Jak przygotować się do biznesowego spotkania?

Spotkania biznesowe w toku prowadzenia działalności gospodarczej, zwłaszcza usługowej, są wpisane w normalny tryb dnia przedsiębiorcy. To zwykle od przebiegu takiego spotkania zależy to, czy pomiędzy naszą firmą, a kontrahentem czy klientem zostanie zawiązana umowa i czy na przykład dostaniemy intratne zlecenie. Skoro tak ważne jest wrażenie, jakie zrobimy na spotkaniu biznesowym, należy się do niego gruntownie przygotować. Przez zwykłe niedopatrzenie, albo nasze wrodzone niedbalstwo, nasza firma może stracić możliwość pozyskania klienta, a co za tym idzie, wypracowania zysku. Jeśli zajmujesz się w swojej firmie kontaktami z klientami i kontrahentami, albo też jesteś właścicielem przedsiębiorstwa i odbywasz na co dzień takie spotkania biznesowe, na pewno zainteresuje cię krótki poradnik, w jaki sposób należy przygotować się do tego wydarzenia.

Kontakty z partnerami

Właściwe zarządzanie relacjami z klientami ma niebagatelne znaczenie dla pomyślnego przebiegu każdego spotkania biznesowego. Przed odbyciem takiego spotkania zawsze musimy się na nie umówić, a wcześniej jeszcze pozyskać klienta. Nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi klientami jest trudną sztuką, której menadżerowie uczą się latami. Inni ludzie mogą posiadać wrodzone predyspozycje do pełnienia w firmie właśnie takiej funkcji. Podczas kontaktowania się z partnerem biznesowym zawsze należy okazać mu maksimum zainteresowania, a jednocześnie rzeczowo poinformować go o naszej ofercie, czy warunkach realizacji danego zlecenia, bądź też o terminie i miejscu spotkania. Nie każdy kontrahent w ogóle będzie chciał odbywać z nami spotkanie, ponieważ może uważać to za zbędne. Należy w taki sposób zainteresować klienta, aby chciał osobiście się z nami zobaczyć. Podczas bezpośredniej rozmowy o wiele łatwiej jest przekonać kogoś do naszej oferty czy racji, niż podczas wymiany poczty elektronicznej lub rozmów telefonicznych. Partner biznesowy nigdy nie może mieć wrażenia, że spotkanie z nami jest dla niego zwykłą stratą czasu. Powinien oczekiwać na spotkanie z niecierpliwością i opuścić je w pełni usatysfakcjonowany. Sztuka w tym, aby przekazać klientowi dokładnie to, co chce usłyszeć, albo umiejętnie przekonać go do tego, że nasza oferta jest jak najlepsza.

Optymalne spotkanie biznesowe

Jako organizatorzy spotkania powinniśmy włożyć maksimum wysiłku w to, aby nasi partnerzy byli z niego w pełni zadowoleni. Pamiętajmy przy tym, że spotkanie biznesowe, nasze zachowanie, tryb wypowiedzi, czy nawet styl ubioru, buduje w oczach rozmówcy wizerunek naszej firmy. Powinniśmy więc zaprezentować się możliwie jak najlepiej, aby nie przynieść wstydu całej organizacji.

Najlepiej przed przystąpieniem do fizycznej organizacji spotkania, czyli np. rezerwacji sali konferencyjnej lub cateringu, opracować dobry plan spotkania, z wyznaczeniem podstawowych celów, które ma ono spełnić dla nas i dla zaproszonych na nie gości. Dobry plan pozwala nam zorganizować idealne spotkanie biznesowe, przy czym nie zapomnimy o żadnej, nawet zdawałoby się najbardziej trywialnej kwestii. Co więcej, postępowanie według planu na spotkaniu biznesowym nie dopuszcza do sytuacji, w której stracimy wątek rozmowy, albo cokolwiek innego pójdzie nie po naszej myśli. Nawet niewielkie szczegóły mogą doprowadzić do fiaska całego spotkania, o czym nigdy nie należy zapominać. W planie spotkania biznesowego najlepiej ująć kilka scenariuszy, przynajmniej optymistyczny, zakładający że wszystko pójdzie tak, jak to sobie wymyśliliśmy, oraz pesymistyczny, że pojawią się pewne trudności. W takim przypadku będziemy wiedzieli dokładnie jak zareagować.

