Jakie są nowoczesne metody firmowej komunikacji?

Dobra komunikacja wewnątrz firmowa ma ogromne znaczenie dla odnoszenia przez współczesne firmy sukcesu. Trzeba powiedzieć, że obok elastyczności, szybkości wprowadzania niezbędnych zmian, innowacyjności oraz dostępie do informacji, komunikacja jest kolejnym czynnikiem decydującym o powiększaniu przewagi konkurencyjnej na rynku. Dzięki wypracowaniu jak najlepszych schematów komunikacyjnych – porozumiewania się pomiędzy pracownikami jednego szczebla, jak również pomiędzy menadżerami i podwładnymi, a także określenie sposobu wymiany informacji, jest kluczowe dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od branży działalności, w której przyszło mu funkcjonować.

Znaczenie sprawnej komunikacji

Sprawny system komunikacji musi być odpowiedni dla każdego, spełniać szerokie potrzeby i oczekiwania, być nowoczesny i jak najbardziej elastyczny, aby możliwe było dokonywanie w nim na bieżąco zmian. Te wytyczne są bliźniaczo podobne do czynników sukcesu firmy jako całości. Sprawna komunikacja jest niezbędnym składnikiem, który przeważa o rozwoju firmy w dobrą stronę. Dzięki niej firma może wypracować odpowiednie metody budowania przewagi nad innymi przedsiębiorstwami, działającymi w tej samej branży albo oferującymi dobra substytucyjne dla docelowej grupy klientów.

We wszelkich procesach decyzyjnych, podejmowanych na różnych szczeblach zarządzania, także tych najwyższych, coraz to większą rolę odgrywa sprawny system komunikacji. Zdaje sobie z tego faktu sprawę zarząd i kadra kierownicza, dlatego też dążą oni do wypracowania takiego systemu, który byłby najlepszy dla komunikacji firmowej w konkretnym przedsiębiorstwie. Właściciele firm mają do dyspozycji wiele nowoczesnych systemów komunikacji, także tych o charakterze komputerowym. Dzięki wdrożeniu na gruncie firmowym komunikacji w formie programu komputerowego, do którego dostęp ma każdy pracownik, można zdecydowanie usprawnić porozumiewanie się pomiędzy pracownikami. W takich warunkach o wiele lepiej się pracuje, ponieważ każdy członek kadry pracowniczej doskonale wie do czego zmierzają wykonywane przez niego działania, a jednocześnie wie, jaki jest większy cel całego projektu, czy nawet przedsiębiorstwa.

Coraz częściej zdarza się, że nowoczesne, duże firmy zaczynają stosować systemy wideokonferencyjne, które umożliwiają im niemalże natychmiastową komunikację wielu osób jednocześnie, które nawet mogą znajdować się na różnych kontynentach.

Wideokonferencje nowoczesnym sposobem komunikacji

Trzeba powiedzieć, że takie systemy komunikacji śmiało wkraczają w struktury firmowe i zyskują natychmiast wielu zwolenników. Przede wszystkim, przełamują one bariery geograficzne. Nie trzeba już odbywać spotkań osobistych pomiędzy kierownikami różnych oddziałów jednej firmy, ponieważ spotkanie można spokojnie zaaranżować w przestrzeni wirtualnej.

Wideokonferencje są przeprowadzane dziś w zasadzie tylko i wyłącznie w obrębie działalności wielkich koncernów lub międzynarodowych korporacji, które mają oddziały rozsiane po całym świecie. Likwidują one w znacznym stopniu koszty odbywania indywidualnych, bezpośrednich spotkań firmowych, ale jednocześnie wymagają wkładu pewnych środków na zbudowanie całej infrastruktury komunikacyjnej. Przede wszystkim, należy tu wymienić koszta zakupu sprzętu, wymaganych łączy teleinformatycznych, jak i koszta nabycia niezbędnego oprogramowania. I tak sumarycznie koszty są tu niższe, niż przy tradycyjnej komunikacji – spotkaniach bezpośrednich czy rozmowach telefonicznych.

