji planu. Przydatna przy tym okazuje się być odpowiednia aplikacja komputerowa, w której na bieżąco będziemy mogli nanosić zmiany w wyznaczonym planie.

Aby opracować plan, wedle którego będziemy pracować, należy spisać wszystkie zadania do wykonania, nawet te najbardziej błahe. Następnie trzeba oszacować czas na każde zadanie i dodać do niego czas na nieprzewidziane sytuacje. Kolejnym krokiem jest ustalenie priorytetów, którymi musimy się zająć natychmiast. Określenie zadań priorytetowych jest bardzo ważną częścią efektywnego zarządzania czasem.

Podczas wykonywania obowiązków zawodowych każdego dnia należy zaglądać do planu działań i analizować go. Jeśli wystąpiły nieprzewidziane okoliczności, warto nanieść je na plan i zweryfikować priorytety. Po wykonaniu każdego zadania można go „odhaczyć”, abyśmy wiedzieli, co już zrobiliśmy, a co jeszcze musimy zrobić. Proces ten powinien być wykonywany w dogodnym dla nas momencie, ale z czasem powinien stać się naszym nawykiem. Plan działania „na dziś” można wykonać w formie żółtych karteczek przyklejonych do monitora, czy na tablicy informacyjnej. Bardziej nowoczesnym sposobem jest naniesienie go do aplikacji komputerowej, w której zdecydowanie łatwiej można wprowadzać wszelkie zmiany w planie, czy dodawać do niego nowe zadania.

Etap III – Grupowanie zadań

Jeśli już skonstruowaliśmy plan działania i mamy przed sobą wypisane zadania do wykonania, powinniśmy je zebrać w oddzielne grupy. Można przyporządkować zadania do grup typu „najważniejsze”, „ważne”, „mniej ważne” i w takiej kolejności je realizować. Warto podkreślić, że takie dzielenie zadań na pewne kategorie jest najważniejszą zasadą efektywnego zarządzania czasem.

Etap IV – Korzystanie z terminarza

Terminarz prowadzony w sposób czytelny jest ważnym narzędziem zarządzania naszą pracą, a co za tym idzie – także czasem. Wystarczy spojrzeń na niego i już wiemy, jakie spotkania, gdzie i z kim mamy zaplanowane, w jakich urzędach czy firmach musimy się stawić itp. Stanowi on obraz dnia pracy. Jeśli mówimy o terminarzu menadżera, to powinien on być taki sam, jak terminarz prowadzony przez jego sekretarkę. Nie powinno być żadnych rozdźwięków pomiędzy tymi dwoma terminarzami. Nawet drobne zmiany mogą wpływać na efektywność pracy.

Planując każde spotkanie powinniśmy je zapisywać w kalendarzu, aby przypadkiem nie spóźnić się na rozmowę z ważnym kontrahentem, albo w ogóle nie stawić się w wyznaczonym miejscu. Trzeba dobrze planować czas każdego spotkania, które może się znacząco przeciągnąć. Nie można dopuścić do sytuacji, w której spotkania będą nakładać się na siebie, ponieważ w oczywisty sposób wywoła to poważne problemy. Sposób planowania spotkań i rozmów wpływa automatycznie na produktywność menadżera czy pracownika. Planując spotkanie należy przemyśleć:

Miejsce spotkania,
Godzinę rozpoczęcia,
Czas trwania,
Godzinę zakończenia – oczywiście tylko teoretycznie,
Możliwe utrudnienia wpływające na czas odbywania spotkania.

Wszystkie te elementy składowe planowania spotkania wpływają na cały terminarz na dany dzień. Planując na przykład spotkanie w czasie lunchu, raczej nie powinniśmy umawiać się na rozmowy bezpośrednio przedpołudniem. W takim przypadku jedno spotkanie mogłoby nachodzić na inne, w rezultacie albo byśmy zbyt wcześnie zakończyli jedną rozmowę, albo spóźnili na inną.

