Zarządzanie czasem – zasada Pereto

Zapowiadane niczym apokalipsa zadania zbliżają się wielkimi krokami, przez co część z nas wpada w popłoch nie mogąc sobie wyobrazić, jak można zrealizować plany bez zakrzywienia czasoprzestrzeni. W takich kryzysowych momentach warto zastosować się do zaleceń stoików i nie marnować energii na zbytnie panikowanie, lecz spokojnie ustalić plan działania, a następnie z wytrwałością wcielać go w życie.

Czas zwalczyć to, co kradnie czas

Odpowiednio przygotowane miejsce do pracy sprawi, że nie tak łatwo będzie nas zdekoncentrować. Jeśli chcemy efektywnie wykorzystać przeznaczony na pracę czas, musimy pamiętać, by przygotować sobie odpowiednie ku temu warunki. Najlepiej najpierw rozpisać plan, uwzględniając swoje wewnętrzne uwarunkowania (np. wolniejsze przyswajanie wiedzy pod wpływem wzmożonego stresu). Nie odwlekajmy tego, co musimy zrobić i od razu zabierzmy się do dzieła.
Aby dobrze nam się pracowało, uporządkujmy przestrzeń wokół siebie, żeby nic nie odwracało naszej uwagi od tego, czym będziemy się zajmować przez następnych kilka godzin. Następnie rozprawmy się z największymi i najbardziej podstępnymi złodziejami czasu – Telewizją i Internetem. Żaden serial, czy też internetowa pogawędka, nie sprawią już, że w magiczny sposób z godziny 18 zrobiła się nagle 22… Gdy już przygotujemy sobie taki na poły pustelniczy grunt, czas przystąpić do wyboru metody wyłapywania uciekających minut.

Czas podzielić czas

Jest wiele sposobów na to, by efektywnie wykorzystać czas przeznaczony na dane zadanie. Dlatego pracując, można przetestować na sobie jeden z nich, aby później wyćwiczyć go do tego stopnia, że wejdzie on nam w nawyk. Poniżej zasada pareto, pozwalająca maksymalnie wycisnąć czas aż do ostatnich sekund.

Metoda 20/80 tzw. “zasada Pareto”- ta popularna zasada opracowana przez włoskiego socjologa i ekonomistę przełomu XIX i XX wieku, Markiza Vilfredo Federico Damaso Pareto, może na pierwszy rzut oka wydać się trochę nierealna. Jest ona jednak poparta wieloma analizami jego następców, więc można zaryzykować stwierdzenie, że jest dość wiarygodna.
Na czym polega? Pareto podczas swoich badań, w których analizował dane statystyczne, zaobserwował, że 80% bogactwa całego kraju było własnością 20% ludności. Wkrótce potem okazało się, że takie zależności można znaleźć również w innych dziedzinach życia, czego dowodziły napływające doniesienia. Okazało się więc, że 20% informacji warunkuje 80% decyzji, czy też, że 80% skarg w supermarketach pochodzi od 20% klientów. Pośród tych obserwacji, odnotowano także i tę, która jest istotna z naszego punktu widzenia a mianowicie, że 80% skutków wywoływanych jest przez 20% przyczyn i odwrotnie.

Idąc tym tropem, wnet zorientujemy się, że zaledwie 20% czasu, który przeznaczymy na pracę przyczyni się do osiągnięcia 80% efektu końcowego. Pozostałe zaś 80% wykorzystanego czasu, przełoży się jedynie na 20% rezultatu. Stąd płynie prosty wniosek, aby podczas pracy koncentrować się na najważniejszych sprawach, bowiem one zagwarantują nam sukces.

Zasada 80/20 jest tak cenna dlatego, że idzie na przekór intuicji. Oczekujemy zwykle, że wszystkie przyczyny będą miały z grubsza taką samą wagę, że wszyscy klienci są równie cenni, że każda cząstka firmy, każdy produkt i każda złotówka przychodów ze sprzedaży jest równie dobra jak każda inna. Tymczasem jest zupełnie inaczej, opierając się na tej zasadzie należy wyodrębnić tylko najbardziej kluczowe czynniki przyczyniające się do największej ilości wyników.

Kilka przykładów

– 20% produktów firmy daje jej 80% zysków
– 20% klientów przynosi nam 80% wartości sprzedaży
– 20% kryminalistów popełnia 80% przestępstw
– 20% kierowców powoduje 80% wypadków
– 20% słownictwa wystarczy by móc czytać 80% tekstów w języku
– 20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia
– 20% ubrań nosimy przez 80% czasu
– 20% naszej pracy daje 80% efektów
– 20% naszego życia daje nam 80% szczęścia

Liczb 80 i 20 nie należy traktować jako jedynie słuszne, są one tylko najczęściej pojawiającą się w obserwacjach, równie dobrze może to być inna proporcja. Słuszne w tej zasadzie jest to, że nie zdarza się aby 100% nakładów przynosiło 100% efektów. Kierując się tą zasadą należy wyszukiwać te czynności które przynoszą największe efekty pomijając inne mniej wartościowe, optymalizując w ten sposób nasze działania.
Dlaczego powinniśmy troszczyć się o zasadę 80/20? Bez względu na to, czy zdajemy sobie z tego sprawę, czy też nie, zasada ta stosuje się do naszego życia, naszej społeczności i miejsca pracy. Zrozumienie zasady 80/20 daje nam głęboki wgląd w to, co rzeczywiście dzieje się w otaczającym nas świecie.

Jak wykorzystać zasadę pareto?

Świadomość tej zasady może być naprawdę cenną wiedzą. Pamiętaj – żaden człowiek nie jest w stanie zrobić wszystkiego. Dlatego właśnie dobrze jest wybierać te rzeczy, te czynności które przynoszą najwięcej efektów. Taki optymalny wybór pozwala na osiągnięcie znacznie większych efektów, bo robimy tylko to co rzeczywiście jest potrzebne.

W życiu ciężko jest rozpoznać która część to ta odpowiedzialna za wyniki, nie jest to takie proste. Poprzez wyrobienie w sobie postawy analityka, należy zastanawiać się nad każdym działaniem i jego skutkami. A następnie wybierać tylko te które rzeczywiście są optymalne, które dają najwięcej efektów.

Wiedza o zasadzie Pareto może być również przydatna w pracy w grupie, wiedza o efektywności pracy różnych członków nad różnymi czynnościami, może naprawdę dużo dać, przy rozdzielaniu prac w pracy nad projektem.