Jak zrealizować udaną prezentację w firmie?

Prezentacje w firmie mogą dotyczyć planów na przyszłość organizacji, tworzenia nowego zespołu projektowego, przedstawienia celów przedsiębiorstwa, a także ofert dla klientów. Bez względu na cel organizacji prezentacji, istnieje szereg zasad, które pozwalają ją przeprowadzić w najbardziej optymalny sposób. Można nauczyć się tego, jak zrealizować udaną prezentację na gruncie firmowym, przekazując w niej wszystkie informacje, z którymi chcemy dotrzeć do odbiorców. Postaramy się wymienić wszystkie najważniejsze czynniki, które decydują o tym, czy prezentacja firmowa będzie udana, czy też nie.

Najważniejszy jest początek

Tak jak zaczniesz, tak będziesz postrzegany przez odbiorców prezentacji. Wynika z tego, że już na samym początku prowadzenia prezentacji musisz zaplanować tzw. „mocne uderzenie”, które pozwoli Ci zaciekawić słuchaczy, zaszokować ich i zdobyć ich uwagę. To wszystko sprawi, że będziesz mógł swobodnie żonglować informacjami i wizualizacją, doprowadzając do z góry określonych celów. Najważniejsze, to żeby wszystkie osoby będące uczestnikami prezentacji, nie nudziły się na niej, tylko czekały z niecierpliwością na jej dalszy ciąg. Wiadomo, że nie zawsze jest to możliwe. Dajmy na to, jak przeprowadzić tak zajmującą prezentację dotyczącą planów finansowych firmy na przyszły rok? Tabele i wykresy poparte wskaźnikami, być może nie są zbyt interesujące, ale zawsze można pokusić się o przedstawienie ich w ciekawej formie. Wykresy nie muszą mieć kształtu zwyczajnych słupków, ale mogą zostać zobrazowane przez grafikę. To przyciągnie uwagę wszystkich osób obecnych na prezentacji. Takie spotkanie należy rozpocząć od szokującej informacji, na przykład: podwoimy zysk w następnym roku! W toku prezentacji możesz obalić nawet tą tezę, albo powiedzieć, że taki plan jest do wykonania, ale przy spełnieniu wielu założeń. Grunt to zainteresować słuchaczy, dalej wszystko przebiegnie prosto i sprawnie.

Struktura prezentacji

Każda prezentacja, bez względu na to, czego właściwie dotyczy, składa się z trzech jasno określonych części. Pierwszą z nich jest wstęp, który wbrew pozorom jest bardzo ważnym elementem każdego firmowego wystąpienia. Powinniśmy go poświęcić nie tylko na wprowadzenie w temat słuchaczy, ale również mamy tu niepowtarzalną okazję na to, aby zyskać ich zainteresowanie i przychylność. Nie powinniśmy stracić tej szansy, zwłaszcza, że nie mamy co liczyć na drugą. W czasie pierwszych kilku minut prezentacji, słuchacze wydają ocenę na temat prowadzącego. O ile będzie ona pozytywna, będą słuchać z uwagą prezentacji. W innym przypadku ich umysł będzie zajęty zupełnie innymi sprawami, a nasza prezentacja będzie tylko stratą czasu w ich mniemaniu. Jeśli we wstępie prezentacji słuchacze znajdą coś dla siebie, prawie pewne jest, że wysłuchają nas do końca, a nawet będą zadawać pytania.

Drugą częścią prezentacji jest omówienie wszystkich informacji, jakie mamy przekazać słuchaczom. Paradoksalnie, ta część nie jest zbyt istotna, ale warto ją gruntownie przygotować. Nie możemy zasypywać naszych słuchaczy zbędnymi informacjami, albo ich nadmiarem. I tak ich nie zapamiętają. Zawrzyjmy w części głównej prezentacji najważniejsze kwestie, które koniecznie musimy poruszyć. Popierajmy nasze słowa wizualizacją. Koniecznie wykonajmy prezentację multimedialną lub tradycyjne plansze – z wykresami, modelami produktów itp. Łatwiej obrazy trafią do świadomości słuchaczy, niż zasłyszane wypowiedzi prowadzącego. Im mniej informacji, tym lepiej. Powinny być one podane w odpowiedniej kolejności, z podkreśleniem najważniejszych kwestii. Na koniec części głównej prezentacji podsumujmy wszystkie sprawy, o których mówiliśmy. Można tego dokonać stosując wykres lub zbiorczą planszę.