Etap V- Organizacja miejsca pracy

Miejsce pracy powinniśmy mieć tak przygotowane, abyśmy bez trudu mogli wykonywać swoje obowiązki. Bardzo ważny jest porządek na biurku. Znajdujące się na nim dokumenty i inne papiery powinniśmy posegregować i ułożyć w odpowiednim miejscu. Przydadzą się ku temu specjalne kuwety na dokumenty lub skoroszyty. O wiele łatwiej dzięki temu przyjdzie nam znaleźć konkretne pismo, jeśli będziemy tego w danym momencie potrzebować. Co więcej, w takim przypadku skrócimy czas poszukiwania dokumentu. Praca w chaosie istniejącym w naszym miejscu pracy raczej nigdy nie będzie efektywna, choć są oczywiście ludzie twierdzący, że w bałaganie najszybciej odnajdują to, czego im potrzeba. Na dłuższą metę takie działania nie mają jednak sensu, zwłaszcza, gdy nasi współpracownicy potrzebują dokładnie tych samych dokumentów co i my. Utrzymanie porządku się opłaca, nie tylko każdemu pracownikowi, ale również firmie jako ogółowi. Otóż, w przypadku naszej nieobecności w pracy ktoś inny będzie musiał przejąć nasze obowiązki i odnaleźć się w bałaganie na naszym biurku. Lepiej zawczasu ułatwić mu to zadanie i zaoszczędzić także jego czas. Nieobecność pracownika wywołana różnymi przyczynami nie może wpływać na efektywność funkcjonowania całej organizacji. Powinniśmy chociaż postarać się utrzymywać porządek na naszym miejscu pracy.

Etap VI – Wdrożenie systematyki

Systematyczność w pracy wpływa dobroczynnie na uzyskiwanie wysokiej efektywności przez pracowników. Co więcej, nasze indywidualne podejście do zarządzania czasem powinno być systematyczne. Musimy więc w sobie wyrobić pewne nawyki, które pomogą nam w konsekwentnym realizowaniu wszystkich działań, jakie uprzednio ujęliśmy w naszym planie dnia czy terminarzach. To, że postanowimy efektywnie zarządzać czasem jeszcze nie oznacza, że zwiększymy swoją skuteczność pracowniczą. Musimy w swoich działaniach wykazywać się daleko idącą systematycznością, ponieważ w innym przypadku cały nasz plan zarządzania czasem i pracą legnie po prostu w gruzach i nadal będziemy działać w chaosie. Wrócimy wówczas do punktu wyjścia.

Nie trzeba sztywno trzymać się wyznaczonego planu działania, bowiem dopuszczalne jest wprowadzanie pewnych zmian do niego, ale nie powinniśmy całkowicie zaburzać jego struktury z byle powodu.

Etap VII – Check list

Na każdy dzień powinniśmy przygotować tzw. check list, czyli listę kontrolną, na której możemy nanieść najważniejsze zadania do wykonania i odznaczać te, które już zostały zrobione – przez nas lub przez współpracowników, którzy pracują nad tym samym projektem. Każdym zadaniom czy dokumentom na liście warto nadać konkretne tytuły i nagłówki, które pozwolą na ich szybszą i łatwiejszą identyfikację w każdym momencie.

W zarządzaniu czasem należy stawiać na efekty działań i na ich wysoką jakość. Należy powiedzieć, że jakość sprzyja efektywnemu zarządzaniu czasem. Wszelkie podejmowane przez nas działania prowadzące do jak najlepszego wykorzystania czasu pracy powinny spełniać pewne standardy. Coś może zająć więcej czasu, ale rezultaty takiego działania są tego warte.

Zarządzający czasem zawsze powinni zostawić sobie pewien margines błędu, bowiem zawsze może stać się coś nieprzewidywalnego. Bez względu na to, jak wiele mamy do zrobienia każdego dnia, powinniśmy przeznaczyć pewien czas na przerwę i zregenerowanie sił do dalszej pracy. Zwiększymy wówczas swoją efektywność.