Dzięki dynamicznie rozwijającej się komputeryzacji i informatyzacji otwierają się zupełnie nowe możliwości komunikacyjne, dostępne także dla mniejszych firm. Maleją zdecydowanie wymagane środki finansowe na wdrożenie niezbędnych programów, pozwalających na komunikację internetową. Nowoczesne technologie informatyczne ułatwiają nam życie, ale jednocześnie są idealnym rozwiązaniem w zakresie porozumiewania się w ramach danej firmy. O wiele łatwiej jest uzyskać informację w trybie mailowym, czy korzystając z odpowiednich komunikatorów, niż poszukując danej osoby w swojej firmie, albo też dzwoniąc do innego oddziału firmy, np. do innego państwa.

Istnieje wiele aplikacji komputerowych, które pozwalają na bezproblemowe, łatwe i szybkie przeprowadzenie spotkania w przestrzeni wirtualnej za pomocą Internetu. Są to ponadto rozwiązania wielokrotnie tańsze, niż w przypadku tradycyjnych systemów komunikacyjnych. Jeszcze kilka lat temu koszty związane z organizacją wideokonferencji uniemożliwiały jej wykorzystywanie w praktyce mniejszym firmom. Słowem, nie było je na to stać. Dziś sytuacja uległa diametralnej zmianie, ponieważ, aby zorganizować wideokonferencje potrzebny nam będzie komputer z dostępem do Internetu, który ma kamerę internetową i sprawny mikrofon z głośnikami. Wystarczy więc kupno laptopa za 1500-2000 zł i opłacenie dostępu do Internetu u danego providera usługi internetowej, aby już bez problemu móc odbywać wideokonferencje i usprawniać tym samym procesy komunikacyjne w swojej firmie.

Warto tu podkreślać, że wspominane narzędzia wchodzące w skład fizycznego systemu komunikacyjnego muszą charakteryzować się odpowiednio wysokim poziomem bezpieczeństwa oraz poufnością przesyłanych danych, aby można je było wykorzystywać w przedsiębiorstwie do realizacji procesów decyzyjnych.

Polskie rozwiązania w nowoczesnej komunikacji

Polscy programiści stworzyli specjalny program służący do prowadzenia wideokonferencji w trybie online. Są one całkowicie bezpieczne, dlatego też osoby decyzyjne pracujące w poważnych, dużych firmach, nie muszą obawiać się o poufność swoich informacji, jakie niejednokrotnie przekazywane są w czasie odbywania takiej wideokonferencji. Polscy informatycy doskonale zdają sobie sprawę z tego, że istnieją pewne zagrożenia dla aplikacji do komunikacji w trybie wirtualnym, które zagrażają bezpieczeństwu informacji. Nieodpowiedzialne używanie w biznesie całkowicie amatorskich rozwiązań komunikacyjnych jest bynajmniej niewskazane, jeśli zależy nam na utrzymaniu tajemnicy biznesowej. Profesjonalne, w pełni nowoczesne rozwiązania komunikacyjne przeznaczone dla firm i instytucji, zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa, jak i jednocześnie poufności przesyłanych w obu kierunkach informacji. Gwarantują to ich twórcy, którzy aby zabezpieczyć aplikację do wideokonferencji stosują na przykład dwupoziomowe systemy zabezpieczeń. Prowadzą one ścisłą współpracę z najpopularniejszymi w chwili obecnej FireWall`ami. Są w stanie szyfrować przesyłane treści, jednocześnie domyślnie nawiązując transmisję bez korzystania z pośrednictwa innych, zewnętrznych systemów. Mowa tu o tzw. architekturze peer to peer.

