Metodyka w zarządzaniu projektami to zbiór zasad, które definiują sposób realizacji zadań i projektów. Właściwe metodyki umożliwiają skuteczne uporządkowanie wiedzy i doświadczeń zdobytych w różnych dziedzinach, takich jak budownictwo czy reklama. Dzięki temu możliwe jest efektywne zarządzanie projektami i osiąganie zamierzonych celów.
W 1969 roku powstał Project Management Institute (PMI), którego celem jest gromadzenie i analiza doświadczeń, a następnie rozpowszechnianie najlepszych praktyk w zarządzaniu projektami. W wyniku tych działań stworzono zbiór reguł znany jako PMBOK Guide.
Wybór metodyki zarządzania projektem
Podczas rozpoczynania projektu kluczową kwestią jest wybór odpowiedniej metodyki. Właściwa metodyka ułatwia zarządzanie projektem, wskazuje najlepsze praktyki i pomaga unikać potencjalnych problemów. W Polsce najczęściej stosowane metodyki to PRINCE2 oraz PMBOK.
PRINCE2 – metodyka zarządzania projektami
PRINCE2, czyli Projects In a Controlled Environment, to metodyka zarządzania projektami, która po raz pierwszy została opublikowana w 1996 roku. Szybko stała się standardem w Wielkiej Brytanii. PRINCE2 oferuje pełen opis procesów, które zachodzą w trakcie realizacji projektów. W tej metodyce projekt definiowany jest jako „warunki zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub wielu produktów natury biznesowej zgodnie z określonym uzasadnieniem biznesowym”. Dzięki temu PRINCE2 jest narzędziem kompleksowym, które łatwo dostosować do specyficznych potrzeb organizacji.
W PRINCE2 wyróżnia się osiem kluczowych procesów, które mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu:
- Uruchamianie Projektu
- Inicjowanie Projektu
- Strategiczne Zarządzanie Projektem
- Sterowanie Etapem
- Zarządzanie Zakresem Etapu
- Zarządzanie Wytwarzaniem Produktu
- Zamykanie Projektu
- Planowanie
PRINCE2 kładzie duży nacisk na zarządzanie biznesem, co sprawia, że jest skutecznym narzędziem do poprawy efektywności realizacji projektów. Ważnym elementem PRINCE2 jest konieczność zarządzania ryzykiem, które definiowane jest jako potencjalne zagrożenia mogące negatywnie wpłynąć na projekt.
Zarządzanie ryzykiem w PRINCE2
Zarządzanie ryzykiem w PRINCE2 jest kluczowe dla sukcesu projektu. Ryzyko jest definiowane jako możliwość wystąpienia wydarzeń, które mogą negatywnie wpłynąć na realizację projektu. PRINCE2 nakłada obowiązek identyfikacji tych zagrożeń przed podjęciem decyzji o realizacji projektu oraz regularnego aktualizowania ich rejestru. Mając pełną świadomość ryzyk, można odpowiednio zareagować, aby je zminimalizować lub przygotować plany awaryjne.
Podział prac w PRINCE2
W metodyce PRINCE2 prace dzielą się na trzy kategorie:
- Prace specjalistyczne, związane z wytwarzaniem produktu.
- Prace zarządcze, obejmujące obsługę kontraktów, planów i raportów.
- Prace związane z zarządzaniem jakością.
PRINCE2 kładzie duży nacisk na uzasadnienie biznesowe projektu oraz jasno określoną hierarchię decyzyjną, co pozwala na skuteczniejsze zarządzanie pracami.
Mocne i słabe strony PRINCE2
Mocne strony PRINCE2:
- Zapewnia wysoką standaryzację i powtarzalność projektów.
- Opiera się na najlepszych praktykach zarządzania projektami.
- Daje Kierownikowi Projektu swobodę działania przy jednoczesnym zachowaniu kontroli.
- Umożliwia przejrzystość i kompletność dokumentacji dzięki standardowym szablonom.
- Można ją dostosować do specyficznych potrzeb organizacji.
Słabe strony PRINCE2:
- Może prowadzić do nadmiernej biurokratyzacji procesu zarządzania.
- Istnieje ryzyko zbyt wielu bezproduktywnych spotkań.
- Brak bezpośrednich zaleceń dotyczących analizy wymagań.
- Zbyt ścisłe przestrzeganie zasad PRINCE2 może być pracochłonne w małych projektach.
PMBOK – standard zarządzania projektami
PMBOK Guide to zbiór powszechnie uznanych praktyk w zarządzaniu projektami, wydany przez PMI w 1996 roku. Standard ten przedstawia projekt jako zespół działań realizowanych przez określonych pracowników przy ograniczonych zasobach. Kluczowe jest, aby te działania były planowane, realizowane i kontrolowane.
Zarządzanie pracą w PMBOK
W PMBOK szczególną uwagę poświęca się zarządzaniu pracą, które obejmuje zarządzanie zakresem, kosztem i czasem. Standard ten podkreśla, że ryzyko w projekcie to niepewne wydarzenie, które może mieć zarówno negatywny, jak i pozytywny wpływ na projekt.
Rodzaje ryzyka w PMBOK
PMBOK wyróżnia kilka rodzajów ryzyka:
- Techniczne – związane z tworzeniem produktu, jego możliwościami technicznymi oraz jakością.
- Zarządcze – dotyczące planowania, monitorowania planów i zarządzania procesami.
- Organizacyjne – wynikające z braku finansowania, konfliktów zasobów lub zależności między projektami.
- Zewnętrzne – związane ze zmianami w środowisku, w którym działa projekt.
Obszary wiedzy w PMBOK
PMBOK dzieli wiedzę niezbędną dla menedżera na dziewięć obszarów:
- Zarządzanie integracją projektu
- Zarządzanie zakresem projektu
- Zarządzanie czasem w projekcie
- Zarządzanie kosztem projektu
- Zarządzanie jakością w projekcie
- Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie
- Zarządzanie komunikacją w projekcie
- Zarządzanie ryzykiem w projekcie
- Zarządzanie zamówieniami w projekcie
Techniki zarządzania projektem w PMBOK
Techniki opisane w PMBOK obejmują zarówno formalne modele, jak i konkretne działania, które muszą być wykonane, aby procesy zostały zrealizowane. PMBOK często odwołuje się do narzędzi komputerowych oraz oceny ekspertów. W ten sposób można zapewnić pełne i skuteczne zarządzanie pracami w projekcie.
Podsumowanie
Zarządzanie projektami wymaga wyboru odpowiedniej metodyki, która najlepiej odpowiada specyfice danego projektu. Zarówno PRINCE2, jak i PMBOK oferują cenne narzędzia i techniki, które pomagają w skutecznym zarządzaniu projektem, zadaniami oraz pracami. Wybór metodyki zależy od indywidualnych potrzeb projektu, jego złożoności oraz środowiska, w którym jest realizowany.
Comments are closed.