Jak efektywnie zarządzać pocztą elektroniczną

zarządzanie projektami

Efektywne zarządzanie pocztą elektroniczną nie jest oczywiste. 15 lat istnienia poczty elektronicznej siłą rzeczy uczy pewnych praktyk, którymi możemy podzielić korzystając z własnego doświadczenia. Oto krótki przepis jak ustawić i efektywnie korzystać z popularnego e-maila:

1. Przetwarzanie wiadomości. Przetwarzanie polega na kolejkowaniu wiadomości, według jednego prostego klucza. Czy jestem w stanie rozwiązać sprawę lub odpowiedzieć na pytanie teraz czy też potrzebuję na to czasu. Jeżeli jestem w stanie udzielić szybkiej odpowiedzi (na przykład tak lub nie) – po prostu odpowiadam i kasuję wiadomość. Jeżeli kwestia zawarta w wiadomości jest złożona, powinienem utworzyć zadanie w systemie do zarządzania projektami i przenieszę wiadomość do archiwum.

2. Archiwum wiadomości. Moja skrzynka posiada jeden folder nazwany “archiwum”. Niektóre programy pocztowe posiadają wbudowaną funkcjonalność archiwum (np. Gmail). Archiwum zawiera wszystkie wiadomości, które “przetworzyłem”. Regularnie w archiwum trzymam jedynie wiadomości utworzone najdalej 6 miesięcy temu. Przetrzymywanie wcześniejszych wiadomości kompletnie mija się z sensem, zatem ustawiam retencję archiwum na sześć miesięcy lub regularnie kasuję najstarsze wiadomości paczkami.

3. Reguły automatyczne. Nie byłbym w stanie znaleźć żadnej bieżącej wiadomości bez pewnych automatów, które dzisiaj można skonfigurować praktycznie w każdym systemie pocztowym. Automaty to reguły dla wiadomości o określonym temacie lub pochodzących z określonej domeny. Część wiadomości przetwarzania jest dzięki temu kompletnie automatycznie: wiadomości automatycznie lądują w folderze “News”, a oferty w folderze “Offers”, jako nieprzeczytane dzięki regułom poczty (każdy dostawca poczty ma takie).

Jak widać nie korzystam z poczty elektronicznej, jako skrzynki zadań: nie mam folderów typu ważne, nie zajmuję się oflagowywaniem wiadomości gwiazdkami. Powód jest prosty: przy dużej liczbie wiadomości takie zadania w poczcie po prostu nie sprawdzają się. To całkowicie normalne mieć 100 pilnych wiadomości, ale taka liczba nie powoduje, że można łatwo zadecydować, które z zadań zawartych w wiadomościach chcesz dzisiaj. Przy większej ilości trudno zadecydować, czym powinienem się zajmować najpierw. Nie zamierzam czytać wszystkich wiadomości, ani kasować tych na które nie mam w chwili obecnej czasu. Zamiast tego przetwarzam wiadomości i robiąc zadania odkładam na półkę “na później”.

Nie wyznaję zasady inbox zero. Inbox Zero to po prostu technika utrzymywania pustej skrzynki, co oznacza całą masę przenoszenia e-maili między różnymi folderami, ale to zupełnie bez wartości jeżeli każdy folder miałby zostać wypełniony setkami, jeśli nie tysiącami wiadomości. Wyznaję natomiast zasadę że poczta powinna być przeczytana, a nie wszystkie wiadomości wymagają mojej odpowiedzi od razu. Wiadomości na które nie odpowiem, nie skasuję lub nie utworzę zadania po prostu czekają (na więcej czasu, lub na lepsze czasy) Nie czuję się źle, bo w poczcie nie leży praca do wykonania – ta znajduje się w systemie zarządzania zadaniami.

Korzystam z TaskBeata, zatem moje zadania są odpowiednio podzielone i spriorytetyzowanie według takiej kolejności, jaką samodzielnie ustawię, a nie według kolejności od najstarszych do najnowszych, co zaciemnia obraz tego, co naprawdę pilnę. To w jakiej kolejności zajmę się zadaniami wynika zatem z tego na której “półce” odłożyłem każde poszczególne zadanie. Odkładanie co prawda odbywa się manualnie: wysyłam wiadomość na wskazany adres lub kopiuję treść do schowka i dalej do TaskBeata, ale to jest już mechanika i nie będę rozpisywał się w szczegółach jak ustawić scenariusz przekazywania zadań na skrzynkę w celu utworzenia w TaskBeacie. Ważne że każde zadanie ma swoją kolejność, unikatowy priorytet i zawsze wiem czym powinienem się zajmować najpierw, co wyznacza dedykowany program, a nie kolejność na liście wiadomości znaczona datą nadania.