Ostatnią, trzecią częścią składową jest zakończenie.

Generalnie, najważniejszy jest wstęp, jak zostało już powiedziane powyżej. Niemniej jednak, nie powinniśmy bagatelizować wagi zakończenia. Słuchacze wyjdą z sali konferencyjnej z takimi odczuciami, jakie będą im towarzyszyły podczas zakończenia całej prezentacji. Dlatego też trzeba w zakończeniu powtórzyć najważniejsze założenia prezentacji, podać informacje w formie prostej i czytelnej, a także po prostu wywrzeć dobre wrażenie na adresatach prezentacji. Jeśli są nimi klienci, powinniśmy na przykład na zakończenie prezentacji wręczyć im niewielki upominek, na przykład gadżet z logo firmy. Będzie to na pewno miły akcent, który wbije się w ich pamięć. Będą oni o wiele lepiej wspominać dzięki temu prezentację i przychylniej traktować naszą ofertę, niż oferty konkurencyjne. Jak widać, taki niewielki, mało kosztowny gest, może wiele zdziałać podczas prezentacji firmowej.

Niestety, ale głównym problemem dla osób prowadzących prezentację jest skupianie się na środkowej jej części. Oznacza to, że bagatelizowana jest waga wstępu i zakończenia. Elementy te są zaniedbywane, a jest to kardynalnym błędem dla każdego menadżera. Na ogółu, najwięcej uwagi przygotowując prezentację poświęcamy na jej główną, środkową część, zaś początek i koniec są spontanicznie realizowane już w trakcie prowadzenia spotkania. Nie powinno tak być, bowiem podczas pierwszych kilku minut prowadzący prezentację buduje swoją wiarygodność. Wprowadzenie powinno więc nie tylko zainteresować słuchaczy, ale też wzbudzić w nich poczucie sympatii do nas samych. Musimy ich po prostu zaciekawić. Tylko w taki sposób możemy udanie przeprowadzić prezentację w firmie?

Jeśli zaś chodzi o zakończenie prezentacji, to decyduje ono o tym, co właściwie zapamiętają nasi słuchacze i jaki obraz prezentacji wyniosą ze spotkania. W pamięć zapada najbardziej to, co zostało powiedziane na początku wystąpienia i na jego końcu. Należy więc dokładnie zaplanować zakończenie prezentacji, aby podnieść jej wartość.

Kontakt wzrokowy ze słuchaczami

To co i jak mówimy jest bardzo ważne na prezentacji firmowej, ale równie istotny jest kontakt wzrokowy utrzymywany ze wszystkimi jej uczestnikami. Warto jest przed rozpoczęciem właściwej prezentacji, zacząć najpierw od rozejrzenia się po słuchaczach w milczeniu. Nie powinno się rozpoczynać prezentacji przed zajęciem swojego miejsca. Najlepiej, aby budować nastrój i sprawić, aby wszyscy obecni na prezentacji wyczekiwali na to, co mamy do powiedzenia. Zbyt wczesne rozpoczęcie wystąpienia może je całkowicie popsuć.

