Zarządzanie w projekcie – zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem w projekcie jest niezbędnym elementem zapewniającym sukces przedsięwzięcia, mimo ewentualnych trudności. Działania te obejmują:

• identyfikację ryzyka,
• oszacowanie skutków i prawdopodobieństwa jego wystąpienia,
• przygotowanie planów neutralizacji oraz planów postępowania z ryzykiem,
• zaplanowanie rezerw w budżecie i czasie realizacji projektu.

Zarządzanie ryzykiem w projekcie stanowi istotny element, ponieważ umożliwia osiąganie sukcesów mimo przypadkowych utrudnień. W praktyce żaden projekt nie jest wolny od ryzyk, zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych.

Planowanie zarządzania ryzykiem

Planowanie zarządzania ryzykiem to proces, który ma na celu nie tylko przygotowanie i zorganizowanie działań w zakresie zarządzania ryzykiem, ale także stworzenie infrastruktury organizacyjnej do skutecznego zarządzania ryzykiem. Kluczowe działania obejmują:

• izolowanie i zmniejszanie ryzyka,
• eliminowanie ryzyka, jeśli jest to możliwe,
• przygotowanie alternatywnych planów działania,
• określenie rezerw czasowych i finansowych.

Do materiałów wejściowych w planowaniu zarządzania ryzykiem należą: karta projektu, polityka organizacyjna, ewidencja ról i obowiązków pracowników, wytyczne dotyczące tolerancji ryzyk oraz szablony planu zarządzania ryzykiem. Plan zarządzania ryzykiem powinien zawierać:

• metodykę określającą sposoby, narzędzia i źródła danych,
• opis ról i obowiązków zespołów i pracowników,
• budżet projektu oraz środki na zarządzanie ryzykiem,
• harmonogram działań związanych z zarządzaniem ryzykiem,
• system oceny i interpretacji zdarzeń ryzykownych,
• progi akceptacji ryzyka,
• sposób tworzenia dokumentacji procesu zarządzania ryzykiem,
• charakterystykę śledzenia ryzyka w czasie realizacji projektu.

Szacowanie ryzyka

W szacowaniu ryzyka wartość projektu w stosunku do wartości portfela projektów ma kluczowe znaczenie. Projekty o wysokiej wartości mogą znacząco wpłynąć na płynność finansową organizacji, jeśli wystąpią ryzyka. Dlatego projekty o dużej wartości należy szacować pesymistycznie, rozważając skrajne scenariusze, podczas gdy w przypadku mniejszych projektów, warto przyjąć bardziej optymistyczne podejście.

Brak adekwatnej oceny skutków ryzyka w kluczowych projektach może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak bankructwo czy przejęcie firmy z powodu utraty płynności finansowej. W zrównoważonym portfelu projektów ryzyko jednego projektu może być zrównoważone zyskami z innych.

Identyfikacja ryzyka

Identyfikacja ryzyka polega na wykrywaniu źródeł ryzyka i usystematyzowaniu ich według przyjętych kategorii. Jest to proces iteracyjny, wykonywany zarówno podczas planowania, jak i realizacji projektu. W materiałach do identyfikacji ryzyka znajdują się:

• plan zarządzania ryzykiem,
• wyniki procesów planowania projektu, takie jak karta projektu, struktura podziału pracy, harmonogram i szacunki kosztów,
• zdefiniowane kategorie ryzyka, takie jak ryzyko techniczne, organizacyjne czy zewnętrzne,
• dane historyczne z wcześniejszych projektów.

Techniki wspierające identyfikację ryzyka obejmują:

• przegląd dokumentacji projektu,
• techniki gromadzenia informacji, takie jak burza mózgów czy analiza SWOT,
• listy kontrolne oparte na danych historycznych,
• analiza założeń projektowych,
• techniki oparte na diagramach, takie jak diagramy przyczynowo-skutkowe czy schematy blokowe.

W wyniku tych działań zespół zarządzający ryzykiem otrzymuje listę zidentyfikowanych ryzyk, usystematyzowaną według kategorii oraz spis symptomów wskazujących na możliwe problemy.

Ryzyko i niepewność

Ryzyko oznacza możliwość obniżenia poziomu sukcesu projektu do jego całkowitego braku. Odnosi się do sytuacji, w której prawdopodobieństwa wystąpienia przypadków, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych, są określone. Niepewność, z kolei, oznacza brak informacji i nie podlega ocenie za pomocą prawdopodobieństwa.

Statystyki dotyczące projektów informatycznych pokazują, że wiele projektów kończy się niepowodzeniem:

• 47% projektów nie jest używana,
• 29% jest zapłacona, ale nigdy nie wytworzona,
• 19% jest zarzucona lub całkowicie przerobiona,
• 3% użyte po zmianach,
• 2% użyte bez zmian.

Te dane podkreślają znaczenie skutecznego zarządzania ryzykiem, aby uniknąć poważnych strat finansowych i zapewnić powodzenie projektów.

Kluczowe cechy skutecznego zarządzania projektem

Aby projekt zakończył się sukcesem, ważne są:

• Wspólna wizja produktu – Powodzenie projektu zależy od wspólnej troski wszystkich udziałowców.
• Praca zespołowa – Zaangażowanie przyszłego użytkownika systemu jest kluczowe.
• Myślenie przyszłościowe – Zarządzanie ryzykiem powinno koncentrować się na wczesnym wykrywaniu i prewencji ryzyk.
• Komunikacja – Swobodna wymiana informacji o ryzyku i strategii minimalizacji jest istotna.
• Zintegrowane zarządzanie – Zarządzanie ryzykiem powinno być integralną częścią zarządzania projektem.
• Ciągłość procesów – Regularne przeglądy ryzyka w harmonogramie projektu są zalecane.

Metody analizy ryzyka

Identyfikacja ryzyka może odbywać się według różnych metod, takich jak analiza subiektywna, wspomagana listami kontrolnymi i kwestionariuszami, analiza wstępująca czy zstępująca.

Skuteczne zarządzanie ryzykiem wymaga od menedżera projektu aktywnej postawy, gotowości do opracowania planów awaryjnych oraz umiejętności szybkiego reagowania na zagrożenia. To zadanie, które wymaga zarówno czasu, jak i środków, ale jest kluczowe dla sukcesu każdego projektu.