Jak oszczędzać czas?

Czy spotkaliście się kiedykolwiek ze stwierdzeniem mówiącym o tym, że „czas to pieniądz”? Wbrew wszelkim pozorom, nie jest to tylko i wyłącznie pewne utarte stwierdzenie, w którym nie ma ani krzty prawdy. Akurat to przysłowie jest jak najbardziej prawdziwe i znajduje pokrycie w rzeczywistości, nie tylko w pracy zawodowej, choć tu ma ono bezpośrednie przełożenie na realne korzyści, właśnie o charakterze stricte finansowym. Biorąc za pewnik to, że czas jest naszym kapitałem, powinniśmy robić wszystko, aby nie trwonić go na mało ważne kwestie. Oszczędzanie czasu jest więc jak najbardziej wskazane. Wiedzą o tym wszyscy, ale niestety mało kto potrafi w sposób świadomy i co najważniejsze, skuteczny, podejmować takie działania, aby oszczędzać czas. Dziś postaramy się wskazać Wam kilka zasad, jak można oszczędzać czas, a co za tym idzie – także pieniądze. Podane poniżej porady można odnieść równie dobrze do życia prywatnego, jak i zawodowego, dlatego niniejszy artykuł kierujemy do wszystkich osób zainteresowanych tą właśnie tematyką.

Czas nieelastycznym dobrem

Każdemu człowiekowi, bez względu na zajmowane stanowisko w hierarchii społecznej czy pełnioną funkcję w życiu zawodowym, dany jest taki sam kapitał czasowy. To od każdego z nas zależy, w jaki sposób zostanie on rozdysponowany. Można go wykorzystywać w sposób jak najbardziej efektywny, wykonując wszystkie obowiązki zawodowe i rodzinne, a jeszcze na dodatek pozostawiać sobie trochę czasu wolnego na własne przyjemności, a można z drugiej strony trwonić czas i mieć poczucie, że wciąż nam go brakuje.

Doba ma niestety tylko 24 godziny i nie można ich rozciągnąć, ani skrócić. Trzeba dostosować się do tych ram czasowych i dążyć do najbardziej optymalnego wykorzystania czasu w praktyce. Nie jest to proste, zważywszy na fakt, że wielu z nas nie jest dobrze zorganizowanych. Nie potrafią oni w taki sposób zaplanować swojego dnia, aby na wszystko starczyło im idealnie czasu. Czas traktuje nas wszystkich po równo, bez względu na prezentowany wiek, wykształcenie, kolor skóry, orientację seksualną, miejsce zamieszkania, zarobki czy religię. Jednakże ludzi różnicuje to, w jaki sposób korzystają z tego cennego zasobu, za jaki brany jest czas.

Macie szansę nabyć praktycznej wiedzy i umiejętności do tego, aby czas stał się dla Was wyłącznie dobrym sprzymierzeńcem, a nie wrogiem, z którym bezustannie walczycie. Warto tu podkreślić, że walka z czasem jest z góry skazana na przegraną, to donkiszoteria w dosłownym wydaniu. Jeśli więc nie możemy czasu pokonać, trzeba się z nim pogodzić i potrafić żyć zgonie z jego rytmem. Oto kilka zasad, które Wam w tym pomogą.

Zasada numer 1 – Planowanie

Bardzo ważnym elementem dnia, pomagającym w oszczędzaniu czasu, jest planowanie. Powinniśmy każdego dnia działać zgodnie ze z góry określonym harmonogramem działań. Oczywiście, musimy też pozostawić miejsce na realizację nieprzewidzianych zadań, które zleci nam szef, czy choćby odrobinę spontaniczności w życiu prywatnym. Słowem, nie dajmy się zwariować. Plan jest ważny, ale nie najważniejszy. Pozwala jednak na odnalezienie się w sytuacji i porządkuje każdy dzień. Dzięki niemu nie dochodzi do ciągłego marnowania czasu. Nawet samo zorientowanie się w sytuacji pochłania niebezpiecznie dużo czasu. Jego zaoszczędzenie jest kluczem do sukcesu. Planowanie jest czynnikiem ułatwiającym życie, a już na pewno pozwalającym na sprawne zarządzanie czasem. Myślicie, że na samo planowanie poświęcamy za dużo czasu i to też jest marnotrawstwo? Nic podobnego. Zaplanowanie zadań na następny dzień możemy dokonać w przeciągu 10-15 minut, tuż przed pójściem do łóżka. Najlepiej spisać zadania do zrobienia na kartce, ponieważ wówczas istnieje większe prawdopodobieństwo tego, że rzeczywiście zostaną one wykonane. Generalnie, nie ma większego znaczenia to, kiedy przygotujemy plan działania, byleby taka sytuacja miała w ogóle miejsce. Wierzcie nam, że posiadanie i działanie według planu na pewno pozwoli Wam na wypracowanie dużych oszczędności czasu, który będziecie mogli wykorzystywać zgodnie z własnymi upodobaniami, na przykład na leniuchowanie czy zabawę z dziećmi.

