Jak radzić sobie ze złożonymi projektami

Jedną z ciekawszych funkcji dostępną w TaskBeat jest łatwa możliwość tworzenia projektów na podstawie zadań.

Ważną umiejętnością niezbędną do efektywnego pracowania z zadaniami jest umiejętność rozróżnienia rodzaju pracy, z jaką się mierzymy. Zdarza się że proste zadanie przeradza się w większy projekt. Wiele narzędzi nie umożliwia skutecznego śledzenia takich zadań, ponieważ faktycznie składają się one z mniejszych części niezbędnych do wykonania w różnym czasie. W przypadku TaskBeat każde zadanie może być w dowolnym momencie podzielone na mniejsze zadania, dzięki czemu powstaje projekt. W jaki sposób ocenić czy pracujemy z zadaniem czy z projektem?

Z projektem mamy do czynienia w przypadku zadań, do których musimy się przygotować jak na przykład realizacja zlecenia klienta. Wykorzystując strukturę zadania w TaskBeat można łatwo dodać podzadania które są etapami takimi jak: przygotowanie oferty, realizacja zlecenia, dostawa zamówienia. Każde zadanie może posiadać osobny termin realizacji, a także inną osobę wyznaczoną do jego zrealizowania. Dzięki temu zadanie które początkowo traktujemy jako pojedyncze, można w dowolnym momencie podzielić na mniejsze oraz rozdysponować pomiędzy różnymi osobami uczestniczącymi w realizacji projektu.

Czas jest kryterium decydującym o tym czy mamy do czynienia z pojedynczym zadaniem czy też z odrębnym projektem. Zdarza się, że zapisujemy pomysły, które nie są do realizacji od razu – nie mamy aktualnie czasu, pieniędzy, albo czekamy na konkretny moment. Do takich zadań najelpiej tworzyć pojedyncze zadania opisując jak najkrócej sam pomysł w pojedynczym miejscu, a wszystkie zadania będące de facto jedynie pomysłami w łatwy sposób można zgrupować osobnym projekcie, który można nazwać jako „Później” lub podobnie. Pomysły do przyszłej realizacji nie przesłaniają nam w ten sposób bieżącej pracy, a co jakiś czas warto tam zaglądać w celu wybieru rzeczy do realizacji, które dopiero można szczegółowo opisać poszczególnymi zadaniami.

Ostatnią, ale kluczową rzeczą jest wstępna ocena pracochłonności. Jeśli zadanie jest na tyle nieskomplikowane lub zwarte w czasie, że możne je wykonać za jednym razem, niech pozostanie zadaniem. Jednak gdy wykonanie zadania okazuje się być skomplikowane, lub na pewnym etapie zdajemy sobie dopiero sprawę że składa z wielu kroków rozciągniętych w czasie, w których w dodatku ktoś będzie musiał nam pomóc, wtedy zadanie konwertujemy w projekt. Korzystając z TaskBeat, w każdym momencie poszczególne prace można rozpisać na poszczególne etapy, a w przypadku najbardziej skomplikowanych projektów – każdy etap na jego poszczególne zadania.