Telefon może poprawić produktywność

Czy miałeś kiedyś katar, a zapomniałeś chusteczek? Co 2 min kichasz, a nie masz pod ręką czegoś aby zaradzić tej niekomfortowej sytuacji. Załóżmy, że na kupienie chusteczek jest za późno i obiecujesz sobie, że jak wrócisz do domu od razu schowasz paczkę do kieszeni. Oczywiście w międzyczasie ktoś ratuje ciebie chusteczką, ty wracasz do domu i … zapominasz.

Proste rozwiązanie problemu

Takich sytuacji jest mnóstwo, ile razy zdarzyło się, że wychodząc ze sklepu musisz wrócić, bo coś ci się akurat przypomniało? Albo miałeś zabrać na spotkanie dokumenty, o których zapomniałeś, obiecujesz sobie, że następnym razem będziesz pamiętał.. i tu pojawia się do pomocy telefon komórkowy. Rozwój technologii w czasie kilku lat poszedł niesamowicie do przodu, dzisiaj mogę powiedzieć, że każdy telefon ma trzy użyteczne funkcje:

– kalendarz
– alarm
– notatki

Te trzy funkcje pomogą stać się tobie bardziej produktywnym i lepiej zarządzać sobą w czasie, jak? Kilka rad podałam poniżej:

1. kiedy masz ważne spotkanie, dodaj to do kalendarza w swoim telefonie. Możesz dodać do tego wydarzenia alarm, godzinę przed, dzień lub termin jaki sam chcesz.
2. kiedy wybierasz się na spotkanie, a musisz zabrać ze sobą kilka rzeczy, zrób sobie notatkę. Jeżeli nie lubisz pisać, możesz dodać notatkę głosową. Przed spotkaniem zawsze możesz sprawdzić, czy wszystko ze sobą zabrałeś.
3. pamiętasz sytuację z chusteczką? A wystarczyłoby abyś dodał do telefonu alarm i nazwał go np. „chusteczka”. To jest najprostsza czynność w telefonie, a bardzo podnosi naszą produktywność.

Czy aby na pewno rozwiązanie?

Wydaje się że za pomocą tylko tych trzech funkcji jesteśmy w stanie pracować całkowicie efektywnie, a korzystanie z bardziej wysublimowanych narzędzi mija się z celem. Przyjrzyjmy się jednak temu, na jakiego rodzaju problemy natrafiamy kiedy zdajemy się na zarządzanie naszymi sprawami za pomocą kalendarzy, alarmów lub notatek:

1. Kalendarz zawiera wpisy na dany dzień i godzinę. Kiedy jednak nie uda się Tobie zrealizować czegoś na czas zaplanowany w kalendarzu, zadanie to przechodzi do przeszłości, gdzie bardzo ciężko znaleźć. Przeplanowanie danego zadania zajmuje bardzo dużo czasu, tym więcej im więcej innych, często również pominiętych, wydarzeń musimy uwzględnić przy przeplanowywaniu każdego z nich.

2. Alarm dotknięty jest tą samą przypadłością co kalendarz, a dodatkowo rzeczy o których jesteśmy alarmowani bardzo często występują w tym samym czasie, gdy zaplanowaliśmy sobie coś innego w kalendarzu. Prowadzenie osobnego rejestru przypomnień w kalendarzu oraz za pomocą alarmów prowadzi nieuchronnie do dublowania lub konfliktowania się poszczególnych wpisów. Sytuacja staje się tym trudniejsza im więcej zdarzeń wpisujemy do systemu.

3. Notatki powstają w odosobnieniu od wpisów kalendarzy, alarmów, a dodatkowo potrafią bardzo często ulegać deaktualizacji w miarę rozwoju sytuacji. Dochodzi do sytuacji w których czasami nie wiadomo już czy notatka jest aktualna czy też nie, o ile gdzieś w tyle głowy nie pamiętamy o tym co tak naprawdę pozostało do zrobienia lub co zostało zmienione od ostatniego spotkania. Wiedza ta musi pozostawać u nas w głowie, dodatkowo zaciemniając obraz.