Z tego samego powodu nie rozpoczynam dnia od zajmowania się ani nieprzeczytanymi, ani najstarszymi, ani oflagowanymi, ani (w żadnym wypadku) najnowszymi wiadomościami. Zamiast tego szukam w TaskBeacie tego co już zaakceptowałem jako zadanie, a kolejnymi zadaniami ze skrzynki pocztowej zajmuję się wyłącznie jeżeli mam na to czas. Codziennie zdejmuję “z półki” kilka zadań i wyznaczam im dzisiejszą datę, co oznacza że mam nadzieję zająć się nimi dzisiaj. Tak, oznacza to że ignoruję pocztę i ogromne opóźnienia w odpowiedziach czasami. Jestem mocno przekonany że zajmowanie się zadaniami nie polega na zajmowaniu się absolutnie wszystkim co przychodzi na moją skrzynkę, a nie jest spamem. Poczta jest pojemna, a moja skrzynka nie zawsze musi być koniecznie pusta.

Nawet jeżeli jako wierny od lat użytkownik BlackBerry mam możliwość zajęcia się każdym e-mailem od razu, zajmuję się tylko tymi, które wymagają ode mnie minimum pracy. Nauczyłem się że wiele zależy od wychowania swoich nadawców. Wychowanie nadawców w kulturze, w której rodzaj urządzenia, rodzaj pracy lub nawyk rozumiane są jako natychmiastowa dostępność ma krótkie nogi. Ludzie w końcu są w stanie wyprodukować każdą ilość e-maili, a w szczególności takich które wymagają więcej pracy przy rzetelnej odpowiedzi niż zajmuje nadawcom ich napisanie. Żeby jeszcze uprościć filtruję wiadomości które chcę dostawać na urządzenie. Do tego stosuję jeden z popularnych filtrów. Nie chcę dostawać wiadomości ani ofert, ani wszystkich powiadomień. Filtr na telefonie jest bardziej restrykcyjny niż automatyczny filtr antyspamowy, moje reguły w poczcie (patrz pkt 3), dzięki czemu moja poczta w kieszeni pozwala mi jeszcze lepiej skupić się na tym co naprawdę ważne.

Niezależnie od tego jak korzystasz z poczty jest jedna rzecz, którą mogę polecić każdemu kto dostaje wiele wiadomości. Nigdy nie angażuj się w czytanie wiadomości w tempie w jakim nadchodzą. Łatwo zgubić w ten sposób dużą część dnia. Istnieją poważne podstawy i teorie na gruncie psychologii, które potwierdzają że część z nas uzależnia się od ciągłego sprawdzania poczty, co wiążę się z tym jak nasz mózg reaguje na nowości. Warto ustalić sobie ustalone godziny lub przedziały czas pomiędzy sprawdzeniem poczty. W dawnych czasach pocztę odbierało się modemem, zatem trzeba było łączyć się co określoną liczbę godzin, następnie rozłączyć. W pewnym sensie w dawnych czasach takie “dozowanie” e-maili pomagało. Dzisiaj trzeba po prostu zamknąć program (lub zakładkę) i ustalić harmonogram sprawdzania poczty samodzielnie.

Na sam koniec wspomnę jedynie że używam Gmaila na Androidzie, Sparrow na iPodzie oraz domyślnego klienta na iPadzie. Wszystkie te urządzenia poza BlackBerry służą mi jedynie do okazjonalnego czytania poczty w przerwach, ponieważ nie mógłbym być aż tak efektywny na żadnym z tych urządzeń nawet w przybliżeniu tak jak jestem na BlackBerry. Żadne urządzenie przenośne nie zastępuje mojego klienta na PC, którym jest Postbox. Postbox jest klientem, który mogę serdecznie polecić każdemu, kto szuka naprawdę efektywnego klienta i jest użytkownikiem Google Mail lub Google Applications lub jak w moim przypadku — obu jednocześnie.

Jak odchudzić skrzynkę pocztową?

Czy macie tak, że subskrybujecie newsletter na każdej stronie i blogu, nie bacząc na to, że mają dosłownie kilku subskrybentów? Często takie blogi nie dość, że nie wysyłają nam żadnych wartościowych informacji, to jeszcze przekazują nasz adres mailowy różnym firmom. We wpisie „5 zasad Kevina Rose’a” jest porada, jak radykalnie ograniczyć ilość spamu.

