Wprowadź niespodziewane czynniki do planu projektu

Realizacja szeroko zakrojonych projektów, które przebiegać mają wieloetapowo i do których zaangażowanych będzie wielu pracowników z różnych działów przedsiębiorstwa, wymaga odpowiedniej koordynacji. Bardzo ważne jest wybranie kompetentnego menadżera projektu, który zadba o jego rozplanowanie. Plan projektu jest bodajże najważniejszym dokumentem i determinantem sukcesu przedsięwzięcia. Jeśli projekt miałby być realizowany bez uprzednio opracowanego planu, od razu można by go spisać na straty. W biznesie i w poważnych przedsięwzięciach biznesowych nie ma miejsca na improwizację. Jest ona dobra w przedsięwzięciach artystycznych, ale nie inwestycyjnych. Plan projektu powinien stanowić podstawę jego wykonania.

Wybór menadżera projektu

W dużej firmie za realizację projektu zwykle odpowiadają pojedynczy menadżerowie, nie zaś właściciel przedsiębiorstwa. Menadżer, który ma zarządzać przedsięwzięciem musi posiadać ku temu odpowiednie kompetencje i doświadczenie zawodowe. Musi wiedzieć, w jaki sposób należy kierować ludźmi, jak dobrać odpowiednich pracowników do projektu a nade wszystko, musi posiadać wiedzę o planowaniu projektów.

Jak opracować plan projektu?

Konstrukcja planu projektu powinna zakładać nie tylko wszystkie etapy prac nad projektem i poszczególne działania, ale i czas przeznaczony na ich realizację. Do poszczególnych działań należy też przyporządkować pracowników, którzy będą odpowiadali za ich wyniki. Pracownicy powinni posiadać określone umiejętności, które pomogą im w należytym wykonaniu zadań, jakie złożone zostaną na ich barki.
Niezwykle istotne jest to, aby przy opracowywaniu planu projektu menadżer wziął pod uwagę tzw. margines bezpieczeństwa. Wielu zdarzeń nie da się do końca przewidzieć, dlatego też warto rozpatrzyć różne scenariusze wykonania projektu, łącznie z tym, w którym występuje najwięcej opóźnień. Margines błędu pozwoli realizatorom projektu zmieścić się w czasie przeznaczonym na jego wykonanie. Przekroczenie deathline`u projektu zwykle skutkuje karami finansowymi, a tych każdy przedsiębiorca niewątpliwie wolałby uniknąć.
Aby nie dopuścić do powstawania bezmyślnych opóźnień, wynikających stricte z winy pracowników, menadżer projektu powinien już na wstępie określić, jakie sankcje będą na nich nałożone. Może być to na przykład pozbawienie premii pracownika, albo narzucenie mu wykonywania pracy, której zaniechał wcześniej, po godzinach, bez konieczności wynagradzania go za to. Utrzymywanie dyscypliny projektowej jest istotne dla powodzenia przedsięwzięcia.

Wykonywanie projektu

W trakcie wykonywania projektu i tak mogą nastąpić nieprzewidziane sytuacje, np. choroba pracownika, który miał się zająć pewnym specjalistycznym zadaniem, opóźnienie w drukarni współpracującej z naszą firmą, awaria komputerów w przedsiębiorstwie itp. Trudno jest przewidzieć zawczasu takie sytuacje i umieścić w planie projektu. Można tylko dodać w nim niespodziewane czynniki i zarezerwować dla nich czas – margines bezpieczeństwa.
W podstawowym planie pracy nad projektem czynniki te jednak nie mogą znaleźć odzwierciedlenia. Trzeba je wprowadzać do harmonogramu prac w zasadzie na bieżąco, jeśli dojdzie do ich powstania. Papierowy plan projektu, stworzony przez menadżera nie będzie pozwalał na czytelne wprowadzanie zmian. Warto więc do planowania przedsięwzięć w firmie wykorzystać aplikację, która to bezproblemowo umożliwi.
Taskbeat.pl dla dynamicznego planowania projektów
Aplikacja Taskbeat.pl pozwoli nie tylko na zaplanowanie wszystkich działań i etapów prac nad projektem, na przydzielenie do nich poszczególnych członków zespołu projektowego, opracowanie budżetu dla projektu i harmonogramu czasowego prac. Na bieżąco umożliwi ona również wprowadzanie niespodziewanych czynników do stworzonego uprzednio planu projektu. Menadżer projektu może zweryfikować plan projektu i dać dostęp do aplikacji Taskbeat.pl innym członkom zespołu projektowego. Oni sami również mogą mieć uprawnienia do wprowadzania zmian w harmonogramie czy własnych uwag. Zwiększa to poziom komunikacji w zespole i usprawnia wykonanie przedsięwzięc