Zasada numer 2 – Nie wykonuj wszystkiego samodzielnie

Wiele osób jest zdania, że tylko oni mogą wykonać pewne działania w sposób poprawny. Boją się, że przydzielenie tego samego zadania innej osobie, na przykład podwładnemu w firmie, pociągnie za sobą negatywne konsekwencje. Tymczasem, umiejętność delegowania uprawnień i zadań jest bardzo ważna w procesie oszczędzania czasu. Nie wszystko co robimy na co dzień, rzeczywiście musimy wykonać samodzielnie i osobiście. Możemy przecież poprosić kogoś o pomoc, dzięki czemu dany projekt zostanie wykonany o wiele szybciej, a może też i lepiej. Delegowanie zadań pozwala na to, że dana osoba załatwia więcej spraw w tym samym czasie. Jeśli pozwolisz na to, aby kto inny wyręczył Cię czasem w Twoich obowiązkach, to zauważysz, jak wiele czasu w ten sposób oszczędzać. Jednocześnie, taka praca jest postrzegana jako o wiele bardziej efektywna.

Zasada numer 3 – Zrezygnowanie z mało ważnych zadań

Jeśli pokusimy się o analizę naszych dziennych planów dnia, to zauważymy, że wiele zadań, które na co dzień realizujemy, jest nieistotnych. Zajmujemy się sprawami, bez których na dobrą sprawę całkowicie moglibyśmy się obyć. Czy konieczne jest przeczytanie całej gazety o poranku, albo godzinna rozmowa z kolegą z pracy przy kawie? Marnujemy czas często nie zdając sobie z tego do końca sprawy. Jeśli jednak nawet uznamy, że rzeczy którymi się zajmujemy są nam koniecznie potrzebne, można przecież w pewien sposób zredukować czas, który na nie poświęcamy. Wiele spraw można załatwić dużo szybciej, niż nam się wydaje, tylko trzeba na o znaleźć dobry sposób. To już pozostawiamy w Waszej gestii, bowiem Wy najlepiej znacie własną pracę czy obowiązki rodzinne.

Zasada numer 4 – Asertywność

Biorąc na siebie coraz więcej obowiązków, szybko okazuje się, że nie mamy na nic czasu. Jest to jeden z elementów wpływających na efektywność wykonywanej przez nas pracy. Musimy nauczyć się odmawiać. Jeśli wiemy, że nie mamy kompletnie czasu na zrealizowanie danego zadania, nie bójmy się o tym powiedzieć. Oczywiście, trudno jest odmówić przełożonemu, ale możemy z nim na spokojnie porozmawiać o naszej sytuacji. Być może z niektórych przypisanych do nas zadań będzie można śmiało zrezygnować. Dzięki temu pojawi się niezbędny czas na zrealizowanie innego działania. Jednocześnie, nie miejmy oporów w odmawianiu pomocy swoim kolegom z pracy, jeśli ma to nam zmarnować czas, który koniecznie powinniśmy poświęcić na inne sprawy. Jeśli wiemy, że w danym dniu mamy trochę wolnego czasu, wówczas nic nie stoi na przeszkodzie, aby pomóc współpracownikom, zakładając, że nas o taką pomoc wtedy poproszą. Trzeba po prostu umieć powiedzieć „nie” w odpowiednim czasie.