Organizacja spotkania w kilku krokach

Krok 1 – Charakter spotkania

Należy określić, czy celem naszego spotkania jest zawiązanie trwałych, pozytywnych relacji z klientem, czy może zaprezentowanie oferty? Spotkania mogą mieć charakter czysto formalny albo nieformalny. W tym drugim spotkaniu na ogół same rozmowy biznesowe połączone są z możliwością wzięcia udziału w dodatkowych rozrywkach, na przykład koncercie, zawodach sportowych czy też wystawie prac malarskich. To tylko kilka z możliwych propozycji połączenia spotkania biznesowego z nieformalną rozrywką i nadanie mu właśnie takiego charakteru. Nie we wszystkich przypadkach jednak takie spotkanie odniesie oczekiwane skutki, w postaci zyskania klienta lub partnera dla naszej firmy. Niemniej jednak, odpowiedź na pytanie, czy mamy do czynienia z formalnym lub nieformalnym spotkaniem biznesowym determinuje wszelkie inne ustalenia, np. wybór sali, ustawienia stołów, meny, rodzaj rozrywki, oprawę muzyczną, termin i godzinę spotkania itp.

Krok 2 – Wybór koordynatora spotkania

Do organizacji spotkania biznesowego dobrze jest wytypować jedną osobę, w której rękach będzie spoczywała odpowiedzialność za realizację planu takiego spotkania. Jeśli spotkanie biznesowe ma być na większą skalę, wówczas można zaangażować do jego organizacji cały zespół koordynatorów, który rozdzieli pomiędzy siebie zadania i kompetencje związane z przedsięwzięciem.

Krok 3 – Lista gości

Na mniejszych spotkaniach biznesowych będzie ona w zasadzie zbędna. Wystarczy nam informacja o ilości zaproszonych osób. Pozwoli nam to na zarezerwowanie odpowiedniej liczby stolików w restauracji lub innym lokalu, w którym ma odbyć się spotkanie. Jeśli jednak spotkanie biznesowe ma przypominać bardziej konferencję, to zaleca się stworzenie pełnej listy gości i wysłania do każdego imiennych zaproszeń. Następnie, należy się upewnić, czy takie zaproszenie odbiorca otrzymał i czy zamierza uczestniczyć w spotkaniu.

Krok 4 – Wybór miejsca spotkania

Na miejsce spotkania najlepiej wybrać zaciszne miejsce, w którym spokojnie można prowadzić konwersację. Przy małych spotkaniach, może to być kawiarnia czy restauracja, a przy większych zaleca się już wynajęcie odpowiedniego lokalu, na przykład sali konferencyjnej, w której istnieje odpowiednie zaplecze techniczne niezbędne na taką okazję. Kategorycznie nie wolno organizować spotkań biznesowych w prywatnym domu, czy w barze szybkiej obsługi. Będzie to mało eleganckie i wytworzy niekorzystny wizerunek naszej firmy w oczach klienta.

Przy wyborze miejsca spotkania powinniśmy kierować się takimi zmiennymi jak:

Cena,
Atmosfera,
Estetyka wnętrza,
Wysoki standard wyposażenia,
Możliwość samodzielnej aranżacji przestrzeni,
Wyposażenie techniczne,
Dostęp do bezprzewodowego Internetu,
Możliwość zamówienia posiłków w tym samym miejscu.

