My nie potrzebujemy zarządzać projektami

Myślisz że zarządzanie projektami to nauka dla dużych i potężnych? Pomyśl raz jeszcze! W zarządzaniu projektami nie chodzi o ich wielkość czy złożoność, ale o proste załatwianie spraw oraz o efektywność i wydajność. Wielu z nas, małych przedsiębiorców popełnia błąd myśląc, że nie potrzebują żadnego sformalizowanego procesu w zarządzaniu projektami w ich małej firmie. Wielu małym przedsiębiorcom wydaje się że projekty, które realizują nie potrzebują żadnego sformalizowanego procesu.

Okazuje się jednak, że jeżeli przyjrzeć się temu, co robią to jednak ich małe projekty przechodzą bardzo sformalizowany proces, nawet jeżeli właściciele tych projektów uważają inaczej. Okazuje się bowiem że jeżeli nawet nie chcemy budować procesu zawsze podejmujemy pewne standardowe kroki przy realizacji kolejnego zlecenia. Słyszę od klientów: “nie mamy żadnego sformalizowanego procesu, ale zawsze zaczynamy od oferty, jeżeli klient jest zainteresowany wysyłamy kogoś do opracowania konkretnej umowy. Zwykle później zapraszamy klienta do nas lub wysyłamy dokumenty”, itd.

Ha! Czyli jednak każdy z tych klientów to wasz projekt, a realizujecie je według z góry ustalonego procesu? Oczywiście! Wszyscy uczymy się na wcześniejszych błędach i staramy się wypracować metody ich inikania. Jeżeli jesteśmy kompetentni, pamiętamy co poszło źle w przeszłości (zawsze coś takiego kiedyś będzie miało miejsce) i przygotowujemy kroki zabezpieczające nas przed popełnieniem tego samego błędu w przyszłości. Chcemy czy nie, wcześniej czy później mamy jakiś plan co po kolei zrobimy następnym razem.

Dzięki temu lub innemu planowi wiemy jaki jest kolejny krok kiedy znajdziemy się w podobnej sytuacji i to jest właśnie najprostsza metoda zarządzania projektami, którą każdy z nas używa, nawet niechcąco. W miarę postępu czasu oczywiście oprócz unikania błędów zdajemy sobie sprawę, że wszyscy chcemy być tak efektywni w tym co robimy jak to tylko możliwe i ulepszamy nasz proces, czegokolwiek by on nie dotyczył.

Myślisz że projekt to koniecznie duże przedsięwzięcie z dużym budżetem? Projektem jest wszystko to co ma oczekiwany rezultat, określony początek i koniec. Oczywiście moglibyśmy zatem na tej podstawie zidentyfikować kilkanaście, jeżeli nie kilkadziesiąt projektów, które toczą się w każdej chwili, w każdej firmie, a nawet gospodarstwie domowym. Jeżeli tak, to warto zidentyfikować chociażby jakie projekty realizowane są w Twojej firmie, w Twojej grupie roboczej żeby wiedzieć z czym mamy do czynienia, spisać oczekiwane rezultaty, oczekiwane daty zakończenia. Wszystko pomiędzy będzie metodologią którą sam sobie wyznaczysz.

TaskBeat jest aplikacją, która pomoże Tobie sporządzić listę projektów zarządzać projektami, które realizowane są w małej firmie wspierając niemalże dowolny sposób zarządzania projektami.