Wskazówki odnośnie zarządzania projektami

Co to jest zarządzanie projektem? Jest to umiejętność, do której realizacji wykorzystuje się różne metody i umiejętności typowe danemu menadżerowi. W ten sposób można zainicjować, zaplanować, realizować, a następnie kontrolować i zamknąć projekt.

Wiodące techniki w metodyce zarządzania projektem to PMBOK (Project Management Body of Knowledge), PRINCE2(Projects In a Controlled Environment), istnieje też szereg szczegółowych metodyk związanych z różnymi dziedzinami działalności przedsiębiorstw, np. produkcją oprogramowania. Metodyka mówi, co powinien robić sponsor projektu, jakie informacje powinien zawierać plan projektu, jakie obowiązki kierownik projektu. Jednak metodykę od procedury firmowej różni to, że abstrahuje ona od konkretnego biznesu i organizacji. Natomiast firma powinna opracować własne standardy działania inspirowane zasadami metodyki (procesy projektowe), na bazie których będą pracowali ludzie. Czyli metodyka mówi, że teoretycznie kierownik projektu planuje projekt, natomiast procesy projektowe konkretyzują, że najpierw musi pójść do klienta i zebrać wymagania w postaci dokumentacji funkcjonalnej, następnie zatwierdzić tą dokumentację z technologiem w aspekcie wykonalności projektu itd.

Istnieje na ten temat wiele książek, poradników, kursów czy publikacji, ale tak naprawdę tylko 4 czynniki decydują o powodzeniu naszego projektu.

1. Projekt jest lepiej realizowany kiedy ludzie rozumieją jego PROBLEM, doceniają potrzebę. Musimy wiedzieć co jest istotne i czym tak naprawdę należy się zająć.

2. Aby połączyć wszystkie działania i wysiłki potrzebna jest WIZJA. Pamiętajcie, że to z wizji rodzą się wszystkie pomysły, strategie, cele i plany działania.

3. WSPARCIE musi płynąć od kluczowych osób, projekty wymagają czegoś więcej niż pieniędzy. Potrzebujemy szansy dla naszego projektu.

4. Aby nasz projekt mógł iść naprzód, potrzebujemy ZDOLNOŚCI. Znalezienie właściwych osób jest kluczowe.

Oprócz nich jest jeszcze wiele wskazówek, które mogą pomóc w zarządzaniu projektem. Oto te najważniejsze.

Wskazówka 1

Określ dostępne zasoby

Jak wielu ludzi, sprzętu i pieniędzy masz do dyspozycji, aby zrealizować cel projektu? Jako kierownik projektu zazwyczaj nie będziesz mieć bezpośredniej kontroli nad tymi środkami, będziesz musieć zarządzać nimi za pośrednictwem matrycy zarządzania. Dowiesz się jak łatwe lub trudne może to się okazać.

Wskazówka 2

Sprawdź terminy

Sprawdź termin, w którym projekt musi być zakończony? Kiedy będziesz opracowywać plan projektu, zapewnij sobie pewną elastyczność we wprowadzaniu projektu w życie, jednak pamiętaj, że terminy ostateczne zazwyczaj są stałe. Zanim zdecydujesz się na pracę po godzinach, musisz wziąć pod uwagę ograniczenia w budżecie i fakt, czy będziesz wstanie wypłacić pieniądze za nadgodziny.

Wskazówka 3

Zorganizuj zespół projektowy

Zbierz ludzi, którzy będą tworzyć twój zespół i rozpocznij z nimi rozmowę. To oni są ekspertami, dlatego też przypisano ich do tego właśnie projektu. Twoim zadaniem jest sprawowanie opieki i zarządzanie całym tym zespołem.

Wskazówka 4

Lista wielkich kroków.

Jakie są najważniejsze założenia projektu? Jeśli nie wiesz, zacznij od zapytania o to swojego zespołu. Dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie takiej listy w chronologicznym porządku, ale nie skupiaj się zbytnio nad tym. Zawsze możesz zmienić kolejność w trakcie realizacji.

Wskazówka 5

Lista małych kroków.

Sporządź listę mniejszych osiągnięć, w każdym z większych. I tutaj podobnie, łatwiej będzie ci je zapamiętać, jeśli zrobisz listę w porządku chronologicznym. Jak bardzo szczegółowe one będą, zależy od wielkości i złożoności projektu.

Wskazówka 6

Opracuj wstępny plan.

