Zasoby w projekcie – zarządzanie czasem

Wiedza o tym, co, gdzie i kiedy planujemy zrobić, pomoże nam określić, czego potrzebujemy (i sprawdzić co mamy), tak abyśmy mogli zacząć przygotowywać i wdrażać projekt. Zasoby można podzielić na finansowe, ludzkie i te związane z czasem. Oszacowanie dostępnych zasobów pozwoli liderom projektu określić, jakich dodatkowych zasobów potrzebują (poszukać źródeł funduszy lub wsparcia) i jaki personel jest potrzebny. W tej części przyjrzymy się bliżej zarządzaniu czasem w projekcie.

Dobrze przygotowany projekt zawiera alternatywne i elastyczne sposoby działania, które można wykorzystać w różnych sytuacjach zagrożeń. Najważniejszym aspektem kontroli kosztów w projekcie jest sprawne zarządzanie czasem. Nieumiejętne korzystanie z zasobu, jakim jest czas prowadzi najczęściej do niepowodzenia w realizacji projektu przez przekroczenie terminu, budżetu czy niedotrzymania założeń jakościowych.

Zarządzanie czasem w projekcie polega przede wszystkim na takim zaplanowaniu działań, aby terminy realizacji poszczególnych zadań, jak i wykonania całego projektu pozostawały w zgodzie z harmonogramem przyjętym na etapie planowania. W zakresie zarządzania czasem w projekcie do kluczowych elementów zalicza się:
• definiowanie zadań (technicznych i menedżerskich),
• szeregowanie zadań, identyfikujące i dokumentujące zależności między zadaniami,
• szacowanie czasu trwania zadań, niezbędnego do ich wykonania,
• tworzenie harmonogramu, czyli sformułowanie sekwencji czynności wraz z analizą czasu ich trwania i nieodzownych po temu zasobów,
• nadzorowanie realizacji harmonogramu.

Zarządzanie czasem jest wręcz dobrem – nie tylko umiejętnością, którego nie da się przecenić. Wiedza z zakresu zarządzania potrzebna jest nie tylko osobom z kierownictwa firmy. Chcąc pracować wydajnie musimy stosować ją wszyscy – organizując swój dzień planujemy, co, kiedy i w jakiej kolejności będziemy robić. Zarządzanie czasem w projekcie jest niezbicie połączone z samą realizacją projektu i postępowaniem zgodnym z harmonogramem projektu. Do technik wykorzystywanych do zarządzania czasem w projekcie możemy zaliczyć:
• strukturę analizy pracy (WBS),
• sieć czynności, metoda ścieżki krytycznej (CPM),
• diagramy Gantta,
• czy też metodę GTD (Getting Things Done).

Zajmiemy się tu tylko dwoma ostatnimi metodami. Wykresy Gantta stosowane do dziś od wielu lat pozwalają zarządzać czasem najczęściej w niezbyt dużych projektach, natomiast metoda GTD służy do organizacji zajęć np. jednej osoby. Są to metody podstawowe, które odpowiednio wykorzystane będą dobrą bazą dla organizacji czasu w większych projektach.

Getting Things Done – czyli projektowanie mojego czasu

Twórcą tej metody jest David Allen. Problem którego ona dotyczy jest ciągle aktualny – jak efektywnie zarządzać czasem. Metoda po raz pierwszy została opisana w roku 2001 w książce Getting Things Done. The Art. Of Stress-Free Productivity. Jej polskie tłumaczenie ukazało się w 2006 r. GTD (doprowadzenie roboty do końca) jest metodą zwiększenia produktywności osobistej dzięki sprawnym i efektywnym zasadom służącym zarządzaniu naszym czasem w pracy lub w domu. Zwiększenie efektywności pracy pojedynczych pracowników oznacza także większą sprawność pracy całego zespołu, a w konsekwencji lepsze zarządzanie czasem w projekcie. Dwa podstawowe składniki wpływające na zarządzanie czasem, to według Davida Allena kontrola i perspektywa. Powstało wiele programów komputerowych służących tej metodzie. Można z nich korzystać lub nie. Ważne jest żeby być konsekwentnym w stosowaniu tej metody. Wielu jej entuzjastów „wchodziło” w jej zasady stopniowo, ale na kolejnych etapach widzieli, że mimo swej prostoty – a może dzięki niej – metoda daje efekty przy małym nakładzie. Nie wymaga kosztownej nauki i drogich narzędzi.

Zarządzanie czasem w wykresach Gantta

Henry Laurence Gantt w 1898 roku został zaangażowany w Bethlehem Steel Company Taylora do przeprowadzenia reorganizacji przedsiębiorstwa. W tym czasie opracował i wdrożył czasowo-premiowy system płac, zwany niekiedy bonusowym systemem Gantta lub systemem według zadania z premią. Powstanie tego systemu związane było z określeniem optymalnego przebiegu wykonania operacji z uwzględnieniem czynności elementarnych.
To z kolei dało wzorcową metodę wykonania zadania oraz analitycznie znormowany czas jego wykonania. Każda analiza czynności składała się z trzech etapów:
• rozłożenie czynności na elementy,
• oddzielne zbadanie tych elementów,
• synteza, czyli zebranie wyników badań.

Dalszym etapem prac Gantta było opracowanie graficznego sposobu przedstawienia czynności w czasie, tak aby było to czytelne dla pracowników w fabryce. W efekcie prac opracowano wykresy zwane później „wykresami Gantta”. Tworzenie wykresu Gantta dla danego projektu obejmuje następujące etapy: I etap: rozłożenie przedsięwzięcia na cele etapowe lub cele szczątkowe, II etap: ustalenie czasu trwania przedsięwzięcia i określenie czasów realizacji celów etapowych i
cząstkowych, III etap: ustalenie kolejności realizacji celów etapowych i cząstkowych oraz wyznaczenie terminów ich rozpoczęcia i zakończenia, IV etap: określenie miejsca, w którym cele te mają być zrealizowane, V etap: wyrażenie w postaci graficznej wszystkich dokonanych czynności. Zastosowania wykresów Gantta w zarządzaniu czasem w projekcie jest istotne z kilku powodów:
• jest to prosty sposób wizualizacji planowanych działań w czasie i w
połączeniu wykorzystywanymi zasobami (mogą nimi być wykonawcy danej czynności)
• można dzięki nim planować prace powtarzalne i niepowtarzalne
• służy on nie tylko do planowania, ale także do kontroli postępu prac lub zaznaczania sytuacji, które wpłynęły na zmiany planu – tak aby w następnych podobnych projektach można je było uwzględnić oczywiście na korzyść tych kolejnych
• pozwalają określać dyscyplinę pracy lub np. umiejętności planistyczne twórców harmonogramu minimalizują czas bezczynności
• pozwalają efektywnie zarządzać czasem w trakcie realizacji projektu.

Zarządzaj swoim czasem i nie pozwól, aby on zarządzał tobą. Zapamiętaj złotą zasadę zarządzania czasem: „Niepodjęte wysiłki to stracona szansa”.