Odpowiedzialny, świadomy zagrożeń dla systemów komunikacyjnych, przedsiębiorca zadba o dysponowaną przez siebie wiedzę i zbiór informacji, ponieważ to one są najważniejszym elementem działalności firmy.

Konstrukcja programów do wideokonferencji

Na polskim rynku biznesowym rozwiązania z zakresu nowoczesnych metod komunikacji, nie są powszechnie wykorzystywane. Mało która firma potrafi zorganizować wideokonferencje, a jeszcze mniej podmiotów korzysta z tego sposobu porozumiewania się na co dzień. Wciąż bardzo często pomiędzy oddziałami firmy zlokalizowanymi w różnych miastach, prowadzone są po prostu rozmowy telefoniczne. Warto podkreślić tu, że bardzo często, a właściwie niemalże zawsze, są one droższe od wdrożenia systemu komunikacyjnego polegającego na wideokonferencjach.

Tymczasem, systemy aplikacyjne służące do wideokonferencji charakteryzują się bardzo wysoką funkcjonalnością, a jednocześnie są po prostu tanie w użytkowaniu.

Zalety komputerowych systemów komunikacyjnych na bazie wideokonferencji:

Brak konieczności wynajmu specjalnych, odpowiednio wyposażonych sali konferencyjnych i zakupu zaplecza technicznego – wystarczy komputer z dostępem do Internetu, posiadający mikrofon i kamerę internetową. Wideokonferencję można przeprowadzić w dowolnym miejscu, nawet niekoniecznie w firmie.
Możliwość przeprowadzania wewnętrznych narad firmowych, niezależnie od tego, czy w danym momencie w firmie znajdują się wszyscy pracownicy.
W przypadku biznesowych aplikacji komunikacyjnych, do dyspozycji użytkowników oddana jest funkcja „Whiteboard” oraz aplikacja pozwalająca wszystkim uprawnionym uczestnikom wideokonferencji na pracę nad tym samym dokumentem. Aplikacja ta podświetla poszczególne, wskazane przez użytkownika elementy, a także uzupełnianie treści dokumentu, jego korektę i nanoszenie innych zmian. Jeśli uczestnicy konferencji ustalą finalną wersję projektu, można go zapisać i za pośrednictwem systemu komunikacji, rozesłać do wybranych adresatów.
Niektóre aplikacje pozwalają na zorganizowanie w ramach wideokonferencji wirtualnego głosowania lub na przeprowadzenie ankiety wśród uczestników. Zebrane w ten sposób wyniki mogą być prezentowane na wykresach lub zapisane w specjalnych protokołach, jakie mogą być generowane z takich wirtualnych spotkań.
Możliwość wykonania prezentacji online. Jest to szczególnie cenna funkcjonalność dla dyrektorów handlowych i marketingowych, ponieważ nie muszą oni jeździć do klientów, a prezentacji oferty, czy poszczególnych etapów realizacji projektu, mogą dokonać w przestrzeni wirtualnej.
Brak ograniczeń w ilości użytkowników, jacy mogą brać udział w danej konferencji.
Nowoczesne systemy komunikacyjne posiadają rozbudowane możliwości administracyjne, pozwalające na zarządzanie kontami użytkowników i nadawanie im określonych uprawnień.

Współczesna technika niejako wymogła na przedsiębiorstwach zmianę podejścia do procesów komunikacyjnych. Dziś spotkania w sieci wirtualnej nikogo nie dziwią. Biznesmeni zamiast podróżować setki kilometrów, aby spotkać się z kontrahentami, uruchamiają aplikację do wideokonferencji. Niewątpliwie, takie systemy komunikacyjne pozwalają na daleko idące oszczędności – czasu i pieniędzy. Dzięki nim możliwe jest uatrakcyjnienie oferty handlowej i zaskakiwanie klientów na rynku. Firmy wykorzystujące na co dzień zdobycze nowoczesnej techniki w komunikacji podwyższają swoją wartość konkurencyjną.