Zbierz wszystkie kroki w jeden cały plan. Co będzie działo się w pierwszej kolejności? Jaki jest następny krok? Jakie kroki z różnych zakresów możesz wykonać w tym samym czasie? Kto wykona kolejne zadania? Jak długo to zajmie? Istnieje wiele doskonałych łatwo dostępnych pakietów oprogramowania, które pomogą ci zautomatyzować wiele szczegółów. Zapytaj innych na podobnych stanowiskach, czego używają i co będzie pomocne również dla ciebie?

Wskazówka 7

Opracuj plan podstawowy.

Pokaż wstępny plan zespołowi, z którym pracujesz i każdej z zainteresowanych stron. Pozwól, by wypowiedzieli się na jego temat. Wysłuchaj ich opinii. Dostosuj terminy i harmonogram pracy do dostępnego czasu. Wprowadź niezbędne poprawki do wstępnego planu i opracuj dokładny plan podstawowy.

Wskazówka 8

Plan rzecz ważna, lecz nie najważniejsza.

Trzymani się wyznaczonego planu jest ważne, ale należy pamiętać że zawsze może on uledz zmianie. Przykładowo masz plan iść na zakupy do konkretnego sklepu, ale okazuje się że jest zamknięty z powodu remanentu. Automatycznie zmieniasz plan i idziesz do innego sklepu. Dokładnie to samo można zrobić z planem projektu. Można zmienić go w miarę potrzeby, lecz pamiętaj o zakresie, dostępnych zasobach oraz terminie ukończenia projektu.

Wskazówka 9

Staraj się stworzyć miłą atmosferę

Ludzie w miłej atmosferze pracują z większą wydajnością a także efektywniej. Brak dobrej atmosfery w firmie sprzyja czynnikom stresotwórczym co może się odbić na jakości wykonanej pracy.

Wskazówka 10

Motywacja jest dobrym sposobem na zwiększenie produktywności

Jeśli zmotywuje się pracowników premią czy możliwością awansu pracownik naturalnie zacznie sie bardziej przykładać do wykonywanych zadań. Efektem tego będzie lepiej, dokładniej wykonany produkt końcowy projektu.

Oprócz opisanych wskazówek warto także przyswoić sobie pięć fazy życia projektu.

1. Faza inicjacji – zidentyfikowanie potrzeb projektu (co chcemy osiągnąć). Opracowanie najlepszego (najszybszego i najbardziej opłacalnego) sposobu na zaspokojenie potrzeb projektu. Wyznaczenie głównych celów (o celach jeszcze będzie mowa).

Inicjalizacje można podzielić na podetapy:

· określenie potrzeb

· zbieranie danych

· wybór narzędzia, który pozwoli zaspokoić potrzebę

· wyznaczenie celów strategicznych

· wyznaczenie poziomu ryzyka i jego identyfikacja

· szacowanie zasobów i wyznaczenie potencjalnego zespołu

2. Faza planowania – dalsze rozwinięcie sposobu zaspokojenia potrzeb. Wyznaczenie celów szczegółowych. Opracowanie strategii osiągnięcia celów. Zaplanowanie szczegółowych zadań, które trzeba będzie wykonać. Ustalenie odpowiedniej kolejności wypełniania zadań. Określenie budżetu i ograniczeń czasowych projektu.

Użyteczność Planu Projektu:

· kierowania realizacją prac na projektem,

· udokumentowania założeń planistycznych,

· udokumentowania decyzji planistycznych dotyczących wybranych alternatyw,

· ułatwiania komunikacji pomiędzy stronami zainteresowanymi projektem,

· zdefiniowania treści, zakresu i czasu ocen realizacji projektu przez zarząd oraz

· określenia wymogów dla pomiaru i oceny stanu zaawansowania realizacji prac nad projektem i osiągniętych wyników.

· Wybór projektu można podzielić na podetapy:

· Szczegółowa analiza danych

· Określenie zakresu:

· produktów końcowych

· norm jakości

· zasobów

· działań

· Stworzenie ogólnego planu działania

· Zaplanowanie budżetu i wydatków

· Określenie struktury pracy

· Powołanie zespołu projektowego

· Określenie procedur komunikacji i jakości

· Szacowanie ryzyka

· Określenie uwarunkowań projektu

· Zatwierdzenie lub odrzucenie projektu

3. Faza wykonania – postęp jest nieustannie monitorowany przez menedżera projektu. Zadania są po kolei wykonywane według planu projektu.