Należałoby się zastanowić, czy aby na pewno wszystkie wiadomości z nieznanych adresów to spam? Czasem przecież otrzymujemy maile, które sami kiedyś zasubskrybowaliśmy. Pamiętajmy, że z większości takich maili da się łatwo zrezygnować. Kliknij Ctrl+F i znajdź w wiadomości „unsubscribe”. W 90% przypadków przestaniesz otrzymywać maile od danego nadawcy.

Jeżeli nadal nie możesz ogarnąć strumienia maili, przeczytaj to: →Jak zrezygnować masowo z niechcianych newsletterów i list subskrypcyjnych.

Prawidłowy workflow

Jade Robbins proponuje utworzenie 2 etykiet: „Wymaga odpowiedzi” oraz „Oczekujące” (korzystanie z etykiet GMail). Maile oznaczone etykietą „Wymaga odpowiedzi” to takie, na które nie możemy odpowiedzieć od razu (ściślej: w ciągu 2 minut, jak zaleca metodologia Geeting Things Done). W połączeniu z konektorem w systemie TaskBeat te “oczekujące” możemy automatycznie przenosić ze skrzynki e-mail jako nowe zadania w systemie TaskBeat. Odpowiedni sposób oznaczania tytułów e-maila tagami pozwala również na automatyczne przetwarzanie wiadomości jakie otrzymujemy i umieszczania ich w wątkach odpowiednich zadań. Mówiąc prościej, jeżeli chcesz zarządzać mailami zgodnie z GTD, używasz GMaila i Chrome’a, sprawę rozwiązują odpowiednie wtyczki do przeglądarki lub konektor TaskBeat, który działa również gdy nie czytasz poczty e-mail.

Czy 2 minuty to dużo? Tak, biorąc pod uwagę, że w tym czasie można zrobić o wiele więcej niż powszechnie się uważa. Wyrobienie w sobie nawyku wykonywania pilnych i łatwych do wykonania spraw zajmujących 2 minuty pozwala zaoszczędzić czas i znacznie podnieść produktywność. 2 minuty to czas umowny. Realizacja określonego zadania może zająć nawet 5 minut – ważniejsze jest uświadomienie sobie, ile dokładnie czasu pochłaniają proste czynności. Po prostu im bardziej człowiek jest zajęty, tym bardziej literalnie powinien rozumieć tę zasadę: zasada 2 minut.

Etykieta nadawcy

Warto również zapoznać się z kilkoma zasadami dotyczącymi tego jak efektywnie pisać wiadomości. Oto kilka zasad, którymi warto się kierować:

– Szanuj czas odbiorcy
– Jako nadawca wiadomości, ponosisz odpowiedzialność za to, by przeczytanie emaila zajęło jak najmniej czasu.
– Pisanie krótkich wiadomości nie świadczy o braku szacunku do odbiorcy wiadomości
– Nie zachowuj się jak grafoman-gawędziarz. Krótka odpowiedź jest jak najbardziej OK.
– Delektuj się prostotą
– Dobrze jest użyć w temacie określonego statusu: [Info], [Działanie], [Wymagana szybka reakcja], itd. W przypadku systemu TaskBeat możemy nadawać wręcz numery zadań.
– Jeżeli email składa się z więcej niż 5 zdań, upewnij się, że główna idea jest zawarta już w pierwszym. Unikaj dziwnych czcionek oraz kolorów.

Zadawaj pytania otwarte

Nie wysyłaj zbyt długich akapitów, a następnie zadanie pytania „Jakieś pomysły?”. Zamiast tego zadawaj proste pytania, w których zasugerujesz kilka możliwych opcji odpowiedzi. Najlepiej będzie, jeżeli a). zadzwonię, b). odwiedzę Was, c). uzgodnimy dalsze szczegóły?

Nie nadużywaj opcji CC (do wiadomości; DW)

CC jest jak kopulujące króliki. Za każdym razem gdy dodajesz kopię do wiadomości, dramatycznie wydłużasz ogólny czas odpowiedzi. Gdy masz wielu odbiorców, nie używaj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Być może zaledwie kilka osób potrzebuje DW. Być może w ogóle żadna z nich.

Nie przekazuj całej historii korespondencji

Znaczenie niektórych emaili zależy od kontekstu. Oznacza to, że należy zachować poprzednie wątki. Tyle że przeważnie wystarczy zostawić góra 3. Wytnij przed wysłaniem wszystko, co nie jest ważne. Albo w ogóle wykonaj telefon (→Telefony przychodzące, smsy, emaile… Zasada 2-2-2 pozwala nie zwariować) .