Zasada numer 5 – Grupowanie obowiązków

Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, czy wykonywanie zadań w pewnych ustalonych z góry grupach nie odbyłoby się szybciej, niż jeśli realizujemy te same obowiązki oddzielnie? Jeśli robimy jedną rzecz, na przykład odpowiadamy na maila do kontrahenta, powinniśmy za jednym zamachem odpowiedzieć w miarę możliwości na wszystkie maile, które danego dnia otrzymaliśmy. Najlepiej nie robić sobie zaległości w tym zakresie, ponieważ pochłaniają one czas w kolejnych dniach, a mamy przecież dążyć do jego oszczędzania, a nie marnowania. Tak samo jest w życiu prywatnym, jeśli idziemy wynieść śmieci, zróbmy coś „przy okazji”. Idźmy na zakupy, albo na pocztę. Jeśli będziemy grupować pewne zadania, przestaniemy głupio marnotrawić czas.

Zasada numer 6 – Kontrolowanie

Nie chodzi tu bynajmniej o kontrolowanie pracy innych osób, czy pilnowanie własnych dzieci, czy wykonują obowiązki domowe. Nie, tym razem podejmujemy temat samokontroli. Musimy co jakiś czas sprawdzać, czy w danym momencie pracujemy efektywnie i tym samym jesteśmy produktywni, czy też nie. Bardzo często wiele spraw rozprasza naszą uwagę. A to zagada kolega zza biurka, a to musimy wejść na portal społeczności owy odpisać koledze lub skomentować czyjąś wypowiedzi. To wszystko sprawia, że realizacja naszych podstawowych obowiązków zawodowych wydłuża się, co automatycznie marnuje nasz czas. Jeśli wprowadzimy do swojego normalnego dnia pracy zwyczaj samo kontrolowania się, wówczas staniemy się bardziej aktywni, bardziej produktywni, a na dodatek na pewno zaoszczędzimy sporo czasu.

Zasada numer 7 – Wyręczanie się komputerem

Wykonywanie wszystkiego samemu nie jest konieczne. Niektóre zadania możesz powierzyć komputerowi. Komputer wykona je szybciej, lecz zawsze trzeba mieć na uwadze że nie koniecznie poprawnie.

Zasada numer 8 – Koncentracja

Skupienie się na wykonywanym zadaniu bywa trudne, zwłaszcza gdy warunki w danym zakładzie pracy czy w firmie są mało sprzyjające. Jeśli wokół panuje harmider, wszyscy o czymś dyskutują, trudno jest się skupić na własnych obowiązkach zawodowych, choć trzeba powiedzieć, że nie jest to bynajmniej niemożliwe. Powinniśmy dążyć do wyeliminowania wszystkich spraw i czynników, które rozpraszają nas w czasie wykonywania zaplanowanych zadań. Jeśli wciąż musisz odpowiadać na coraz to nowe rozmowy na GG, czy też na pocztę elektroniczną, po prostu nie włączaj przez pewien czas tychże programów. Im mniej będziesz miał „rozpraszaczy” uwagi, tym więcej zrobisz. To prosta zależność, pozwalająca na znaczną oszczędność cennego czasu.

Podsumowanie

Oszczędności w zakresie czasu są możliwe do poczynienia, ale nic nie zrobi się samoczynnie. Trzeba pracować nad tym, aby straty czasu nie zdarzały się ani w naszym życiu prywatnym, ani podczas wykonywania kolejnych obowiązków zawodowych. Oczywiście, wydaje się to być nieco skomplikowane, ale jeśli zastosujemy się do wspominanych zasad, na pewno łatwiej będzie nam pracować, a na dodatek zyskamy czas na własne, małe przyjemności, które czynią życie cenniejszym. Dbajmy o to, aby nie marnować czasu, ponieważ to sprawia, że jesteśmy coraz mniej skuteczni i efektywni w działaniu. Można jak najbardziej oszczędzać czas, jeśli wie się, jak tego dokonać. Teraz i Wy posiadacie taką wiedzę, a więc pora ją zastosować w praktyce. Na pewno po paru tygodniach zauważycie, że macie więcej czasu, niż wcześniej.