Energicznie i z werwą

Mówienie cały czas w jednej tonacji, bez przerywania i akcentowania kolejnych kwestii, może uśpić skutecznie naszych słuchaczy. Powinniśmy więc prowadzić naszą prezentację energicznie. Werwa jest tu jak najbardziej wskazana. Dzięki niej słuchacze będą wiedzieli, jakie kwestie są najważniejsze z naszego wystąpienia, ponieważ wyraźnie je zaakcentujemy. Energicznie, nie znaczy jednak głupio. Minęły już czasy, kiedy to prezentację koniecznie trzeba było rozpocząć dowcipem, aby rozładować atmosferę. Teraz takie zachowanie jest niemile widziane. Lepiej postawić na wzbudzenie zainteresowania słuchaczy. Nie można więc zaczynać jej od nic nieznaczących słów. Nigdy nie przyznawajmy się, choćby i była to prawda, do tego, że nie jesteśmy przygotowani do przeprowadzenia prezentacji. Jest to kategorycznie zabronione. Nie wzbudzi to zainteresowania czy pozytywnych odczuć u słuchaczy. Wstęp prezentacji powinien pozostawać pod pełną kontrolą prowadzącego. Najlepiej jest nauczyć się kilku zdań wstępu na pamięć, aby je w miarę swobodnie wypowiedzieć.

Ciepła atmosfera

Nie chodzi tu o to, aby zanadto spoufalać się ze słuchaczami, ale o tworzenie przyjaznej atmosfery. Wystarczy czasem opowiedzieć po prostu coś o sobie, o naszych doświadczeniach, czy zabawnych sytuacjach, w których braliśmy udział. Dzięki temu damy „coś” z siebie słuchaczom, a ci na pewno to docenią. Nie budujmy obrazu samych siebie jako nieomylnych ekspertów, ponieważ publiczność będzie nas postrzegać jako zimnych, egoistycznych i nieprzyjemnych.

Poczucie humoru wskazane

O ile opowiedzenie na samym początku prezentacji dowcipu jest niemile widziane, o tyle poczucie humoru u prowadzącego jest pożądane. Jest to cenny zasób prowadzącego, który musi tylko umiejętnie wykorzystać, a jak można się domyślać, nie jest to niestety sprawą prostą. Zachowywanie kamiennej powagi na prezentacji spowoduje, że zdystansujemy się od słuchaczy i będziemy sprawiać wrażenie całkowicie niedostępnych, a tego przecież byśmy nie chcieli. Warto jest z humorem nawiązać do sytuacji z firmy, lub też opowiedzieć anegdotę, byleby wpleść to w odpowiednim miejscu. Taki rodzaj subtelnego humoru będzie pozytywnie odebrany przez uczestników prezentacji. Opowiadając dowcipy o Żydach czy blondynkach, łatwo można kogoś urazić.

Najważniejsze zasady udanej prezentacji

Istnieją trzy najważniejsze zasady, które niemalże gwarantują to, iż nasza prezentacja okaże się jak najbardziej udana. Pierwsza zasada obejmuje znalezienie wspólnego języka z publicznością. Druga zasada dotyczy potwierdzenia swojego obeznania i posiadanej wiedzy w danym temacie, zaś trzecia – wyjaśnienia, jaką korzyść odniosą słuchacze z naszej prezentacji.

Udana prezentacja to suma naszego zachowania i interakcji z publicznością. Zaangażowanie naszych słuchaczy w nasze wystąpienie sprawi, że osiągniemy swoje cele, a uczestnicy prezentacji poczują, że nie była ona stratą czasu. Wartość, jaką ma dla słuchaczy nasza wypowiedź, powinna być jak największa. Nigdy nie dowcipkujmy, jeśli z natury nie jesteśmy duszą towarzystwa. Lepiej skupmy się na przybliżeniu swojej osoby i życia publiczności. Dzięki temu stworzymy dobrą atmosferę na prezentacji. Najważniejszymi elementami wystąpienia jest zawsze wstęp i zakończenie, choć oczywiście nie powinniśmy zaniedbać także omówienia sedna problemu w środkowej części prezentacji. Słowem, zacznijmy mocno i energicznie, i w takim samym stylu skończmy. Środek prezentacji poświęćmy na najważniejsze informacje, jakie chcemy przekazać publiczności, ale uczyńmy to w możliwie jak najbardziej interesującej formie. Dzięki zastosowaniu się do wszystkich powyżej wspominanych rad, nasza prezentacja na pewno będzie udana.