Fazę wykonywania można podzielić na podetapy:

· Pozyskanie zasobów

· Motywowanie zespołu

· Aktualizacja planów

· Realizacja zaplanowanych prac

4.Faza kontroli projektu – przebiega tak naprawdę przez cały okres trwania projektu, poprzez kontrolę jego postępu, weryfikację czy wykonujemy to co zostało zaplanowane i zarządzanie ewentualnymi odchyleniami wraz z ustaleniem dopuszczalnego zakresu odchyleń (zarządzanie przez wyjątki).

Procesy kontroli obejmują:

· kontrolę kompleksową – koordynowanie zmian w przekroju całego projektu,

· kontrolę zmiany zakresu – kontrolowanie zmian zakresu projektu,

· kontrolę harmonogramu – kontrolowanie zmian w harmonogramie realizacji operacji lub działań projektu,

· kontrolę kosztu – kontrolowanie zmian w budżecie projektu i jego realizacji,

· kontrolę jakości – monitorowanie specyficznych wyników projektu w celu określenia, w jakim stopniu spełniają one wymogi tandardów jakościowych i określenie sposobów eliminacji ewentualnych przyczyn oraz

· dyfuzję wyników – gromadzenie i przekazywanie informacji o stanie zaawansowania i osiąganych wynikach.

Kontrolę projektu można podzielić na podetapy:

· Kierowanie, śledzenie, przewidywanie, kontrola:

· zakresu

· jakości

· czasu

· kosztów

· Zarządzanie ryzykiem

· Weryfikacja zakresu projektu

· Weryfikacja celu projektu

· Audyt techniczny i finansowy

5. Faza zamknięcia – określenie czy projekt zaspokoił oczekiwane potrzeby, czy produkt końcowy odpowiada wymaganiom zleceniodawcy. Zamknięcie dokumentacji projektowej.

Oczywiście w tej fazie należy zadać sobie kilka pytań:

· Czy rezultaty projektu były zgodne z oczekiwaniami klienta?

· Czy rezultaty były zgodne z oczekiwaniami kierownika projektu?

· Czy zespół projektowy wykonał poszczególne zadania zgodnie z planem?

· W jaki sposób zebrane informacje mogą być przydatne w realizacji kolejnych projektów?

· Czy metodologia zarządzania projektami sprawdziła się i czy zespół projektowy postępował zgodnie z tą metodyką?

· · Jakie wnioski można wyciągnąć z realizacji projektu?

Musimy pamiętać, że realizujemy projekt nie tylko dla innych, ale także dla nas samych. Te pięć czynników jest bardzo ważne, należy pamiętać o tym, aby nie pominąć żadnego, lub też nie skupić się na jednym.
Po zapoznaniu się z powyższymi informacjami dam wam sprawdzone wskazówki, jakie błędy są najczęściej popełniane przy realizacji projektu. Zanotuj je i trzymaj w widocznym dla siebie miejscu.

Cele projektu

Cele projektu są ustalane przez klienta. To kryteria sukcesu dla projektu a także wynikające z nich wszystkie inne reguły warunkujące osiągniecie sukcesu w projekcie.

Definiowanie celów

Wyznaczanie celów tylko wtedy będzie skuteczną metodą, jeśli spełni kilka podstawowych warunków. Warunki te nazwano od pierwszych liter zasadą SMART.

· Skonkretyzowane – należy je określać możliwie konkretnie,

· Mierzalne – każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego będzie oceniana jego realizacja,

· Akceptowalne – pracownicy, którzy będą realizować cel, muszą go akceptować, inaczej nie zechcą go realizować,

· Realne – posiadane zasoby muszą być wystarczające dla realizacji celu,

· Terminowe – cele powinny posiadać termin wykonania.

Tworzenie celów w nieprawidłowy sposób może spowodować że projekt nie nie zbiży się do zamierzonego celu, a nawet oddali się.

NIE POWINIENEŚ:

· Nie zaczynaj swojego projektu bez poparcia innych osób lub organizacji

· Nie zmieniaj projektu, w takim stopniu, że przestaje on być twoim projektem

· Nie wyręczaj innych osób w ich obowiązkach

· Nie bój się wprowadzać nowych pomysłów i rozwiązań

· Nie pozwalaj na różnice pomiędzy twoją organizacją, a projektem

· Nie udawaj, że wiesz więcej niż w rzeczywistości

· Nie bój się wyrażać własne zdanie i pomysły