Krok 5 – Rezerwacja terminu

W najlepiej przygotowanych do spotkań biznesowych miejscach terminy na takie spotkania ustala się nawet kilka tygodni przed. Jeśli chcemy zorganizować spotkanie w popularnym terminie, najlepiej dokonajmy rezerwacji w danym miejscu nawet na kilka miesięcy wcześniej. Co oznacza popularny termin? Otóż, większe spotkania biznesowe są organizowane w okresach od marca do czerwca oraz od września do grudnia. Najmniej spotkań lokale i restauracje organizują w czasie lata i w okresach między świętami. Dodatkowo, jeśli wybierzemy na termin spotkania okres tuż przed Wigilią lub Wielkanocą, istnieje duże prawdopodobieństwo tego, że wybrane przez nas miejsce będzie już zarezerwowane, z uwagi na spotkania świąteczne pracowników. Im wcześniej rezerwujemy miejsce spotkania i termin, tym lepiej dla nas, ponieważ wtedy mamy więcej czasu na zaplanowanie całego przedsięwzięcia, łącznie z przygotowaniem wszelkich materiałów.

Krok 6 – Informacja dla partnera

Jeśli już wiemy gdzie i kiedy odbędzie się spotkanie i znamy listę gości, powinniśmy wystosować do nich zaproszenia na spotkanie, albo w przypadku mniejszych spotkań – zadzwonić i umówić się z konkretną osobą. Jeśli wysyłamy zaproszenia, to elegancko jest to zrobić za pośrednictwem poczty tradycyjnej, choć wiele osób dopuszcza już zaproszenia w formie elektronicznej. Po kilku dniach od wysłania zaproszenia, tuż przed planowanym spotkaniem warto zatelefonować do kontrahentów czy klientów, których zaprosiliśmy z prośbą o potwierdzenie przybycia. Będziemy wtedy wiedzieli, ile osób spodziewać się na spotkaniu. Dzięki temu można poczynić pewne oszczędności, na przykład zamówić mniej jedzenia w firmie cateringowej.

Plan spotkania

Powinien on obejmować etapy przebiegu spotkania oraz cele, jakie mamy przez nie spełnić. Można w planie spotkania biznesowego zawrzeć pewien scenariusz rozmowy, wypisać sobie najważniejsze punkty czy kwestie, o których koniecznie trzeba powiedzieć naszemu partnerowi czy klientowi. Od błahych spraw, zapytań o samopoczucie, czy preferencje co do wyboru kawy lub herbaty, przechodzi się do spraw bardziej skomplikowanych, wymagających dłuższych dyskusji. Dobrze jest zjeść coś podczas takiego spotkania. Osoby z pustym żołądkiem nie mogą się skupić na przedmiocie dyskusji i będą wszystkimi siłami dążyć do zakończenia spotkania. Jeśli zaplanujemy w trakcie rozmów obiad i tym samym krótką przerwę, będzie czas na zregenerowanie sił i przystąpienie do dalszej rozmowy z nowymi pomysłami.

Materiały dla rozmówców

Po zakończeniu spotkania powinniśmy zadbać, aby klient czy nasz partner otrzymali do ręki pewne materiały, na przykład pisemną ofertę, którą składamy na ręce klienta, czy też prezentację naszej firmy. Warto jest wręczyć partnerowi biznesowemu drobny prezent, na przykład gadżet z nazwą naszej firmy. Wywołamy tym miłe skojarzenia u kontrahenta. Taki mały gest może w konsekwencji przeważyć nad decyzjami biznesowymi naszego klienta.

Udane spotkanie biznesowe jest bardzo istotne z punktu widzenia całej firmy. Daje ono wymierne korzyści, w postaci na przykład otrzymania zlecenia, czy też pozyskania ważnego partnera biznesowego. Dobre przygotowanie do spotkania, przemyślenie wszelkich jego aspektów jest tu kluczem do sukcesu. Nie możemy bagatelizować tego, jak ważne jest nasze osobiste, psychiczne przygotowanie do spotkania. Powinniśmy gruntownie przemyśleć i przeanalizować wszelkie kwestie, jakie zamierzamy poruszyć podczas rozmowy. Nasze argumenty nie mogą budzić wątpliwości, a jeśli już pojawią się pytania ze strony klientów, musimy umieć na nie mądrze odpowiedzieć.